Annexe : B Activités de rémunération actuelles et futures à RNCan

De Services publics et Approvisionnement Canada

Établissement d’une équipe de RH-à-Paye au sein du Ministère dans le cadre des mesures pangouvernementales

Mesures prises au sein de RNCan

  • Mise sur pied d’une équipe spéciale composée des directeurs généraux des services de ressources humaines (RH), de finances et de communications et des dirigeants principaux des finances (DPF) et dont le montant consiste à évaluer la situation en matière de rémunération à Ressources naturelles Canada (RNCan) et à gérer les situations urgentes.
  • Le SMA du Secteur de la gestion des services intégrés a formé un groupe de travail composé des directeurs principaux des services de RH et des finances et dont le mandat consiste à surveiller les trop-payés et les moins-payés.
  • Les gestionnaires au niveau opérationnel du Bureau de liaison de la paie ministériel (BLP), des RH et du système de gestion des RH (PeopleSoft) se rencontrent régulièrement pour déterminer de nouvelles façons d’améliorer les processus en vue de réduire les problèmes de paie.
  • Le gestionnaire du Bureau de liaison de la paie ministériel rencontre régulièrement les dirigeants des secteurs pour les tenir au fait des plus récents progrès relatifs à la paie et à Phénix ainsi que pour surveiller la situation de rémunération des employés qui éprouvent des problèmes de paie.

Mesures prises à l’externe

  • Le DG et les cadres supérieurs des RH participent chaque semaine à des conférences téléphoniques gérées par le DG du comité de coordination de la stabilisation des RH-à-Paye. Ils ont également participé à des groupes de travail dont le mandat consistait à déterminer certains processus de paie ainsi qu’à élaborer les activités du plan intégré de stabilisation des RH-à-paye et à en établir la priorité.
  • En janvier 2017, la haute direction a participé au groupe de travail de réinitialisation des directives sur la rémunération.
  • Depuis avril 2017, les RH de RNCan assument trois mouvements de paye pour aider à réduire les trop-payés et les moins-payés chez les employés.
  • RNCan a remis ses tableaux de bord de rémunération au ministre Carr pour l’aider à mener à bien le rôle qu’il tient dans le comité du ministre et au Cabinet.
  • Nous continuerons de fournir des analyses et des rapports opportuns et précis, comme nous l’avons fait jusqu’à maintenant, au ministre et à l’équipe intégrée.

Mesures prévues

  • RNCan attend que des décisions définitives soient prises relativement au plan d’action intégré et s’est pleinement engagé envers le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à les aider à mettre en œuvre le plan. Nous portons un intérêt particulier envers notre engagement à restructurer les processus de RH.

Progrès réalisés concernant les priorités relatives à la stabilisation des RH dédiées à la rémunération

Mesures prises au sein de RNCan

  • L’équipe du système de gestion des RH (PeopleSoft) vérifie l’exactitude des données et produit les rapports de données relatives à la mise en œuvre des conventions collectives.
  • RNCan répond en temps opportun aux requêtes de rapport de SPAC et du BDPRH.
  • Le tableau de bord de RNCan, créé d’après les données du Centre de Paie, est régulièrement mis à jour et transmis à la haute direction.

Mesures prévues

  • RNCan renforcera sa capacité de production de rapports pour suivre les progrès réalisés dans le cadre des activités prévues par le plan intégré.

Les gestionnaires et les employés sont tenus au courant des avancées réalisées en matière de RH-à-Paye:

Mesures prises au sein de RNCan

  • RNCan emploie plusieurs outils pour tenir ses employés au courant des avancées réalisées en matière de RH-à-Paye. Nous avons mis au point un plan de communications prévoyant diverses méthodes de communication, comme des courriels, le Web (intranet de RNCan), des rencontres des membres de l’équipe de la haute direction, des publicités télévisuelles à l’interne et des assemblées générales.
  • Le dirigeant principal des ressources humaines envoie des courriels au personnel et aux directeurs pour renforcer leur compréhension des rôles et des responsabilités visant à garantir l’exactitude et la paye en temps opportun, pour faire le point sur la rémunération, Phénix et la mise en œuvre des conventions collectives ainsi que pour communiquer d’autres messages diffusés par le SCT et SPAC. Plus de 30 communications directes de ce genre ont été transmises aux employés au cours des 20 derniers mois.
  • Les employés peuvent trouver des renseignements relatifs à la rémunération sur le site Web interne de RNCan (La Source). On y trouve notamment un « Guide sur la paye et les avantages sociaux » qui détaille la façon de demander une avance de salaire en cas d’urgence ou de faire connaître un problème de paye au centre des services de paie ainsi que des liens menant vers de nombreux sites relatifs à la rémunération et à Phénix. La section des faits saillants de La Source, la page Web de RNCan, est souvent utilisée pour faire des annonces et faire le point sur la paye et Phénix.
  • Nous nous servons des écrans de télévision à l’interne pour indiquer aux employés comment se renseigner sur les étapes à suivre en cas de problèmes de rémunération et pour présenter d’autres messages importants (p. ex., concernant la formation, etc.). 
  • Le Bureau de liaison de la paie ministériel (BLP) a été créé en avril 2016. Les agents de liaison affectés à la paie offrent un soutien et des conseils immédiats aux employés qui éprouvent des problèmes de rémunération. Une partie de leurs responsabilités consiste également à faire un suivi auprès des employés éprouvant des problèmes de rémunération et à acheminer les problèmes critiques au centre des services de paie pour accélérer leur résolution.
  • Le BLP a aussi la responsabilité de la fonction centralisée de la Source Fiable du ministère et assure le suivi de la qualité des demandes de payes soumises au Centre de Paye.
  • Nos équipes des RH et des finances ont pris des dispositions pour veiller à ce que les demandes d’avances de salaire d’urgence et les paiements prioritaires soient versés dans la même journée si nécessaire.
  • L’été dernier, cette équipe a communiqué avec chaque étudiant pour savoir s’ils avaient bel et bien reçu leur paie; tout problème était immédiatement signalé à l’équipe de SPAC affectée aux étudiants.
  • Le 29 juin 2017, RNCan a tenu une réunion de trois heures avec l’ensemble du personnel et à laquelle le SCT, l’ARC, le BDPRH et des agents négociateurs ont participé. Cette réunion visait à éclairer les employés relativement aux problèmes de paye et à répondre à leurs questions à cet effet. Le personnel du Bureau de liaison de la paie ministériel rencontre également de façon régulière les équipes de gestion des secteurs pour faire le point sur la rémunération et Phénix et surveille les problèmes de rémunération de leurs employés. Deux séances d’information sur la rémunération et Phénix ont été dispensées à l’ensemble des gestionnaires jusqu’à maintenant, et une autre séance sera tenue en novembre.

Mesures prévues

  • RNCan songe à tenir un événement « porte ouverte » sur la paye et les avantages sociaux.
  • On prévoit communiquer directement avec les employés à la mi-novembre pour leur transmettre des renseignements sur la formation obligatoire sur la paye et Phoenix.
  • D’autres mécanismes seront employés pour communiquer les renseignements sur la formation obligatoire, comme des publicités télévisuelles à l’interne, et des mesures de suivi seront prises pour les employés qui n’auront pas suivi la formation obligatoire.

Les gestionnaires et les employés comprennent leurs rôles et leurs responsabilités dans le processus de RH-à-Paye

Mesures prises au sein de RNCan

  • Les employés et les gestionnaires reçoivent constamment des renseignements sur les processus de demande d’avance de salaire en cas d’urgence et de paiement prioritaire lors des réunions de la haute direction et par courriels et publicités télévisuelles.
  • RNCan utilise le calendrier Outlook et des courriels ponctuels pour rappeler aux gestionnaires leurs rôles et leurs responsabilités, et les mesures qui leur incombent pour garantir l’exactitude de la paye.
  • Employés et gestionnaires ont été exigé à suivre la formation en ligne sur le système Phénix offerte par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) dès février 2016.
  • Les liens concernant la formation ont été intégré à notre trousse d’accueil remise à chaque nouvel employé.
  • Des communiqués et des séances d’information ont été dispensés aux employés.

Mesures prévues

  • Le dirigeant principal des ressources humaines communiquera avec les employés et les directeurs pour leur indiquer de suivre la nouvelle formation obligatoire.
  • Les publicités présentées sur nos téléviseurs à l’interne inviteront tous les employés à participer à la formation.
  • Nous effectuerons un suivi des employés ayant pris part à la formation au moyen d’un système de suivi centralisé et enverrons des rappels aux employés n’y ayant pas encore participé.

Les gestionnaires intègrent de rigoureuses pratiques de RH-à-Paye à leur routine

Mesures prises au sein de RNCan

  • Le dirigeant principal des ressources humaines a ajouté un rappel hebdomadaire au calendrier Outlook de tous les gestionnaires pour qu’ils approuvent les opérations en attente dans Phénix.
  • Des rappels individuelles sont envoyés aux gestionnaires pour qu’ils approuvent les journées de congé sans solde lors des jours fériés dans Phénix.
  • Des communiqués et des séances d’information sont dispensés à tous les gestionnaires.

Mesures prévues

  • Nous continuerons d’échanger avec les employés et les gestionnaires afin de préciser leurs rôles et leurs responsabilités.
  • Des communiqués et des trucs et astuces en ligne seront régulièrement utilisés pour rappeler aux gestionnaires et aux employés les mesures qu’ils doivent prendre pour garantir une paye exacte.

Les coordonnées des employés sont à jour

Mesures prises au sein de RNCan

  • L’équipe du système de gestion des ressources humaines produit des rapports pour vérifier les données d’information personnelle des employés soient complètes. L’équipe travaille avec le BLP pour communiquer avec les employés ayant des données incomplètes afin qu’ils les complètent et les mettent à jour.

Mesures prévues

  • À la mi-novembre, nous lancerons une campagne de sensibilisation générale pour rappeler aux employés qu’ils sont responsables de tenir leurs coordonnées à jour dans PeopleSoft et qu’il s’agit d’un devoir important. La campagne débutera par un message du dirigeant principal des ressources humaines de RNCan, auquel s’ajouteront des publicités télévisées et d’autres rappels en ligne.
Date de modification :