Archivé : Annexe A : Mesures de stabilisation de la paye prises par Parcs Canada
De : Services publics et Approvisionnement Canada
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Mesures adoptées
Accroître la capacité à soutenir l’administration de la paye
- Convenir d’une entente avec SPAC pour la formation d’une équipe assignée au bureau satellite de Montréal pour administrer la paye des employés saisonniers et temporaires (p. ex. employés nommés pour une période déterminée, étudiants et occasionnels) de l’Agence, qui représentent 70 % de l’effectif et des problèmes de paye, respectivement.
- Affecter cinq ressources internes à l’équipe du Centre des services de paye de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
- Accroître la capacité interne des services de paye à l’aide d’agents de rémunération de première ligne pour aider à résoudre les problèmes de paye de première catégorie et à répondre aux questions précises des employés.
- Centraliser et accroître les ressources en engageant 14 employés supplémentaires, passant de 15 à 29, pour la saisie et la vérification de données relatives à la paye provenant de 40 unités de gestion dans l’ensemble de l’Agence. Fournir une formation sur la saisie des données aux nouveaux employés.
- Créer un rôle de « responsable de la comptabilisation du temps » assigné dans chaque unité de gestion de l’organisation pour une saisie ponctuelle et juste de la paye pour services supplémentaires.
- Fournir une formation aux gestionnaires des ressources humaines de l’organisation sur les processus essentiels liés à la paye pour mieux comprendre la corrélation « RH à la paye ».
Améliorer les processus opérationnels internes
- Concevoir des outils et un processus interne de surveillance et de compte rendu, y compris un tableau de bord interne, pour déterminer, prévoir et communiquer les problèmes de traitement de la paye.
- Établir un répertoire des rapports courants générés à l’interne et partager avec SPAC des mesures prévues liées à la paye prises pour faciliter la planification de la charge de travail de SPAC.
- Établir un processus opérationnel pour réduire une saisie de données tardive dans le système de paye.
- Lancer un outil automatisé pour générer les lettres standards pour les étudiants et les employés saisonniers qui répondent à toutes les exigences relatives aux données du Centre des services de paye et réduire les erreurs d’information.
- Mettre en œuvre un processus proactif d’avance de salaire d’urgence pour assurer que les membres de l’équipe reçoivent les avances à temps, minimisant les situations « sans paye ».
- Faire en sorte que tous les employés temporaires et saisonniers reçoivent les talons de paye à la maison ou par l’entremise de postel en tenant compte des difficultés liées à la connectivité, à l’accès à un ordinateur ou aux applications Web de la rémunération.
- Documenter les procédures pour la saisie des données de paye provisoire, puis établir, former et mettre en fonction une équipe de projets interne affectée au traitement des paiements provisoires rétroactifs.
- Mobiliser les postes isolés des unités de gestion afin de documenter et de transmettre systématiquement tous les problèmes de paye des postes isolés aux fins de résolution.
Accroître les communications
- Créer et mettre constamment à jour le site intranet sur la transformation des services de paye pour avoir accès aux plus récents renseignements sur les enjeux relatifs à la paye.
- Émettre et promouvoir les mises à jour relatives à la paye dans le bulletin des employés.
- Tenir plus de 30 réunions et téléconférences avec les équipes de gestion du pays cet été sur l’état des initiatives d’administration de la paye afin de renforcer la compréhension et d’accroître les mesures à prendre pour soutenir les services de paye de façon ponctuelle et juste.
- Élaborer et afficher une foire aux questions complète sur les enjeux liés à la paye afin de faciliter les discussions entre les gestionnaires et les employés.
Contribuer de façon significative aux efforts de SPAC/du BDPRH
- Participer aux comités et aux groupes de travail du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) et de SPAC, comme le Comité de coordination RH-à-Paye des directeurs généraux, et les rencontres toutes les deux semaines entre SSI et le Centre des services de paye.
- Mettre à l’essai la nouvelle fonctionnalité du système de SPAC du module gestion temps pour saisir des horaires et des payes pour services supplémentaires.
- Contribuer aux efforts de SPAC pour améliorer les produits de communication.
Mesures en cours ou prévues
Obtenir un équilibre à l’interne en ce qui a trait à l’administration de la paye
- Accroître nos partenariats avec SPAC pour que tous les dossiers de paye de Parcs Canada soient traités par une seule équipe des services de paye affectée à tout le personnel de l’APC.
- Établir notre structure et notre modèle internes de prestation de services de « RH à la paye » en appui à l’administration de la paye sur une base régulière et conformément à SPAC.
- Évaluer les initiatives en place cette année (p. ex. rôle du responsable de la comptabilisation du temps) afin d’établir une approche durable, à long terme.
- Poursuivre nos efforts pour codifier et améliorer les processus opérationnels internes.
- Déterminer et mettre en œuvre d’autres outils des RH afin d’automatiser les processus de classification ou de dotation menant à une intervention de paye.
- Continuer d’accroître et d’améliorer les efforts de communication.
- Promouvoir la formation conçue par SPAC/le BDPRH et donner une formation interne complémentaire sur les sujets ciblés.
- Continuer de participer aux groupes de travail, aux projets pilotes ou aux comités de rémunération interministériels s’il y a lieu.