Participation de l’ARC : Renforcement de la contribution à RH-à-Paye

De Services publics et Approvisionnement Canada

Mesures prises par l’ARC en tant qu’employeur

Établir une équipe RH-à-Paye au sein de votre ministère pour les efforts à l’échelle du gouvernement :

Mesures prises :

  • En juillet 2017 a été établi un comité de surveillance, présidé par la commissaire déléguée, afin d’appuyer une approche globale visant à déterminer et résoudre les problèmes liés à Phénix.
  • Les représentants participent à tous les niveaux des comités de gouvernance de RH-à-Paye dont le travail contribue à la stabilisation de Phénix (AG; SMA, RH et SMA, TI; DG).
  • Depuis le 1er avril 2016, nous avons réaffecté des fonds pour augmenter nos ressources en matière de rémunération de 70 équivalents temps plein, afin de répondre à l’augmentation de l’inventaire de demandes en souffrance et aux demandes de renseignements connexes.
  • Le système a été réorganisé pour qu’il soit harmonisé avec le nouveau modèle de Phénix, en vue d’améliorer l’efficacité globale de la prestation des services opérationnels et de faire face à de nouvelles charges de travail qui étaient précédemment assumées par les bureaux de paye de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
  • Nous avons établi de façon proactive un processus d’avance de salaire pour les employés qui éprouvent des difficultés financières parce que leur paye est faible ou nulle à cause des problèmes liés au système Phénix. Toutes les avances de salaire recensées avant 15 h sont traitées et approuvées le même jour.
  • Nous avons établi un processus permettant aux employés de cerner et d’acheminer tous les problèmes de paye qui les ont mis dans une situation financière difficile.
  • Nous examinons de façon proactive toutes les situations où la paye est faible ou nulle, afin d’identifier les employés et de communiquer avec ceux qui ont besoin d’une avance.
  • En date du 17 octobre 2017, le pourcentage des employés ayant un cas ouvert depuis plus de 30 jours est de 19,8 %. L’ARC démontre une tendance à la baisse depuis la présentation d’un rapport en juin 2017 (29 %) et en août (25 %).
  • Le modèle de processus post-examen a été mis en place intégralement pour faire face à l’imprévisibilité des extrants de Phénix et assurer un salaire exact pour nos employés. Un rajustement est nécessaire pour environ un tiers des employés.
  • En plus d’avoir créé un bureau de gestion des problèmes pour appuyer le processus d’acheminement à l’échelon supérieur, nous avons mis sur pied des équipes de soutien technique pour les charges de travail de la rémunération en :
    • concevant des outils de rapprochement automatisés;
    • élaborant des rapports et des processus de gestion de l’inventaire;
    • centralisant l’exécution des rapports critiques à la paye conçus pour cibler les situations de paye faible ou nulle et de paiement en trop;
    • établissant des processus formels de correction des erreurs;
    • effectuant des examens de données afin de cerner les possibilités d’amélioration du processus.
  • Nous avons mis sur pied des équipes spécialisées responsables de la gestion du processus de paiement en trop.
  • Des ressources spécialisées ont été affectées pour travailler directement avec SPAC afin d’examiner et de résoudre les problèmes relatifs à Phénix; certains agents de la rémunération ont travaillé des heures supplémentaires pour aider SPAC à traiter son arriéré de l’inventaire en suspens; du soutien de la TI et des ressources de la TI a été offert à SPAC.
  • La capacité du centre d’appels pour la rémunération a été accrue, de même que l’accessibilité de ce centre.
  • Par rapport à la TI, nous avons maintenu un nombre plus élevé de spécialistes en rémunération expérimentés dans le but de gérer les défis permanents et les modifications des systèmes de SPAC.
  • D’autres outils ont été élaborés et les systèmes de TI actuels ont été améliorés afin d’assurer la qualité des transactions de la paye, de réduire les efforts manuels déployés par les conseillers en rémunération et d’accélérer le traitement de la paye.
  • Le Système de dotation intégré (SDI) de l’ARC est utilisé pour les affectations intérimaires ainsi que la prolongation des emplois d’une durée déterminée et des nominations d’étudiants effectuées par les gestionnaires, de sorte que la plupart de ces opérations sont traitées sans intervention manuelle supplémentaire dans le système de gestion des RH (SAE) de l’ARC. Des mécanismes de gouvernance et des contrôles internes rigoureux sont en place afin d’assurer une gestion adéquate des risques.
  • Nous avons suivi un processus de gestion du changement bien établi qui comprend la mise à l’essai aux différentes étapes et un processus d’approbation pour garantir une grande qualité à tous les niveaux.
  • Nous avons fait en sorte que les tâches en vertu de l’article 33 soient exécutées en temps opportun lorsque la fenêtre Phénix est ouverte pour l’approbation en vertu de l’article 33. Pour ce faire, la section des Finances a établi un système de relève des employés, et a fourni à plusieurs employés une Mobili-Clé afin de s’assurer qu’ils peuvent exécuter les tâches prévues à l’article 33 à partir de la maison dans le cas où il n’est pas possible de le faire au bureau.
  • La section des Finances effectue un échantillonnage statistique des transactions liées à la paye pour s’assurer qu’elles sont exactes. Lorsque les transactions de paye inexactes sont cernées, la Direction générale des ressources humaines est informée en temps opportun pour que les dernières transactions puissent être corrigées et afin d’améliorer l’exactitude des transactions futures.
  • Un coordonnateur de la formation prend part à des discussions régulières avec le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines concernant le déploiement de la formation.

Mesures que nous envisageons de prendre ultérieurement :

  • Obtenir du financement pour les améliorations et les changements à l’interface afin d’harmoniser celle-ci avec Phénix.
  • Mettre en place une équipe spécialisée des communications et de formation opérationnelle pour :
    • examiner et organiser tous les processus actuels;
    • établir des aide-mémoire opérationnels, des listes de contrôle et des outils normalisés;
    • réviser les approches formelles de communication normalisées et les produits qui sont en place pour aider les équipes de traitement de la rémunération dans leurs communications avec les clients.
  • Peaufiner le processus de post-examen à 100 % en analysant des données historiques pour déterminer les transactions présentant un faible risque, ce qui réduira l’effort pour l’examen de l’assurance de la qualité.
  • Travailler avec SPAC pour que les taux de salaire puissent être envoyés au système Phénix à l’aide de l’interface. Comme l’ARC a différents taux et permet le service cumulatif pour les situations de nominations intérimaires et d’une durée déterminée, Phénix n’est pas en mesure de calculer correctement le taux de rémunération à la nomination. Cela entraîne un travail manuel important pour le service de la rémunération. Cette amélioration permettra d’accroître l’efficacité et de faire plus rapidement des mises à jour.
  • Continuer à ajouter de nouvelles validations dans le système des RH afin de relever les entrées erronées sur la base des erreurs corrigées et de la rétroaction des utilisateurs.
  • Par rapport à la TI, maintenir le niveau des spécialistes en rémunération expérimentés requis pour répondre de façon satisfaisante aux changements et aux défis prévus pour les années à venir.
  • Travailler en étroite collaboration avec SPAC pour renforcer les processus de gestion du changement et de contrôle de la qualité.

Rapport sur les progrès réalisés à l’égard des priorités liées à la stabilisation RH-à-Paye :

  • En ce qui concerne les divers programmes, l’ARC a l’engagement et l’expertise nécessaires pour s’assurer que les demandes provenant de l’équipe intégrée sont traitées en temps opportun.
  • Coordination des réunions de l’organisation de services Web pour discuter des défis; représenter ces organisations dans divers comités.

Les gestionnaires et les employés sont informés des développements RH-à-Paye :

Mesures prises :

  • Fournir des mises à jour régulières et opportunes aux employés au moyen de bulletins mensuels d’information Nouvelles sur la rémunération publiés sur notre site intranet. En novembre, un numéro consacré au système de paye Phénix sera publié.
  • Nous avons créé une plateforme Phénix spécialisée sur notre intranet, à titre de guichet unique où les employés peuvent trouver les renseignements et les ressources liés à Phénix. Une nouvelle page Web a récemment été publiée pour aider les gestionnaires à soutenir leurs employés qui éprouvent des problèmes de rémunération.
  • Les syndicats sont tenus au courant et sont consultés sur les mesures correctives.

Mesures que nous envisageons de prendre ultérieurement :

  • Dans le cadre de notre campagne Les RH aident, une présentation de visibilité sur la rémunération en un coup d’œil sera offerte à tous les employés sur notre page Wiki de l’ARC d’ici la mi-novembre.
  • Des communications ciblées sont envoyées à tous les employés par notre sous-commissaire et la sous-commissaire adjointe de la Direction générale des ressources humaines, au besoin.

Les gestionnaires incorporent les solides pratiques de RH-à-Paye dans leurs tâches courantes :

Mesures prises :

  • L’ARC est différente des autres ministères puisqu’elle a la gestion du temps et les approbations en vertu de l’article 34 automatisées dans le portail du Libre-service des employés et des gestionnaires (LSE/LSG) dans nos Systèmes administratifs d’entreprise (système des RH). Les feuilles de temps sont automatiquement transmises au gestionnaire délégué aux fins d’approbation. Une fois ces feuilles approuvées, les paiements ou les congés non payés sont traités automatiquement, sans l’intervention de la rémunération. Si un gestionnaire délégué n’approuve pas la feuille de temps dans un délai de neuf jours ouvrables, la feuille de temps est automatiquement acheminée au gestionnaire de l’échelon suivant aux fins d’approbation.
  • L’ARC a également délégué les pouvoirs de dotation au niveau le plus bas possible, et toutes les lettres d’offre sont créées par l’intermédiaire du SDI. Une fois créée, la lettre d’offre est transmise par voie électronique aux fins d’approbation et d’acceptation. Une fois acceptée par l’employé, la lettre d’offre est automatiquement traitée. La Rémunération examine le salaire à la nomination et apporte des corrections, au besoin. Ces outils ont considérablement réduit les retards dans le traitement des ajustements de la paye.
  • Un rappel aux gestionnaires sur l’importance de gérer les approbations des feuilles de temps a été inclus dans le numéro spécial du bulletin consacré à Phénix publié le 9 novembre 2017.

Les coordonnées des employés sont à jour :

  • Les employés ont la capacité de mettre à jour leurs renseignements personnels dans le portail Libre-service des employés.
  • Un rappel sera inclus dans notre bulletin de décembre afin que les employés vérifient leurs renseignements, et pour souligner l’importance de l’exactitude de la province de résidence et les répercussions sur le relevé d’impôt.

Mesures prises par l’ARC à titre d’organisme d’administration de l’impôt

En tant qu’organisme fédéral responsable de l’impôt sur le revenu, l’ARC a une double responsabilité relativement à la résolution des problèmes liés au système Phénix. Elle a d’ailleurs commencé à se préparer à faire face aux enjeux fiscaux potentiels à l’été 2016. L’ARC a d’abord fourni aux employés de la fonction publique des renseignements en temps opportun, en publiant les foires aux questions et les renseignements connexes sur son site Web. L’ARC a également mis en place une ligne de soutien Phénix exclusivement à l’intention des employés concernés pour répondre à leurs questions d’ordre fiscal liées à Phénix. En outre, l’ARC a également travaillé en étroite collaboration avec d’autres ministères fédéraux, notamment SPAC et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en leur fournissant un soutien technique continu et en participant à des séances d’information des médias.

L’ARC assure le traitement prioritaire des feuillets T4 de 2016 modifiés reçus de SPAC, et elle établit de nouvelles cotisations à l’égard des déclarations de revenus des employés de façon proactive pour qu’ils n’aient pas besoin de demander un redressement de leur déclaration et pour qu’ils puissent recevoir des prestations en temps opportun. En général, l’ARC exerce un certain nombre d’activités après la période de production des déclarations de revenus afin d’assurer la conformité avec les lois de l’impôt sur le revenu. Pour les employés de la fonction publique touchés par Phénix, l’ARC déploie des efforts pour s’assurer que ses activités n’aggravent pas leurs problèmes. Cela comprend la suspension des mesures de recouvrement pour les employés dont les dettes fiscales peuvent être causées par les erreurs de Phénix, la collaboration avec SPAC pour veiller à ce que, le cas échéant, les ordonnances de saisie-arrêt soient retirées de la paye des employés en temps opportun, le report des programmes de rapprochement postcotisation jusqu’à ce que les feuillets T4 de 2016 modifiés soient traités, et l’élaboration d’une stratégie équitable pour gérer les non-déclarants qui sont touchés par Phénix.

L’ARC a en place les processus nécessaires pour traiter ces types d’erreurs liées au système de paye de l’employeur. Pour mettre les choses en perspective, l’ARC reçoit chaque année plus d’un million de feuillets T4 ou T4A modifiés des employeurs des secteurs public et privé, et elle a reçu de SPAC environ 54 000 feuillets T4 de 2016 modifiés. À tous les égards, la période de production des déclarations de revenus de 2017 s’est bien déroulée, et les processus de l’ARC n’ont pas exacerbé les problèmes éprouvés par les employés touchés par Phénix. Pour la période de production des déclarations de revenus de 2018, l’ARC continuera de tirer parti de ses processus en place, de mettre à jour les renseignements publics, de maintenir sa ligne téléphonique dédiée, et de collaborer et d’engager le dialogue avec d’autres ministères fédéraux.

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