Archivé : Mesures prises à ce jour et mesures prévues pour stabiliser le système de paye

Le MPO et la GCC ont créé de façon progressive une équipe multidisciplinaire pour répondre aux problèmes de paye. Cette équipe dirigée par le Commissaire se réunit chaque semaine afin de surveiller les progrès réalisés et d’assurer la pertinence du partage de renseignements et l’alignement sur les efforts de SPAC.

Cette équipe se compose de la haute direction du MPO et de la GCC, de professionnels des RH, d’anciens conseillers en rémunération, d’experts en matière de TI, de finances, de communications, et d’établissement de rapports et d’analyses qui se consacrent à la tâche de la stabilisation du système de paye. De plus, nous avons mobilisé plus de 100 personnes au sein du Ministère, y compris des chronométreurs et des membres du personnel du soutien de paye de la Garde côtière.

Nous sommes très fiers de cette équipe dévouée. Les membres de cette équipe travaillent sans répit pour soutenir les employés chaque jour, tout en travaillant avec nos collègues au sein du gouvernement afin d’élaborer et d’introduire des corrections durables pour que nous puissions tous jouir d’un système de paye stable et fiable.

Le MPO et la GCC collaborent de façon active avec SPAC de façon bilatérale au niveau des SM et par l’entremise de la structure de gouvernance existante. Nos efforts bilatéraux à la table des SM ont débouché sur un plan de projet conjoint qui définit notre engagement de collaboration pour répondre aux besoins essentiels du Ministère jusqu’en 2019.

En parallèle, nous avons mobilisé nos experts sur un certain nombre d’initiatives de SPAC, y compris le Groupe de travail interministériel sur les analyses, et nous poursuivrons nos efforts dans ce sens. Une représentation des 40 groupes de travail présenterait un défi en termes de capacité pour le Ministère. Néanmoins, nous assurerons une représentation de tous les groupes de travail qui sont essentiels pour nous et nous chercherons à coopérer avec les autres ministères opérationnels afin de garantir notre contribution envers tous les groupes de travail.

Nous avons mis en place des mécanismes rudimentaires d’établissement de rapports afin de consolider les diverses sources de données fournies par SPAC sur des mesures comme les transactions en vertu de l’article 34, les taux de rejet des demandes d’intervention de paye, etc. Nous comptons sur une petite équipe qui analyse les données existantes de SPAC et surveille notre charge de travail générale, mais nous ne sommes pas en mesure de surveiller directement les problèmes liés aux transactions en vertu de l’article 34 avec les renseignements dont nous disposons; nous travaillons en collaboration avec SPAC afin de garantir un accès continu à ces renseignements.

Le MPO et la GCC pilotent actuellement la création d’une unité de veille économique, ayant la capacité de réaliser l’analyse et le compte rendu des données, qui consolidera les diverses sources de données afin d’éclairer nos efforts stratégiques et de renforcer nos capacités d’établissement de rapports.

Par exemple, nous avons joint, à titre de référence, une carte indiquant l’ampleur des problèmes de paye au sein de notre Ministère (Annexe A). Cet important travail des services administratifs permettra de soutenir les efforts de SPAC réalisés sur son plan de projet pour le MPO et la GCC (mentionné ci-dessus) et, de façon plus générale, pour l’ensemble des ministères.

Nous communiquons avec l’ensemble de notre effectif toutes les deux semaines afin de veiller à ce que les employés puissent bénéficier de l’assistance dont ils ont besoin quant à leurs problèmes de paye. De plus, nous transmettons tous les renseignements reçus de SPAC aux employés une fois que nos experts en communication ont adapté les messages de SPAC pour répondre aux besoins de notre effectif unique.

L’échange de renseignements bienveillant, en temps opportun, ciblé, axé et accessible avec les employés et les gestionnaires est extrêmement important pour nous compte tenu des défis uniques que nous devons relever. Étant donné que nos membres du personnel navigant et autres membres du personnel opérationnel ont peu ou pas accès à Internet ou aux sites intranet du Ministère, nous comptons sur les superviseurs et les capitaines de navire pour transmettre les renseignements sur la paye à leurs membres d’équipage. Tous les gestionnaires doivent consulter leurs membres du personnel et veiller à ce que les cas difficiles soient traités rapidement.

Nous nous engageons à améliorer les communications concernant la paye avec les employés et à veiller à ce que les employés disposent des meilleurs renseignements et outils pour comprendre la situation relative à la paye et participer aux efforts réalisés en vue de la stabilisation du système de paye. Cela comprend la création de centres d’information, la diffusion des mises à jour et des renseignements de SPAC, et la création de produits de communication propres au MPO et à la GCC. Tout plan de communication visant à répondre à nos besoins doit prendre en compte les employés navigants et les employés à distance sans connectivité. Nous devons relever des défis uniques en matière de communication en raison de notre contexte opérationnel et nous continuerons de créer des messages pour nos propres employés.

Nous examinons actuellement notre approche de communication en vue de rendre les renseignements généraux sur la paye plus facilement disponibles pour les employés sans connectivité de réseau. Nous envisageons à l’avenir de mener une campagne de communication interne conforme aux éléments de notre plan stratégique et aux programmes de formation de SPAC pour les employés, les gestionnaires et les professionnels des RH.

Avant le lancement de Phénix, les équipes d’intervention en matière de paye du MPO et de la GCC ont régulièrement mobilisé des tables de haute direction, des gestionnaires en vertu de l’article 34 et des employés, en ce qui concerne leurs rôle et responsabilités à l’égard des efforts réalisés en matière de RH à la paye. Cela comprend le fait d’informer la table de haute gestion, la table de gestion élargie, les agents négociateurs du Ministère et les comités ministériels de vérification des efforts que nous réalisons.

Trente pour cent de nos employés occupent des postes qui ne s’alignent pas facilement à la configuration de Phénix. Afin de veiller à ce que ces personnes soient payées à l’aide du système de paye Phénix, nous avons élaboré et mis en œuvre une formation pour nos chronométreurs, équipes de soutien interne du système de paye Phénix et gestionnaires en vertu de l’article 34.

Nous nous engageons à fournir une formation à nos employés qui disposent d’une connexion ou pas. Nous craignons que les produits et les plateformes de formation standards ne répondent pas aux besoins de nos employés, notamment les employés navigants et opérationnels, mais nous envisageons de créer une capacité interne afin de veiller à ce que nos employés reçoivent une formation qui répond aux exigences du gouvernement du Canada et correspond à notre culture et à nos exigences opérationnelles.

Nous avons terminé notre engagement à l’échelle ministérielle, mais il nous a été difficile d’obtenir des résultats satisfaisants en vertu de l’article 34. Par conséquent, nous doublons nos efforts et faisons de cela l’une des composantes clés de notre plan stratégique. Ce plan s’attachera en particulier à garantir les approbations en vertu de l’article 34 pour les membres du personnel navigant et les autres membres du personnel opérationnel.

Nous avons envoyé une invitation à la réunion récurrente, toutes les deux semaines chaque vendredi de la semaine de paye, aux gestionnaires du MPO et de la GCC afin de veiller à ce qu’ils consacrent du temps à l’approbation des transactions en suspens en vertu de l’article 34. Nous examinerons également si le fait de demander aux employés d’envoyer un courriel aux gestionnaires au sujet des approbations en suspens dans nos environnements sans connectivité et opérationnels permettrait de réduire les approbations en suspens en vertu de l’article 34 et nous entreprendrons cette activité si cela est jugé utile.

Le MPO et la GCC ont entrepris une analyse des approbations en suspens en vertu de l’article 34 et mis en œuvre des activités particulières d’encadrement et de mentorat pour traiter ces transactions. Cela comprend la formation sur les responsabilités en vertu de l’article 34 et sur la façon de les remplir et la réattribution des approbations attribuées au mauvais gestionnaire, et la collaboration avec SPAC pour résoudre les problèmes du système de paye qui créent des approbations « fantômes ».

Le problème en vertu de l’article 34 est aggravé par notre environnement de travail et est troublant car le nombre d’approbations en vertu de l’article 34 (et problèmes ultérieurs) est supérieur pour les membres du personnel opérationnel que pour les employés de bureau. Pour certains groupes particuliers au sein du Ministère, une formation améliorée est requise car des approbations en retard en vertu de l’article 34 causeront des problèmes combinés.

Nous avons également des difficultés en ce qui concerne les affectations intérimaires et les indemnités pour le personnel en mer. La rémunération de base à la Garde côtière comprend trois éléments qui peuvent parfois entraîner une certaine confusion. La structure des paiements de la Garde côtière ne s’adapte pas bien au système Phénix étant donné qu’il a été conçu pour la saisie à l’avance, tandis que la Garde côtière comme groupe affiche un taux élevé de nominations intérimaires à court préavis dont les primes de poste, les heures supplémentaires, et les indemnités sont considérées comme faisant partie de la rémunération de base.

Le plan stratégique du MPO et de la Garde côtière comprend un mécanisme permettant de vérifier les entrées des RH, y compris, entre autres, les coordonnées personnelles des employés, avant que les problèmes de paye ne soient transmis au Centre des services de paye. Cela permettra de garantir que les problèmes de paye issus d’erreurs dans les entrées des RH ne sont pas ajoutés aux problèmes transmis au Centre des services de paye. Une vérification proactive des coordonnées personnelles pourrait également être incluse dans notre plan.