Mesures prises à ce jour et mesures prévues pour stabiliser le système de paye

De Services publics et Approvisionnement Canada

Pêches et Océans Canada (MPO) et la Garde côtière canadienne (GCC) s’engagent à fournir les ressources nécessaires afin de soutenir Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre du plan intégré des RH à la paye. Toutes les activités proposées par SPAC ne sont pas adaptées au MPO et à la GCC, mais nous soutenons l’intention de chaque activité et nous nous engageons à fournir une réponse qui permettra d’atteindre l’objectif de stabilisation du système de paye du gouvernement du Canada à l’avenir.

Le Ministère a été touché de manière disproportionnée par les problèmes de paye; nos employés représentent près de 3 % de la fonction publique, mais 7 % des cas de retard au Centre des services de paye (24 634 cas sur 331 607). Pour le MPO et la GCC, il est essentiel de payer les employés avec exactitude et dans les délais prescrits afin de maintenir l’état de préparation opérationnelle et de protéger les Canadiens et les voies navigables du Canada. Par conséquent, le Ministère s’engage à travailler avec SPAC, les syndicats et d’autres ministères du gouvernement pour continuer de compléter les activités de stabilisation du système de paye.

Le MPO et la GCC ont été concernés par le problème de la stabilisation du système de paye bien avant l’adoption de Phénix en février 2016. Nous avons participé aux travaux entamés par SPAC précédant l’ouverture du nouveau Centre des services de paye et le remplacement de l’ancien système régional de paye par Phénix. Cela a compris la détermination des aspects uniques de nos conventions collectives et de notre effectif, ainsi que l’élaboration de nouveaux processus opérationnels.

Les activités en cours comprennent la collaboration quotidienne avec SPAC afin de signaler les préoccupations ou de formuler des commentaires sur les améliorations proposées du système et les autres améliorations de processus proposées. Suite à leur création, nous sommes également devenus des participants actifs aux comités de gouvernance et aux groupes de travail. Nous avons mis en place des équipes de soutien de paye qui trient plus de 4 000 demandes de paiement par mois. Notre agent de liaison ministériel a transmis 4 000 cas graves au Centre des services de paye. Nous avons émis des paiements prioritaires et des avances salariales d’urgence d’une valeur totale de plus de 4,7 M$. De plus, depuis juillet 2016, le MPO a rendu les indemnités, les primes non payées ou les affectations intérimaires non saisies admissibles aux fonds d’urgence, afin de garantir que nos employés reçoivent la plus grande partie possible de leur paye régulière.

Le Ministère a également pris des mesures pour répondre à la question du taux de rejet des demandes d’intervention de paye, analyser les approbations en suspens en vertu de l’article 34, et exécuter les projets d’amélioration continue et de formation afin de réduire les retards internes et les erreurs débouchant sur des problèmes de paye. De plus, nous avons amélioré notre capacité de soutien de paye avec des ressources supplémentaires et restructuré un grand nombre de nos ressources en une seule équipe, tout en renforçant également notre capacité dans les régions. Toutefois, il reste plus de 24 000 cas du MPO et de la GCC en retard au Centre des services de paye et ce chiffre continue d’augmenter. Actuellement, 76 % de nos employés ont des cas en suspens et tous les employés navigants sont concernés. Cette dure réalité pèse lourdement sur nous tous, en tant que dirigeants au sein du Ministère. Nos employés nous offrent leurs services tous les jours, et nous ne relâcherons pas nos efforts pour garantir leur paye exacte et dans les délais prescrits.

La Garde côtière canadienne embauche et forme des étudiants chaque été afin de réaliser des tâches de recherche et sauvetage sur les voies navigables du Canada en tant que membres d’équipage à bord d’une embarcation de sauvetage côtier. Ces membres d’équipage travaillent 46,6 heures par semaine, une pratique qui n’est pas conforme au système Phénix et, par conséquent, les étudiants ne seront pas payés de façon appropriée et il leur manquera 14 % de leur paye. La plupart d’entre eux travaillent tout l’été sans recevoir cette paye. Le Ministère continue de travailler avec SPAC afin d’élaborer des solutions pour s’adapter aux conventions collectives pour les heures non standard, mais entre-temps, le Ministère a créé un système de saisie directe afin de garantir que les étudiants recevront cette paye. Ce n’est pas le seul problème de paye qu’ont ces étudiants, mais c’est un problème pour lequel le Ministère peut agir en vue de sa résolution.

Six étapes pour renforcer notre contribution aux RH à la paye

Pour prendre des mesures quant à cette situation difficile, le MPO et la GCC élaborent un plan stratégique du Ministère qui s’harmonise avec les mesures détaillées et le plan intégré des RH à la paye de SPAC en vue de résoudre les problèmes qui relèvent de la responsabilité du Ministère, tout en soutenant les activités concertées du gouvernement du Canada. Ce plan aborde les principales activités qui seront entreprises par les sous-ministres en vue de soutenir le plan de SPAC, comme suit :

1. Créer une équipe des RH à la paye au sein de votre Ministère pour les efforts réalisés à l’échelle du gouvernement

Le MPO et la GCC ont créé de façon progressive une équipe multidisciplinaire pour répondre aux problèmes de paye. Cette équipe dirigée par le Commissaire se réunit chaque semaine afin de surveiller les progrès réalisés et d’assurer la pertinence du partage de renseignements et l’alignement sur les efforts de SPAC.

Cette équipe se compose de la haute direction du MPO et de la GCC, de professionnels des RH, d’anciens conseillers en rémunération, d’experts en matière de TI, de finances, de communications, et d’établissement de rapports et d’analyses qui se consacrent à la tâche de la stabilisation du système de paye. De plus, nous avons mobilisé plus de 100 personnes au sein du Ministère, y compris des chronométreurs et des membres du personnel du soutien de paye de la Garde côtière.

Nous sommes très fiers de cette équipe dévouée. Les membres de cette équipe travaillent sans répit pour soutenir les employés chaque jour, tout en travaillant avec nos collègues au sein du gouvernement afin d’élaborer et d’introduire des corrections durables pour que nous puissions tous jouir d’un système de paye stable et fiable.

Le MPO et la GCC collaborent de façon active avec SPAC de façon bilatérale au niveau des SM et par l’entremise de la structure de gouvernance existante. Nos efforts bilatéraux à la table des SM ont débouché sur un plan de projet conjoint qui définit notre engagement de collaboration pour répondre aux besoins essentiels du Ministère jusqu’en 2019.

En parallèle, nous avons mobilisé nos experts sur un certain nombre d’initiatives de SPAC, y compris le Groupe de travail interministériel sur les analyses, et nous poursuivrons nos efforts dans ce sens. Une représentation des 40 groupes de travail présenterait un défi en termes de capacité pour le Ministère. Néanmoins, nous assurerons une représentation de tous les groupes de travail qui sont essentiels pour nous et nous chercherons à coopérer avec les autres ministères opérationnels afin de garantir notre contribution envers tous les groupes de travail.

2. sur les progrès réalisés quant aux priorités concernant les RH à la paye et la stabilisation du système de paye

Nous avons mis en place des mécanismes rudimentaires d’établissement de rapports afin de consolider les diverses sources de données fournies par SPAC sur des mesures comme les transactions en vertu de l’article 34, les taux de rejet des demandes d’intervention de paye, etc. Nous comptons sur une petite équipe qui analyse les données existantes de SPAC et surveille notre charge de travail générale, mais nous ne sommes pas en mesure de surveiller directement les problèmes liés aux transactions en vertu de l’article 34 avec les renseignements dont nous disposons; nous travaillons en collaboration avec SPAC afin de garantir un accès continu à ces renseignements.

Le MPO et la GCC pilotent actuellement la création d’une unité de veille économique, ayant la capacité de réaliser l’analyse et le compte rendu des données, qui consolidera les diverses sources de données afin d’éclairer nos efforts stratégiques et de renforcer nos capacités d’établissement de rapports.

Par exemple, nous avons joint, à titre de référence, une carte indiquant l’ampleur des problèmes de paye au sein de notre Ministère (Annexe A). Cet important travail des services administratifs permettra de soutenir les efforts de SPAC réalisés sur son plan de projet pour le MPO et la GCC (mentionné ci-dessus) et, de façon plus générale, pour l’ensemble des ministères.

3. Les gestionnaires et les employés sont informés des avancées réalisées concernant les RH à la paye

Nous communiquons avec l’ensemble de notre effectif toutes les deux semaines afin de veiller à ce que les employés puissent bénéficier de l’assistance dont ils ont besoin quant à leurs problèmes de paye. De plus, nous transmettons tous les renseignements reçus de SPAC aux employés une fois que nos experts en communication ont adapté les messages de SPAC pour répondre aux besoins de notre effectif unique.

L’échange de renseignements bienveillant, en temps opportun, ciblé, axé et accessible avec les employés et les gestionnaires est extrêmement important pour nous compte tenu des défis uniques que nous devons relever. Étant donné que nos membres du personnel navigant et autres membres du personnel opérationnel ont peu ou pas accès à Internet ou aux sites intranet du Ministère, nous comptons sur les superviseurs et les capitaines de navire pour transmettre les renseignements sur la paye à leurs membres d’équipage. Tous les gestionnaires doivent consulter leurs membres du personnel et veiller à ce que les cas difficiles soient traités rapidement.

Nous nous engageons à améliorer les communications concernant la paye avec les employés et à veiller à ce que les employés disposent des meilleurs renseignements et outils pour comprendre la situation relative à la paye et participer aux efforts réalisés en vue de la stabilisation du système de paye. Cela comprend la création de centres d’information, la diffusion des mises à jour et des renseignements de SPAC, et la création de produits de communication propres au MPO et à la GCC. Tout plan de communication visant à répondre à nos besoins doit prendre en compte les employés navigants et les employés à distance sans connectivité. Nous devons relever des défis uniques en matière de communication en raison de notre contexte opérationnel et nous continuerons de créer des messages pour nos propres employés.

Nous examinons actuellement notre approche de communication en vue de rendre les renseignements généraux sur la paye plus facilement disponibles pour les employés sans connectivité de réseau. Nous envisageons à l’avenir de mener une campagne de communication interne conforme aux éléments de notre plan stratégique et aux programmes de formation de SPAC pour les employés, les gestionnaires et les professionnels des RH.

4. Les gestionnaires et les employés comprennent leurs rôle et responsabilités à l’égard des RH à la paye

Avant le lancement de Phénix, les équipes d’intervention en matière de paye du MPO et de la GCC ont régulièrement mobilisé des tables de haute direction, des gestionnaires en vertu de l’article 34 et des employés, en ce qui concerne leurs rôle et responsabilités à l’égard des efforts réalisés en matière de RH à la paye. Cela comprend le fait d’informer la table de haute gestion, la table de gestion élargie, les agents négociateurs du Ministère et les comités ministériels de vérification des efforts que nous réalisons.

Trente pour cent de nos employés occupent des postes qui ne s’alignent pas facilement à la configuration de Phénix. Afin de veiller à ce que ces personnes soient payées à l’aide du système de paye Phénix, nous avons élaboré et mis en œuvre une formation pour nos chronométreurs, équipes de soutien interne du système de paye Phénix et gestionnaires en vertu de l’article 34.

Nous nous engageons à fournir une formation à nos employés qui disposent d’une connexion ou pas. Nous craignons que les produits et les plateformes de formation standards ne répondent pas aux besoins de nos employés, notamment les employés navigants et opérationnels, mais nous envisageons de créer une capacité interne afin de veiller à ce que nos employés reçoivent une formation qui répond aux exigences du gouvernement du Canada et correspond à notre culture et à nos exigences opérationnelles.

5. Les gestionnaires incorporent de solides pratiques des RH à la paye à leurs activités de routine

Nous avons terminé notre engagement à l’échelle ministérielle, mais il nous a été difficile d’obtenir des résultats satisfaisants en vertu de l’article 34. Par conséquent, nous doublons nos efforts et faisons de cela l’une des composantes clés de notre plan stratégique. Ce plan s’attachera en particulier à garantir les approbations en vertu de l’article 34 pour les membres du personnel navigant et les autres membres du personnel opérationnel.

Nous avons envoyé une invitation à la réunion récurrente, toutes les deux semaines chaque vendredi de la semaine de paye, aux gestionnaires du MPO et de la GCC afin de veiller à ce qu’ils consacrent du temps à l’approbation des transactions en suspens en vertu de l’article 34. Nous examinerons également si le fait de demander aux employés d’envoyer un courriel aux gestionnaires au sujet des approbations en suspens dans nos environnements sans connectivité et opérationnels permettrait de réduire les approbations en suspens en vertu de l’article 34 et nous entreprendrons cette activité si cela est jugé utile.

Le MPO et la GCC ont entrepris une analyse des approbations en suspens en vertu de l’article 34 et mis en œuvre des activités particulières d’encadrement et de mentorat pour traiter ces transactions. Cela comprend la formation sur les responsabilités en vertu de l’article 34 et sur la façon de les remplir et la réattribution des approbations attribuées au mauvais gestionnaire, et la collaboration avec SPAC pour résoudre les problèmes du système de paye qui créent des approbations « fantômes ».

Le problème en vertu de l’article 34 est aggravé par notre environnement de travail et est troublant car le nombre d’approbations en vertu de l’article 34 (et problèmes ultérieurs) est supérieur pour les membres du personnel opérationnel que pour les employés de bureau. Pour certains groupes particuliers au sein du Ministère, une formation améliorée est requise car des approbations en retard en vertu de l’article 34 causeront des problèmes combinés.

Nous avons également des difficultés en ce qui concerne les affectations intérimaires et les indemnités pour le personnel en mer. La rémunération de base à la Garde côtière comprend trois éléments qui peuvent parfois entraîner une certaine confusion. La structure des paiements de la Garde côtière ne s’adapte pas bien au système Phénix étant donné qu’il a été conçu pour la saisie à l’avance, tandis que la Garde côtière comme groupe affiche un taux élevé de nominations intérimaires à court préavis dont les primes de poste, les heures supplémentaires, et les indemnités sont considérées comme faisant partie de la rémunération de base.

6. Les coordonnées des employés sont à jour

Le plan stratégique du MPO et de la Garde côtière comprend un mécanisme permettant de vérifier les entrées des RH, y compris, entre autres, les coordonnées personnelles des employés, avant que les problèmes de paye ne soient transmis au Centre des services de paye. Cela permettra de garantir que les problèmes de paye issus d’erreurs dans les entrées des RH ne sont pas ajoutés aux problèmes transmis au Centre des services de paye. Une vérification proactive des coordonnées personnelles pourrait également être incluse dans notre plan.

AActivités supplémentaires réalisées afin de compléter les mesures détaillées, le plan intégré des RH à la paye de SPAC

En plus de répondre aux 6 exigences principales mentionnées ci-dessus, le plan stratégique du Ministère proposé vise à compléter le plan de SPAC. Le plan du MPO et de la GCC comprend ce qui suit :

  1. L’entreprise d’une analyse complète du flux de travail des RH à la paye et une amélioration continue afin de déterminer et d’améliorer les processus qui entraînent des retards ou des erreurs de paye, ainsi que ceux qui s’alignent difficilement avec le système Phénix. La priorité sera accordée aux processus opérationnels pour notre personnel navigant, qui s’alignent le moins bien avec le système Phénix;
  2. La passation de marchés pour élaborer un cadre d’examen de la rémunération externe examinant les meilleures façons de fournir des examens de la rémunération pour les employés qui leur transmettront de la confiance à l’égard du système et la certitude d’avoir reçu les sommes dues;
  3. L’élaboration de solutions de saisie directe afin de traiter les transactions en retard;
  4. L’adoption d’un rôle de leadership en ce qui a trait à la collaboration avec les autres ministères opérationnels (c.-à-d. le MDN, le SCC et la GRC) sur les problèmes de paye communs et la recherche de solutions. Cela comprend un groupe de travail au niveau des directeurs, ainsi qu’un groupe de travail sur les communications afin de discuter des défis uniques que nous devons relever en matière de communication, de chercher des solutions et de partager les produits et les pratiques exemplaires;
  5. L’offre d’une formation aux groupes du Centre des services de paye qui se consacre aux employés du MPO et de la GCC en ce qui concerne les processus des RH et de paye propres à notre personnel opérationnel;
  6. La poursuite de notre contribution à l’analyse des causes et à la validation des corrections du système pour les besoins en matière de paye du MPO et de la GCC;
  7. La personnalisation des demandes d’intervention de paye et de l’expérience en matière de demandes d’intervention de paye en vue de créer un processus, des liens sur le bureau vers la dernière demande d’intervention de paye, et des modifications qui visent à réduire le taux de rejet des demandes d’intervention de paye. Nous travaillons actuellement avec SPAC sur certains aspects de cette initiative.

En entreprenant ces activités, nous pouvons réduire les retards et les erreurs qui entraînent des problèmes de paye, contribuer à un système pour une paye exacte, et soutenir la confiance des employés quant à leur paye.En entreprenant ces activités, nous pouvons réduire les retards et les erreurs qui entraînent des problèmes de paye, contribuer à un système pour une paye exacte, et soutenir la confiance des employés quant à leur paye.

Les navires de la Garde côtière canadienne ne peuvent pas naviguer de façon légale si les postes principaux ne sont pas pourvus par du personnel dûment formé. Une seule absence, comme un employé malade, peut entraîner une cascade de nominations intérimaires. Par conséquent, on compte plus de nominations intérimaires chez le personnel navigant que chez les fonctionnaires habituels. Les augmentations d’un grand nombre de ces membres du personnel n’ont pas été revues depuis l’introduction de Phénix et ils continuent de recevoir des paiements d’heures supplémentaires fondés sur des affectations intérimaires calculées au mauvais taux.

De plus, les plans de notre Ministère visant à compléter la capacité de SPAC en continuant de compter sur nos équipes de soutien de paye pour effectuer ce qui suit :

  1. Recevoir, consigner et trier les problèmes de paye des employés, répondre aux demandes des employés, et les soumettre aux RH aux fins de validation afin d’éviter que les problèmes issus d’erreurs au niveau des entrées des RH soient transmis au Centre des services de paye;
  2. Traiter les transactions simples;
  3. Déterminer et résoudre les problèmes de paye avant de les transmettre.

Conclusion

Compte tenu de l’ampleur et de la portée de nos problèmes, nous nous engageons à demeurer des partenaires stratégiques dans le cadre des efforts réalisés pour stabiliser le système de paye. Nos équipes ont une grande expérience en matière de paye propre au MPO et à la GCC, et avec le soutien de SPAC pour fournir l’accès et la formation nécessaires, leur expertise nous aidera à réduire la pression exercée sur les équipes de traitement du Centre des services de paye et le Service à la clientèle en réduisant le nombre de demandes d’intervention de paye, de formulaires de rétroaction sur le système Phénix et de transmissions de cas au Centre des services de paye en provenance de notre Ministère. En contribuant ainsi au soutien de nos propres employés, nous pouvons améliorer le bien-être de tous les employés de la fonction publique tandis que SPAC travaille en vue d’apporter une solution complète et durable.

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