Archivé : Partie 1 : SPAC en tant que client du Centre des services de paye

De : Services publics et Approvisionnement Canada

Nous avons archivé cette page et elle ne sera plus mise à jour

Vous pouvez la consulter à des fins de recherche ou à titre de référence.

Archivée

Cette page Web a été archivée dans le Web.

Soutien offert aux employés

Effort no 1 : Mise sur pied d’une équipe des RH à la paye pour appuyer les efforts pangouvernementaux

Depuis le lancement du nouveau système de paye, la Direction générale des RH de SPAC a déployé différentes d’initiatives, en plus de remplir ses rôles et responsabilités, pour soutenir les employés et les gestionnaires de SPAC et pour alléger la charge de travail du Centre des services de paye. Deux des principales initiatives sont la mise sur pied d’une équipe de résolution des problèmes des RH et la création d’un Centre de service des RH, ce qui fait de la Direction générale des RH le premier point de service de soutien et d’assistance pour les questions et les problèmes liés à la paye. Les deux unités travaillent en collaboration avec le Centre des services de paye et sont en mesure de réagir rapidement et efficacement pour résoudre les cas qui requièrent une intervention des RH.

En septembre 2016, la Direction générale des RH a lancé un Centre de service des RH (CSRH) national avec qui tous les gestionnaires de SPAC peuvent communiquer directement par courriel ou par téléphone pour obtenir de l’aide concernant les problèmes de paye ou les questions générales liées à la paye de leurs employés. Le CSRH offre un service de première ligne; il fournit des renseignements et il guide et aiguille les clients vers les partenaires ou les intervenants compétents. D’ici la fin novembre 2017, la Direction générale des RH offrira également ce service à tous les employés de SPAC.

La Direction générale des RH travaille aussi en collaboration avec le Centre d’appel du Centre des services de paye pour explorer les occasions de tirer profit des solutions de TI, et ainsi fournir une transition en douceur d’un centre à l’autre.

Incidence et résultats attendus :

• Réduire le nombre de demandes soumises au Centre des services de paye par des employés de SPAC.
• Résoudre les problèmes liés directement aux transactions des RH et adapter les processus en conséquence.
• Les leçons apprises seront communiquées à d’autres ministères.

Soutien offert aux employés Effort no 2 :

Depuis sa création, en Octobre 2016, l’équipe de résolution des problèmes des RH examine la majorité des demandes du Centre de service des RH (CSRH), le processus d’acheminement des problèmes aux échelons supérieurs des SMA et des DGR ou directement des autres partenaires. Les trois (3) principaux domaines et fonctions de l’équipe de résolution des problèmes des RH sont :

• Bureau de liaison : Élaborer et communiquer un produit de formation ou d’encadrement et d’information, régulièrement et en temps opportun, tel que le Guide de paye. Examiner les demandes d’acheminement de problèmes aux échelons supérieurs du syndicat, de la direction et des employés. Fournir un soutien pour tous les griefs liés à la paye.
• Correction des données des RH : Travailler en étroite collaboration avec les équipes des opérations des RH, le CSRH, et les partenaires d’affaires et d’intégration de nos systèmes pour faire en sorte que les erreurs de saisie de données des RH dans Mes RHGC sont corrigées rapidement. Diriger la saisie de données pour les projets pilotes approuvés du BDPRH.
• Saisie de données : Intervenir pour traiter les mesures dans Phénix à la suite de la correction des données dans Mes RHGC ou de l’acheminement d’un problème aux échelons supérieurs, en demandant l’assignation de dossiers au Centre des services de paye. L’expansion de cette équipe est prévue et une discussion avec la Direction générale de l’administration de la paye est en cours.

De plus, l’équipe a participé à un projet pilote mis sur pied par le BDPRH pour arrêter et recommencer la paye en temps opportun pour certains types de transactions. Une fois de plus, les leçons apprises seront communiquées à d’autres ministères.

Incidence et résultats attendus :

• Veiller à ce que la Direction générale des RH ait fait tout ce qu’elle pouvait, comme effectuer une analyse et apporter des corrections aux données au besoin, pour résoudre les problèmes de paye ou répondre aux questions générales liées à la paye avant de diriger l’employé vers le Centre des services de paye.
• Incorporer les leçons retenues et les pratiques exemplaires aux documents de formation et de traitement.
• Asssurer un suivi efficace des problèmes et des défis des employés au niveau des directions générales et des régions afin d’assurer un suivi approprié.
• Adapter les séances d’information au personnel et aux communautés fonctionnelles en fonction du type de demandes de renseignements reçues.

Harmonisation des services et des processus

Effort no 1 : Processus d’embauche et d’intégration des étudiants simplifié et amélioré

Comme on peut le lire dans le communiqué de la sous-ministre du 15 mars 2017, à SPAC, la sous-ministre ainsi que tous les SMA et DGR se sont engagés à améliorer la manière dont nous embauchons, payons et gardons les étudiants. En particulier, SPAC a promis à tous les étudiants que nous embauchons de leur fournir une lettre d’offre au moins trois semaines avant leur premier jour de travail, de leur donner des directives pour s’assurer qu’ils connaissent leurs responsabilités conformément au Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, et de leur offrir un travail valorisant qui leur permettra de façonner la fonction publique de demain. Pour s’assurer que les étudiants sont correctement payés dans les 20 jours ouvrables suivant leur premier jour de travail, SPAC a élaboré un plan d’action ciblé pour la période 2017-2018. Celui-ci vise à examiner le programme existant et à concevoir et promouvoir de nouveaux outils pour soutenir les gestionnaires et les étudiants, tels qu’un Guide de référence pour les gestionnaires et une Vidéo de bienvenue pour les étudiants. Dans le cadre du plan d’action, SPAC a appliqué la méthode LEAN pour simplifier et améliorer le processus d’embauche et d’intégration.

Incidence et résultats obtenus

Ce nouveau processus nous a permis de ramener le temps de traitement de 77 à 25 jours. Le suivi du rendement par rapport aux résultats de l’engagement a démontré que pour l’été 2017, le taux de conformité était environ de 47 % à 50 %. À l’automne, ce taux s’est considérablement amélioré, à 74 %-75 %. Notre sondage mené à la fin du trimestre estival révèle que 92 % des étudiants sont satisfaits de leur expérience de travail. De plus, nous communiquons nos leçons retenues aux autres ministères et à l’École de la fonction publique du Canada.

Effort no 2 : Processus d’acheminement et de résolution des problèmes de paye

En avril 2017, la Direction générale des RH a élaboré et mis en œuvre un Processus d’acheminement et de résolution des problèmes de paye (disponible sur l’intranet et dans GCPédia) pour les employés éprouvant des problèmes de paye. Ce processus a été communiqué et promu au sein du ministère, et il figure en permanence sur le portail des RH et dans le bulletin hebdomadaire.

Effort no 3 : Processus de versement d’avances de salaire d’urgence (ASU)

La Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) a mis en œuvre un processus de versement d’avances de salaire d’urgence (ASU).

Incidence et résultats obtenus :

Depuis la mise en œuvre de Phénix, le processus a permis de verser plus de 3 600 ASU dans le but d’atténuer les répercussions financières sur les employés de SPAC qui doivent composer avec des retards et des erreurs liés à la paye. Les ASU ont été versées dans les 24 heures suivant la réception d’une demande approuvée. Des agents de la Direction générale des finances répondent directement aux questions et aux demandes des employés, par téléphone.

Effort no 4

La DGFA, en collaboration avec la Direction générale des RH et le Secrétariat du Conseil du Trésor, a mis en œuvre un processus de réclamation relativement aux pertes financières que les employés pourraient avoir subies à la suite de problèmes liés à la paye.

Incidence et résultats obtenus :

À ce jour, 71 réclamations ont été reçues.

Effort no 5 : Mesures de suivi et d’assurance de la qualité

De nouvelles mesures de suivi et d’assurance de la qualité ont été mises en œuvre dans le processus de source fiable des RH afin de réduire le nombre de demandes d’intervention de paye (DIP) refusées.

Incidence et résultats obtenus :

Nous avons observé des améliorations à cet égard, puisque SPAC se situe maintenant sous la moyenne du gouvernement du Canada, affichant un taux de refus de 15 % comparativement à 25 % et plus avant août 2017.

Effort no 6 : Gestion de l’incapacité

À SPAC, le Guide de paye a été révisé au regard des procédures de gestion de l’incapacité en vue de donner des instructions très détaillées et précises à l’intention des gestionnaires et les employés. Les conseillers et les coordonnateurs en gestion de l’incapacité fournissent des instructions détaillées par courriel sur la manière de remplir une DIP associée à différents types d’incapacité (c.-à-d. congé sans solde, retour au travail, temps plein, avec réadaptation et sans réadaptation, etc.). Les conseillers et les coordonnateurs en gestion de l’incapacité guident les employés et les gestionnaires vers les ressources appropriées afin que celles ci répondent à toute question liée à la paye s’ils ne sont pas en mesure d’y répondre eux-mêmes. Les conseillers en gestion de l’incapacité recommandent les options liées à l’ASU et au paiement prioritaire aux employés. En cas de difficultés financières critiques, l’équipe de gestion de l’incapacité signale le caractère prioritaire du cas directement au gestionnaire principal sous l’autorité de la Direction générale des RH et de la Direction générale de l’administration de la paye. Une attention constante est portée aux cas d’incapacité, et nous échangeons activement nos leçons retenues avec d’autres ministères.

Transactions des RH a la Paye

Effort no 1 : Projets pilotes

Depuis janvier 2017, la Direction générale des RH a lancé trois projets pilotes pour traiter les mesures dans le système des RH au nom du Centre des services de paye, en vue de réduire la charge de travail des conseillers en rémunération. Ces projets ont été fructueux et ils ont été déployés dans d’autres ministères. Ils font maintenant partie du processus opérationnel. Les RH sont responsables de la saisie des mesures suivantes : cessations d’emploi, congés sans solde de plus de cinq (5) jours, et retours de congé sans solde. Compte tenu du succès de ces projets pilotes, la Direction générale des RH explore la possibilité d’en lancer d’autres en collaboration avec la Direction générale de l’administration de la paye. Ce processus opérationnel prévient de placer les employés dans des situations de paiements excédentaires ou de sous paiement. Plus de 500 actions ont été complété dans les derniers 6 mois, éliminant des impacts négatifs potentiels sur les employés tout en réduisant la charge de travail du centre de paye.

Incidence et résultats obtenus :

Fournir un soutien supplémentaire au Centre des services de paye en réduisant la charge de travail des conseillers en rémunération et en réduisant le potentiel de paiements excédentaires et de sous paiements aux employés.

Effort no 2 : Traitement rapide des transactions des RH de SPAC

La Direction générale des RH continue de se pencher avec diligence sur la question de la rapidité d’exécution des mesures des RH pour réduire le plus possible les divergences entre les données figurant dans Mes RHGC et dans Phénix. La Direction générale des RH continuera de chercher l’équilibre pour que les mesures soient traitées en fonction de l’incidence sur la paye. En octobre 2017, un groupe de travail composé de huit employés a été mis sur pied afin d’éliminer la totalité de l’arriéré actuel des transactions des RH (la RCN fait partie de la première phase) associé aux nominations intérimaires, puisque ces types de mesures représentent la majeure partie du volume de l’arriéré (77 %).

Incidence et résultats attendus :

• Élimination complète de l’arriéré des RH d’ici décembre 2017.
• Élargissement des efforts pour inclure les régions.

Gouvernance et partenariats

Gouvernance et partenariats Effort no 1 :

La Direction générale des ressources humaines (DGRH) de SPAC a contribué à influencer la gouvernance d’entreprise et les solutions avec le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH). Nous avons également collaboré avec le BDPRH au niveau de la gouvernance d’entreprise afin de mettre en place un conseil de gestion collectif pour tous les organismes qui utilisent actuellement Mes RHGC et qui est coprésidé par SPAC et le BDPRH.

Incidence et résultats obtenus :

• Nous participons régulièrement et activement à des groupes de travail et des comités interministériels pour réaliser la stabilisation du processus des RH à la paye, notamment :
  • le comité des DG chargés des processus des RH à la paye dirigé par le BDPRH, ainsi que son équipe spéciale nouvellement repositionnée en tant que Groupe de travail sur les données, la production de rapports et l’analytique;
  • la séance d’information technique concernant les tableaux de bord ministériels sur les enjeux liés à la paye depuis juin;
• Phénix et Mes RHGC sur l’intégration.

Gouvernance et partenariats Effort no 2 :

Depuis avril 2017, des séances d’information bimensuelles se sont déroulées au Comité de direction du ministère après chaque période de paye. La Direction générale des RH et la Direction générale de l’administration de la paye ont codirigé les points à l’ordre du jour lors de ces séances d’information de haut niveau. L’objectif est de discuter des priorités, des problèmes particuliers et des tendances observés. De plus, nous informons les membres du Comité de direction des initiatives et des projets que la Direction générale des RH entreprend afin d’appuyer les efforts de stabilisation du processus des RH à la paye, ainsi que des occasions d’échanger ou de travailler avec d’autres ministères.

Incidence et résultats obtenus :

Ces séances d’information ont permis de dégager les principaux problèmes, de créer de meilleurs partenariats et, en définitive, de résoudre des problèmes de taille qui compromettaient l’exactitude de la paye.

Effort no 3 : Partenariats continus avec d’autres ministères

SPAC transmet systématiquement ses pratiques exemplaires et ses documents à d’autres ministères. Nous avons travaillé en collaboration avec le Conseil des RH, l’APEX, la Communauté des gestionnaires et l’École de la fonction publique du Canada pour veiller à un échange continu de renseignements.

Accent mis sur l’analytique et les rapports

Effort no 1 : Rapports et analyse sur les questions des RH à la paye

L’équipe de résolution des RH, le Centre des services des RH et les équipes de l’analytique du rendement de la Direction générale des ressources humaines travaillent en étroite collaboration avec la Direction générale de l’administration de la paye pour assurer une surveillance et un suivi rigoureux des problèmes et des cas transmis aux échelons supérieurs. La Direction générale des ressources humaines a élaboré un tableau de bord ministériel mis à jour toutes les deux semaines (Annexe A – Tableau de bord des problèmes des RH à la paye de SPAC) concernant diverses questions liées à la paye. Le contenu et les indicateurs de rendement du tableau de bord ont changé plusieurs fois au cours de la dernière année pour mieux répondre aux besoins de la haute direction et assurer une harmonisation et une intégration plus poussées avec les tableaux de bord, les paramètres et l’analytique existants. Le tableau de bord produit par la Direction générale des ressources humaines a pour objectif d’appuyer la prise de décision axée sur les données, d’orienter la résolution des problèmes de paye et de fournir des recommandations.

Incidence et résultats obtenus :

Grâce à des analyses et à des rapports rigoureux, SPAC a pu se concentrer sur des secteurs d’intervention clés tels que les contestations liées aux transferts entrants et sortants, aux mesures de dotation essentielles à la paye et à l’intégration des étudiants.

Accent mis sur l’analytique et les rapports Effort no 2 :

La Direction générale des finances et de l’administration (DGFA) surveille et met à jour l’outil des prévisions salariales afin de fournir une information de meilleure qualité dans les rapports trimestriels présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor afin de déterminer l’incidence des trop-payés et des moins-payés des salaires de Phénix sur les employés de SPAC.

Incidence et résultats obtenus :

• La DGFA cerne régulièrement les erreurs de codage et d’autres problèmes liés à Phénix et transmet cette information au bureau de Phénix afin qu’il puisse rectifier la situation.
• La DGFA produit pour toutes les directions générales un tableau de bord bimensuel sur les avances de salaire d’urgence. Le tableau de bord est communiqué aux membres du Comité de direction et au personnel de la Direction générale de l’administration de la paye.
• La DGFA présente des rapports bimensuels sur les demandes de remboursement à la sous-ministre.

Qualité et intégrité des données

Qualité et intégrité des données Effort no 1 :

Comme l’indique le rapport sur le Profil de risque ministériel 2017-2019 de SPAC, la mise en œuvre simultanée d’initiatives transformationnelles complexes au sein de SPAC et dans l’ensemble du gouvernement du Canada pourrait exposer le Ministère à des risques associés à la capacité et à l’intégrité des données.

Dans le cadre du plan d’atténuation, nous travaillons en étroite collaboration avec le BDPRH et la Direction générale des services intégrés pour assurer l’intégrité des données dans Mes RHGC afin d’appuyer la stabilisation de la paye dans Phénix, et ce en produisant divers rapports mensuels et hebdomadaires.

Incidence et résultats obtenus :

• En prévision de la signature des conventions collectives depuis le 1er avril 2017, l’équipe des systèmes de la Direction générale des RH a validé tous les dossiers sur l’intégration des employés de SPAC, ce qui a nécessité l’examen de 17 115 dossiers, et nous travaillons en étroite collaboration avec l’équipe de Phénix pour résoudre tous les cas qui devaient être acheminés aux échelons supérieurs. Nous avons également reçu des rapports d’assurance de la qualité de l’équipe de Phénix pour corriger les données avant qu’elles ne se répercutent sur la paye des employés. La validation et le nettoyage des dossiers des employés ont été terminées avant les mises à jour en masse des salaires pour chaque groupe.
• Processus de fin d’exercice lié aux congés (AQ) – le travail a débuté le 1er avril 2017 et se poursuivra jusqu’au 31 mars 2018 pour s’assurer que les demandes de congé de tous les employés sont saisies dans Mes RHGC et que les soldes des congés sont exacts avant le processus de fin d’exercice qui aura lieu en avril 2018. Les problèmes d’intégration de Phénix ont été signalés par l’entremise de notre bureau de service de la Direction générale des ressources humaines depuis le 1er avril 2017 :
  1. 870 dossiers résolus
  2. 57 sont toujours analysés
  3. 25 dossiers envoyés à Phénix DGCGBR
  4. 5 dossiers envoyés aux RH
• Une stratégie d’assurance de la qualité visant à améliorer la qualité des données de Mes RHGC est en cours d’élaboration. Les exigences opérationnelles (BDPRH) et les exigences du système (Mes RHGC) visant à signaler les problèmes ou améliorer la fonctionnalité sont en cours d’élaboration.

Communication et formation

Effort no 1 : Stratégie de communication

SPAC a mis en place une stratégie de communication robuste pour informer les gestionnaires et les employés des développements liés au processus des RH à la paye et pour communiquer de l’information, des outils, de la formation et des guides afin de s’assurer qu’ils comprennent leurs rôles et leurs responsabilités concernant le processus des RH à la paye. Dans le cadre de la stratégie, divers mécanismes sont mis à contribution tels que l’intranet, les courriels, les outils du GC, les séances d’information et les présentations en personne ou par WebEX.

SPAC a élaboré un guide complet intitulé Communiquer avec le Centre des services de paye, votre rôle et vos responsabilités pour aider les gestionnaires et les employés à comprendre leur rôle et leurs responsabilités en ce qui concerne la liste des documents devant accompagner tout formulaire de demande d’intervention de paye lorsqu’ils communiquent avec le Centre des services de paye de la fonction publique et les sources fiables du Ministère chargées de traiter divers documents envoyés au Centre des services de paye. Ces outils sont mentionnés chaque semaine dans les articles Dans le coup du Ministère et sont également présentés dans des babillards électroniques partout au pays. Nous présentons régulièrement nos outils de communication et nos activités de sensibilisation à des collègues d’autres ministères.

Effort no 2 : Formation

Nous avons accru nos efforts de formation et amélioré les documents de formation pour offrir un meilleur soutien à nos utilisateurs finaux de Mes RHGC.

Incidence et résultats obtenus :

En septembre 2016, En septembre 2016, les ressources humaines ont élaboré des séances d’information intitulées « Gestionnaire, Comment remplir une demande d'intervention de paye (DIP) » et « Comment traiter les cas de gestion des cas d'invalidité? » Ces sessions ont été un succès, atteignant près de 1000 gestionnaires et superviseurs en offrant des séances en personne et sur web-ex avec la collaboration de la communauté des gestionnaires nationaux de SPAC. En décembre 2016, dans le cadre d'une activité appelée « RH sur la route », nous avons offert à chaque direction la possibilité d’une séance à l'intention des gestionnaires qui mettait l'accent sur leur responsabilité en matière de rémunération. Au total, nous avons réalisé plus de 20 séances d'information et atteint plus de 1500 gestionnaires, superviseurs et adjoints-administratif.

De plus, la Direction générale des ressources humaines continue de travailler en étroite collaboration avec l’équipe des opérations des ressources humaines et les régions pour s’assurer que toutes les données saisies sur les mesures de dotation actuelles et passées sont transmises correctement à Phénix. Une formation régulière est fournie à l’échelle nationale et communiquée par l’entremise de différents canaux, ce qui permet et favorise les changements de comportement et les bonnes pratiques des utilisateurs finaux de Mes RHGC, et facilite ainsi la saisie des données dans Mes RHGC. Une nouvelle stratégie de formation sur Mes RHGC est en train d’être mise en place pour cibler tout particulièrement le processus des ressources humaines à la paye. En octobre 2017, la Direction générale des ressources humaines avait formé 42 employés et environ 504 utilisateurs au cours l’année précédente.

Effort no 3 : Appuyer la stratégie de formation pangouvernementale

Nous avons contribué à l’élaboration de la nouvelle formation du BDPRH pour les employés, les gestionnaires et les professionnels des ressources humaines sur la Stabilisation du processus des ressources humaines à la paye disponible sur GCpédia. Pour appuyer cette activité, un plan de mise en œuvre de la formation et un suivi sont en cours. Le taux d’achèvement sera étroitement surveillé et fera l’objet de rapports à la haute direction.Cette formation se veut obligatoire pour tous les employés de SPAC.