Partie 2 : Support à travers les services internes

De Services publics et Approvisionnement Canada

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Partie 2

Support au Centre de paye a travers les services internes

  1. Acquisition de talents
  2. Configuration des bureaux satellites
  3. Bien-être et mobilisation des employés
  4. Finances et administration

Acquisition de talents

Effort no 1 : Accroissement des capacités pour le Centre des services de paye

L’équipe de la conception organisationnelle et de la classification de la DGRH a travaillé en étroite collaboration avec la direction pour assurer la création en temps opportun de postes essentiels au Centre des services de paye et dans les bureaux satellites.

Le travail consistait à créer des structures et des conceptions organisationnelles novatrices et agiles pour faire en sorte que l’organisation soit capable d’attirer les bons talents.

La DGRH et la Direction générale de l’administration de la paye ont travaillé à une stratégie de recrutement revitalisée en réponse aux possibilités offertes au Centre des services de paye et dans les bureaux satellites de la paye.

Effectif actif Conseillers en rémunérations et stagiaires (A) Appuis aux conseillers en rémunérations (B) Total pour traitement (A+B) Ne traitent pas de mouvement de paye (C) Total de l’effectif (A+B+C)
avril-16 401 34 435 108 543
octobre-17 720 265 985 226 1211
  1. inclus les AS-02 conseillers en rémunération et les AS-01 stagiaires en rémunération
  2. inclus tous les CR-05 adjoints en rémunération et quelques CR-04 coordinateurs de la charge de travail
  3. inclus les chefs d’équipe, les gestionnaires, les encadreurs, les services administratifs, les services stratégiques etc…

Un appel d’intérêt a été lancé pour trouver des conseillers en rémunération à l’intention des employés des groupes et niveaux AS-01, AS-02 et AS-03 ayant une expérience en rémunération. Simultanément, un répertoire des conseillers en rémunération des groupes et niveaux AS-01, AS-02 et AS-03 a été créé pour cibler les employés et les anciens employés ayant une expérience en rémunération. Le répertoire cerne des critères pouvant être utilisés pour recruter des conseillers stagiaires en rémunération. Le but est d’attirer et de recruter des conseillers en rémunération expérimentés pour répondre aux besoins opérationnels immédiats tout en conservant la flexibilité de recruter pour les besoins futurs. Nous avons également collaboré avec le Conseil des RH pour informer les ministères. L’appel d’intérêt initial a été lancé le 16 mai 2017. Un deuxième appel d’intérêt a été envoyé aux retraités par l’entremise du bulletin Pension la première semaine de septembre 2017. Au total, nous avons reçu 886 CV. Nous avons présélectionné 194 candidats, dont 99 retraités.

Incidence et résultats obtenus :

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  • En mars 2017, SPAC a lancé un processus CR-04/CR-05 pour combler des besoins de dotation à Matane, à Miramichi et à Shediac. Du 8 mai à la fin de juin 2017, nous avons pu doter 86 postes CR-04 et 36 postes CR-05 à Miramichi, 70 postes CR-04 à Shediac et 35 postes CR-04 à Matane.
  • À la fin d’août 2017, nous avons lancé un répertoire AS-01 pour doter le centre de contact avec la clientèle. Nous avons mené 58 entrevues, qualifié 42 candidats et offert 14 contrats de travail occasionnel. Le centre de contact avec la clientèle doit être pleinement opérationnel et compter cent nouveaux employés d’ici à la fin de l’exercice.
  • Il y a à l’heure actuelle un répertoire de spécialistes externes de la rémunération ouvert aux groupes et niveaux AS-01, AS-02 et AS-03 qui a été lancé le 3 octobre 2017. À ce jour, nous avons reçu 824 candidatures qui feront l’objet d’une présélection pour combler des besoins futurs.
  • Au début d’octobre, SPAC a lancé un processus CR-05 (interne et externe) qui a permis d’obtenir 901 candidatures. Des évaluations ont lieu à l’automne 2017 afin d’embaucher 300 candidats qui travailleront dans quatre endroits différents à compter de janvier 2018 (Charlottetown, Kirkland Lake, Miramichi et Moncton). À l’heure actuelle, 656 candidats sont toujours dans la course. Les examens sont administrés à la fin d’octobre et au début de novembre. Nous ne prévoyons pas de difficultés de notre côté pour répondre à ces exigences.

Configuration des bureaux satellites

Effort no 1 : Mise en place des bureaux satellites

Un soutien important aux services ministériels a été fourni pour assurer la mise en place des bureaux satellites existants.

Impact / résultat atteint :

  1. Les bureaux satellites de Winnipeg (52), Gatineau (89), Montréal (44), et Shawinigan (11) ont commencé leurs opérations en juillet 2016
  2. Le bureau d’Halifax (14) a commencé ses opérations en septembre 2016
  3. Le bureau de Kingston (15) a commencé ses opérations en mars 2017

Effort no 2 : Configuration des nouveaux bureaux satellites de la paye

De nouveaux bureaux satellites de la paye sont établis, avec les effectifs suivants :

  1. 15 employés d’ACC seront détachés auprès de SPAC;
  2. 12 employés nommés pour une période déterminée/occasionnels actuels d’ACC feront l’objet de nominations/mutations non annoncées;
  3. La durée de l’entente sera d’au moins un an et d’au plus deux ans.

Incidence et résultats obtenus :

Les activités ont commencé à la mi-septembre

Bien-être et mobilisation des employés

Bien-être et mobilisation des employés Effort no 1 :

La DGRH de SPAC continue de fournir un soutien au Centre des services de paye dans le domaine complexe du bien-être et de la mobilisation des employés. Il est à noter que l'ombudsman de la santé mentale du Ministère s'est rendu au Centre des services de paye de Miramichi en mai 2017 et a fait des recommandations verbales au sous-ministre. Au cours des semaines suivantes, l'équipe du mieux-être a organisé et dirigé deux groupes de discussion avec des employés afin d'identifier leurs besoins en matière de soutien au mieux-être. Les résultats de ce travail ont été ajoutés au plan d’action du Centre des services de paye pour le bien-être des employés. Le Centre des services de paye a également mis en place une équipe pour organiser des séances de discussion en groupe avec les employés et élaborer un programme de leadership, et nous fournissons un soutien en cas de besoin.

Depuis l’été dernier, on offre un soutien supplémentaire pour aider les employés par l’intermédiaire d’un conseiller présent deux jours par semaine à Miramichi (en plus de la ressource existante qui se déplace un jour par semaine). On a également aidé le Centre des services de paye à conclure un contrat avec Santé Canada pour fournir des services d’aide aux employés supplémentaires. À la fin de novembre, on aura embauché un troisième conseiller pour appuyer le Centre des services de paye. Les conseillers rencontrent les employés pour fournir des services de consultation individuels et offrent aussi des ateliers sur la résilience et la santé mentale. Notre équipe de gestion des conflits s’est rendue plusieurs fois à Miramichi pour offrir une formation sur la communication et la façon de composer avec les clients difficiles.

La DGRH a également travaillé de près sur les dossiers de gestion de l’invalidité du Centre des services de paye au cours de l’été. En octobre, un nouveau conseiller en gestion de l’invalidité à temps plein a été embauché à Miramichi. Cela contribuera à rehausser la visibilité et la priorité accordée aux problèmes d’invalidité les plus difficiles qui se répercutent sur la rémunération, et permettra de fournir un soutien relatif aux absences, aux retours au travail et aux mesures d’adaptation des employés.

En octobre, notre équipe des relations de travail a donné une formation sur les relations de travail à l’intention des chefs d’équipe et des gestionnaires. Le président du syndicat local a été libéré pour travailler à temps plein à l’appui des membres du syndicat jusqu’en mars 2019.

D’ici la fin de l’exercice, nous mettrons à l’essai un programme de soutien par les pairs pour les employés. Nous avons également nommé un employé qui représentera le Centre des services de paye au sein de notre Groupe de travail national sur la santé et la sécurité psychologiques. Cet employé a assisté à notre réunion nationale de deux jours à Ottawa, en juin.

Finances et administration

EEffort no 1 : Locaux

À l’appui des efforts extraordinaires déployés à l’heure actuelle pour régler les problèmes liés à la paye, mon ministère a agi rapidement pour libérer et regrouper des locaux pour accueillir 155 ressources supplémentaires embauchées à l’appui de Phénix. De plus, nous sommes en train d’aménager des locaux pour 300 autres ressources, en prévision d’une augmentation ultérieure de la capacité visant à répondre aux besoins.

Effort no 2 : Services de réinstallation et de voyage

La DGFA a appuyé les efforts déployés par le Ministère pour accroître les ressources en rémunération, en fournissant un service sur mesure et souple pour les besoins de réinstallation et de déplacement des ressources en rémunération supplémentaires requises pour doter les nouveaux centres satellites.

Annexe A : Tableau de bord du processus des RH à la paye de SPAC

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