Réponse de Agriculture et Agroalimentaire

De Services publics et Approvisionnement Canada

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington, pièce 332
Ottawa (Ontario)  KIA OA3

Monsieur,

Je vous remercie de nous avoir écrit pour faire appel à notre responsabilité collective concernant la résolution des problèmes liés au système de paye.

Agriculture et Agroalimentaire (AAC) a participé activement à toutes les étapes de l’initiative de transformation des services de paye, et notre équipe de gestion travaille sans relâche à tous les niveaux pour tenter de stabiliser la paye et veiller à ce que les employés reçoivent le bon salaire, aux dates prévues. Depuis le déploiement du nouveau système de paye, notre priorité est de faire en sorte que nos employés continuent de recevoir leur paye et de créer l’infrastructure nécessaire pour aider ceux qui éprouvent des difficultés financières pendant que leurs problèmes de paye sont en cours de traitement.

Dans le cadre de l’approche pangouvernementale adoptée en matière de gouvernance pour régler les problèmes, AAC demeure déterminé à offrir de l’aide aux employés et à faire preuve de transparence tout en assurant une étroite collaboration interministérielle.

Aider nos employés

Depuis la consolidation des services de paye, AAC a créé un bureau de liaison de la paye chargé d’offrir un soutien aux gestionnaires et aux employés, et de veiller à ce que les problèmes soient réglés le plus rapidement possible. Les ressources et le mandat de ce bureau se sont intensifiés en raison des besoins et défis qui évoluent constamment; d’ailleurs, cette équipe fait maintenant partie intégrante du processus de soutien aux employés et de règlement des problèmes de paye qui les touchent.

Les efforts déployés par le bureau de liaison de la paye reposent sur un réseau intégré de structures internes en place à l’échelle du pays. AAC joue un rôle de premier plan pour veiller à ce que les processus et la fonctionnalité des systèmes soient adaptés aux difficultés particulières que pose la diversité de l’effectif de la fonction publique, lequel ne travaille pas seulement dans des bureaux.

AAC a mis en place des mesures pour prévoir et, dans la mesure du possible, prévenir les problèmes de paye ainsi que les difficultés qui en découlent. Chaque période de paye, le bureau de liaison de la paye analyse les cas de paiements peu élevés pour repérer les difficultés financières qui pourraient en découler et offrir une aide proactive, au besoin. Il suit également les problèmes de paye potentiels en comparant régulièrement les données du système de paye Phénix et celles des systèmes de gestion des ressources humaines et financières du Ministère. Des processus de vérification accrue ont aussi été mis en place à l’égard de tous les renseignements saisis dans le système de gestion des ressources humaines qui peuvent donner lieu à un mouvement de paye dans Phénix afin de minimiser les risques d’erreurs de paye attribuables à une intervention humaine.

AAC verse des paiements prioritaires lorsque des problèmes techniques ou des retards de traitement causent des interruptions de paye ou lorsque l’employé se retrouve dans une situation financière précaire. Depuis la mise en place du système Phénix en février 2016, le Ministère a versé 681 avances de salaire d’urgence.

Pour appuyer le processus de demande de paiements à l’échelle gouvernementale, AAC a mis en œuvre un processus rapide pour rembourser aux employés les coûts qu’ils doivent assumer en raison d’une paye inexacte ou non versée à la date prévue, ainsi que les coûts engagés pour obtenir des conseils fiscaux.

En avril 2017, AAC a repris la responsabilité de certaines fonctions de paye essentielles comme celles liées à un congé non payé, à un retour de congé ou à une cessation d’emploi, ce qui nous a permis d’enclencher ou de terminer plus tôt les mouvements de paye connexes.

On rappelle régulièrement aux gestionnaires leurs rôles et responsabilités : en effet, il leur incombe de vérifier que leurs employés reçoivent une paye exacte et à la date prévue, et de gérer activement les transactions dans Phénix et les mesures liées aux RH qui pourraient influer sur leur paye. Des processus ont été mis en place pour signaler aux gestionnaires toutes les mesures qui pourraient nécessiter leur attention.

Compte tenu de l’importante contribution des étudiants à la réalisation de nos objectifs d’aujourd’hui et de demain, AAC a déployé des efforts considérables pour veiller à ce que nos étudiants soient payés correctement et en temps voulu en assurant une surveillance et une coordination avec les gestionnaires et le Centre des services de paye de la fonction publique.

Communications et sensibilisation

AAC a proactivement pris la décision de rendre obligatoire la formation sur Phénix – offerte par l’École de la fonction publique du Canada – pour tous les gestionnaires délégataires, les agents des Finances responsables des autorisations ainsi que les employés des Ressources humaines chargés de la saisie de données. On a aussi fortement encouragé les employés à suivre la formation élémentaire sur le système Phénix. D’autres séances de formation et outils de référence rapides ont également été mis au point et offerts aux employés, au besoin, pour compléter les outils et cours en ligne créés centralement.

À l’échelle du Ministère, on a aussi fait la promotion des outils créés par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et mis au point des outils supplémentaires pour répondre encore mieux aux besoins des gestionnaires et des employés, notamment des fiches de renseignements et des instructions détaillées sur les interventions de paye essentielles.

De l’information sur Phénix et le traitement de la paye est diffusée à grande échelle au moyen du bulletin d’information hebdomadaire du Ministère, de communications visant précisément les employés les plus touchés et de discussions régulières avec des organes de gouvernance et des réseaux d’employés à l’échelle d’AAC. De l’information sur les problèmes, les priorités et les activités en cours pour régler les problèmes qui persistent concernant la paye est aussi communiquée lors de réunions nationales et de diverses rencontres syndicales-patronales à l’échelle locale.

Le site intranet est également mis à jour régulièrement afin que les employés et les gestionnaires aient accès à l’information, aux outils et aux ressources dont ils ont besoin pour obtenir de l’aide concernant Phénix, la paye et les avantages sociaux ainsi que les exigences du processus du Centre de paye.

Appuyer les efforts déployés à l’échelle pangouvernementale

En plus de participer activement aux activités des divers organes de gouvernance et comités de consultation des agents négociateurs en place dans la fonction publique, AAC a contribué aux efforts déployés par SPAC en mettant à contribution son expertise dans le cadre de tests de système et d’acceptation par l’utilisateur : en effet, 10 anciens employés du Ministère ont été embauchés aux bureaux de paye satellites à Gatineau et à Winnipeg, et un analyste opérationnel a été prêté pour une période de trois mois pour qu’il appuie les efforts déployés à l’échelle du gouvernement pour trouver les causes profondes de 29 problèmes de paye graves.

À long terme

AAC continue d’examiner son modèle de service et de revoir au besoin les ressources affectées afin de maintenir l’aide offerte aux employés. Le Ministère s’emploie notamment à trouver de meilleurs moyens de venir en aide aux groupes les plus vulnérables, comme les employés en congé parental, les employés qui reviennent d’un long congé et les employés qui s’apprêtent à prendre leur retraite.

Le Ministère continuera également de faire connaître les rôles et responsabilités de chacun, de cibler les communications et d’offrir de nouvelles séances de formation obligatoires à l’intention des employés et des gestionnaires.

AAC demeure déterminé à appuyer les efforts déployés par le gouvernement pour régler les problèmes de paye qui persistent et continuera de travailler en priorité à la résolution de ces problèmes.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.

Chris Forbes

c.c. : L’honorable Lawrence MacAulay, C.P., député
Nada Semaan, sous-ministre déléguée, AAC
Les Linklater, sous-ministre délégué, SPAC
Yaprak Baltacmglu, secrétaire du Conseil du Trésor
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet (Opérations), Bureau du conseil privé

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