Réponse des Affaires autochtones et du Nord Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington, bureau 332A
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Monsieur,

En réponse à votre lettre du 2 novembre 2017, vous trouverez ci-joint une mise à jour sur les mesures prises par Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) pour stabiliser le système de paye et assurer que ses employés reçoivent une paye exacte et sans retard. Nous vous prions de bien vouloir nous excuser d’avoir tardé à répondre à votre lettre.

Depuis la mise en œuvre de Phénix en février 2016, AANC apporte un soutien à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et depuis mai 2016, dans le cadre de l’intégration à Mes RHGC.

En 2012-2013, AANC a délégué ses activités de rémunération au Centre des services de paye de SPAC à Miramichi, ce qui l’a amené à dissoudre son groupe de conseillers spécialisés et à abandonner le traitement des mouvements de paye. En 2013, nous avons créé un poste d’agent d’analyse et de liaison en rémunération chargé d’examiner les questions de rémunération avec le Centre, de façon à nous assurer que les cas font l’objet du suivi requis; entre autres mesures prises, nous avons créé un registre interne permettant à AANC de suivre les problèmes de paye résolus des employés. Nous avons également eu des communications hebdomadaires avec le Centre.

En septembre 2015, nous avons créé un autre poste d’agent de la rémunération à cause du volume de cas non résolus au Centre des services de paye avant la mise en œuvre de Phénix. Au 24 février 2016, date de la mise en œuvre du système, AANC avait plus de 4 700 mouvements de paye en attente à traiter au Centre.

Au cours de l’été 2016, en raison de l’augmentation constante du nombre de cas non résolus au Centre des services de paye, nous avons ajouté cinq nouvelles ressources à l’équipe d'intervention de Phénix (EIP) du Ministère, laquelle comprend des spécialistes fonctionnels des domaines des systèmes de ressources humaines (2), de la rémunération (7) et des finances (5). Cette équipe interfonctionnelle s’emploie activement à aider les employés d’AANC à résoudre les problèmes de paye individuels, en plus d’assumer le fardeau administratif engendré par l’inexactitude de la paye.

Du fait de l’accès restreint à Phénix, nos agents de liaison en rémunération étaient limités et demeurent limités dans leur rôle, qui a consisté à informer et à expliquer aux employés la nature de leurs problèmes de paye, et à leur fournir des renseignements sur leur talon de paye, les T4, les trop-payés, l’application de leur convention collective, le versement des salaires rétroactifs, dans le but de faciliter leur communication avec le Centre des services de paye. Nous soulignons que l’équipe offre également un soutien psychologique important qu’il ne faudrait pas sous-estimer.

Si SPAC apporte régulièrement des correctifs au système, la quantité de changements et leurs effets sur les cas individuels compliquent encore les problèmes de paye et en entraînent de nouveaux dont les conséquences sont imprévues. À l’heure actuelle, l’équipe est débordée, et le volume et l’intensité du travail commencent à peser lourdement sur les épaules de ses membres, qui ne voient que peu de mesures d’allègement. Nous prévoyons que d’autres ressources seront nécessaires pour gérer les problèmes de paye toujours croissants qui touchent les employés. En novembre 2017, AANC avait plus de 10 000 mouvements en attente sur 30 jours à traiter au Centre des services de paye.

Des communications régulières et permanentes, et l’élaboration d’un contenu Web ciblé pour les pages intranet d’AANC concernant Phénix et Mes RHGC visent à aider les gestionnaires et les employés. Nous avons établi un mécanisme de messages électroniques récurrents aux employés et aux gestionnaires (article 34) afin de leur rappeler leurs obligations. Une formation en libre service conçue par SPAC a été mise à leur disposition et on en a fait la promotion. Toutefois, AANC a créé sa propre formation pour combler les lacunes observées dans la formation en question et se doter d’une approche plus robuste et mieux adaptée aux besoins du Ministère.

AANC a fourni au bureau satellite les services de deux conseillers en rémunération de façon à accroître la capacité du Centre des services de paye. Pour améliorer leur connaissance de Phénix et obtenir un accès additionnel au système, deux conseillers en rémunération ont participé une formation de 12 semaines sur Phénix. C’est ce qui a permis aux conseillers en rémunération du Ministère de traiter un nombre limité de mouvements directement dans le système de paye, par exemple, ceux qui concernent les nouveaux employés, les adhésions aux régimes d’assurance, les transferts et la résolution de certains problèmes.

AANC a participé activement à divers groupes de travail et comités interministériels

avec SPAC et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) afin de déceler les causes profondes des problèmes et de coordonner, lorsque c’est possible, leur résolution avec le Centre des services de paye.

Depuis janvier 2016, 645 employés d’AANC ont reçu des avances de salaire s’élevant au total à 19 millions de dollars. Nous avons procédé au recouvrement partiel ou intégral de ces montants dans 302 cas, pour un montant total d’environ 711 000 dollars. Depuis septembre 2017, AANC a participé, en collaboration avec SPAC, à un projet pilote sur le versement et le recouvrement des avances de salaire aux employés.

Grâce à cette initiative, AANC peut fournir rapidement des avances de salaire et les recouvrer directement auprès des employés de façon coopérative et positive. Le dispositif permet d’offrir des solutions de remboursement adaptées à la situation financière de l’employé, d’empêcher que d’autres retenues ne soient prélevées sur le salaire normal de l’employé, tout en permettant d’alléger la charge de travail du Centre des services de paye de la fonction publique. Depuis septembre 2017, 23 employés ont remboursé directement le ministère, pour un montant total de 56 000 dollars.

AANC coordonne et traite les réclamations soumises par les employés qui ont dû effectuer des dépenses parce que leur paye était inexacte ou incomplète suite à la mise en œuvre du système de paye Phénix. Dans le cadre du processus de réclamation à l’échelle du gouvernement du Canada, 44 réclamations ont été reçues, pour un montant d’environ 42 000 dollars. Sur ce chiffre, 30 réclamations ont été traitées, et environ 10 000 $ dollars ont été remboursés aux employés.

En collaboration avec SPAC, nous avons entrepris un projet pilote visant à faciliter la résolution de problèmes de paye tels que le traitement des cessations d’emploi, des congés non payés et des retours de congé. Depuis octobre 2017, AANC a traité certains mouvements comme ceux concernant les nouveaux employés et les transferts, et il a affecté des ressources spécialisées au Centre des services de paye afin de contribuer au traitement rapide des indemnités de postes isolés de façon à prévenir les versements insuffisants. Par ces mesures proactives, nous nous attendons à une diminution des problèmes de paye. SPAC et AANC surveillent les progrès réalisés dans ces projets pilotes.

Le Ministère a dû effectuer des investissements pour réaliser bon nombre des activités décrites ci-dessus. À l’exercice 2017-2018, les dépenses supplémentaires requises pour pallier les lacunes du système de paye Phénix dépassent 1,3 million de dollars. La transformation à venir du Ministère représentera également un risque, une charge de travail et un coût supplémentaires. Nous prévoyons donc que d’autres investissements seront nécessaires et ce, de façon continue, jusqu’à la stabilisation de la situation de la paye.

Depuis l’annonce récente de la création des Services aux Autochtones et de Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord, nous avons déjà consulté SPAC, le SCT et les agents de négociation, afin d’assurer une transformation sans heurt, avec une perturbation minimale de la rémunération des employés.

AANC continuera de collaborer pleinement avec SPAC et le Conseil du Trésor à la recherche d’améliorations possibles et de moyens novateurs pour résoudre les problèmes que pose actuellement le système de paye.

Nous vous remercions de votre soutien continu dans ce contexte de difficultés persistantes, et nous vous prions d’agréer, Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.

Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.

Hélène Laurendeau

Jean-François Tremblay

c.c.: La ministre Carolyn Bennett, M.D.
Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord

La ministre Jane Philpott, M.D.,
Services aux Autochtones

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