Réponse de l'Agence canadienne d’inspection des aliments

De Services publics et Approvisionnement Canada

PRC 019834

M. Michael Wernick
80, rue Wellington
Pièce 332
Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

Monsieur,

J’ai bien reçu votre lettre du 2 novembre 2017 dans laquelle vous demandiez des renseignements au sujet des mesures que prend l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) pour contribuer à la stabilisation du système de rémunération afin que nos employés reçoivent une paie exacte et à temps, et je vous en remercie.

Après avoir pris connaissance des six mesures RH-à-Paye énumérées dans votre lettre, je suis ravi de vous annoncer que ces mesures ont déjà été intégrées aux interventions internes de l’ACIA liées à Phénix. Bien que le travail n’ait jamais réellement cessé depuis la mise en œuvre de Phénix en février 2016, j’ai approuvé à l’automne 2016 la création d’une solide équipe d’intervention au sein de l’ACIA, dotée des ressources nécessaires, pour s’attaquer aux six principaux domaines de préoccupations : le règlement des transactions, la mobilisation interne et le rayonnement externe, la formation, la planification, la gestion des enjeux et les communications.

L’équipe de l’ACIA est composée d’employés occupant des postes de durée déterminée, de personnes retraitées et d’employés à l’interne ayant de l’expérience en rémunération. Grâce à un protocole d’entente conclu avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), l’équipe a reçu une formation relative au système et peut y accéder. En juin 2017, l’équipe comptait 30 conseillers en rémunération et l’ACIA a négocié un accès à distance au système de rémunération pour que les conseillers puissent travailler de leur bureau d’attache. De septembre 2016 à octobre 2017, l’équipe de l’ACIA vouée aux transactions de Phénix a travaillé étroitement avec les gestionnaires, les employés, le personnel ministériel des ressources humaines et le personnel du Centre de paie pour régler les cas en suspens, qui s’élevaient à près de 18 000 et qui totalisent maintenant environ 13 600.

Malgré le fait que je continue de recevoir des commentaires positifs de la part des employés, de la direction et de nos agents négociateurs, qui reconnaissent que l’ACIA fait de son mieux pour régler les enjeux, près de 80 % de notre effectif est encore touché d’une façon ou d’une autre par des problèmes ayant trait à la paie.

L’équipe de l’ACIA vouée à Phénix est divisée en quatre sous-groupes ayant l’expertise et la formation requises pour régler des cas spécifiques (nominations intérimaires, inscription aux avantages sociaux, avantages propres à l’ACIA, etc.). Même si certains cas sont fréquents mais peu complexes, on peut conclure, 18 mois après la mise en œuvre de Phénix, que la majorité des cas sont complexes et exigent beaucoup de temps à résoudre.

L’ACIA a également mis en place un processus rigoureux visant à gérer les situations d’employés aux prises avec des difficultés. Les employés peuvent demander une avance de salaire d’urgence et les directions générales de la Gestion intégrée et des Ressources humaines travaillent en étroite collaboration pour traiter ces avances en deux jours ouvrables lorsqu’elles reçoivent les demandes après le jour de paie. De plus, une équipe se concentre sur les examens et les processus des réclamations concernant les déboursés personnels, et effectue régulièrement une analyse des trop-payés et des paiements insuffisants.

Au sein de l’ACIA, 51 employés à temps plein (ETP) de la Direction générale des ressources humaines et 2,5 ETP de la Direction générale de la gestion intégrée appuient les mesures RH-à-Paye. Les ressources internes affectées à nos interventions relatives à Phénix proviennent des domaines de la rémunération, des ressources humaines, des finances, des communications, de l’analyse et de la formation.

Nous avons rapidement compris que des lacunes sur le plan des communications aggravaient une situation déjà difficile et causaient beaucoup d’inquiétudes chez les employés. Par conséquent, le sujet figure à l’ordre du jour de toutes les réunions hebdomadaires du comité de la haute direction. Des tableaux de bord et des rapports élaborés à l’interne sont maintenant utilisés conjointement avec les tableaux de bord du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) afin de fournir des mises à jour hebdomadaires à l’équipe de la haute direction. Les communications internes sont gérées par un conseiller en communications à qui l’on confie les questions de Phénix, et les messages sont diffusés de manière proactive à tout le personnel par l’entremise de courriels, de l’intranet, de webinaires et d’autres mécanismes pertinents.

Malgré la situation actuelle, nous reconnaissons que des initiatives qui seront en place prochainement, y compris la mise en œuvre des nouvelles conventions collectives de l’ACIA, pourraient faire augmenter le nombre de cas de rémunération non résolus. L’ACIA a récemment répondu à une demande du SCT concernant le « financement potentiel aux ministères et organismes ». Si le financement était accordé, l’ACIA serait davantage en mesure d’appuyer ses employés et ses gestionnaires alors que nous nous préparons en vue de la mise en œuvre des conventions collectives, de l’initiative relative à l’inventaire d’emplois, et de la période de déclaration de revenus pour 2017. Je me suis engagé auprès des employés et de nos agents négociateurs à faire en sorte que l’ACIA continue de déployer des efforts en vue de stabiliser le système de rémunération pour permettre aux employés de recevoir une paye exacte et à temps, y compris d’affecter d’autres ressources à l’équipe de l’ACIA vouée aux interventions liées à Phénix.

À l’ACIA, nous croyons que nos employés représentent notre plus précieuse ressource et nous demeurons par conséquent déterminés à faire tout notre possible pour que les employés reçoivent une paye exacte et à temps et pour atténuer leurs difficultés. Nous serions ravis de recevoir des renseignements sur de nouvelles pratiques exemplaires que nous pourrions adopter afin de nous aider à améliorer notre rendement. Veuillez consulter l’annexe A pour obtenir plus de détails sur les indicateurs de déclaration.

Je vous prie d’accepter l’expression de mes sentiments distingués.

Paul Glover,
Président
Agence canadienne d’inspection des aliments
Pièce(s) jointe(s)

c.c. : L’honorable Ginette Petitpas Taylor, ministre de la Santé
L’honorable Lawrence MacAulay, ministre de l’Agriculture et de l’Agroalimentaire
Les Linklater, sous-ministre délégué, Services publics et Approvisionnement Canada Canada
Yaprak Baltacioglu, secrétaire du Conseil du Trésor du Canada
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet (Opérations), Bureau du Conseil privé

Annexe A : Renforcer la contribution RH-à-Paye – Indicateurs de déclaration

Indicateur Activités / Intervention de l’ACIA
Former une équipe RH-à-Paye au sein de votre ministère pour des efforts pangouvernementaux
  • 51 ETP des Ressources humaines pour appuyer les efforts de stabilisation RH-à-Paye.
  • En outre, 2,5 ETP des Finances voués au règlement d’enjeux liés à Phénix.
Faire rapport sur les progrès dans la stabilisation RH-à-Paye
  • Environ 53,5 ETP qui consacrent tout leur temps au règlement d’enjeux liés à Phénix.
  • Réduction du nombre de cas, qui sont passés de 18 000 en mai 2017 à 13 600 en octobre 2017.
Les gestionnaires et les employés sont informés des développements de RH-à-Paye
  • Un conseiller en communication a été spécialement assigné pour les mises à jour relatives à Phénix.
  • Le site Web interne est mis à jour toutes les semaines pour communiquer des renseignements au sujet de Phénix.
  • Les bulletins d’information nationaux hebdomadaires fournissent de l’information précise visant à aider le personnel.
  • Des personnes-ressources au sein de chacune des directions générales ont été identifiées pour travailler avec les Ressources humaines sur les cas d’employés dans des situations difficiles.
Les gestionnaires et les employés comprennent leurs rôles et responsabilités vis-à-vis RH-à-Paye
  • Mise sur pied d’un processus rigoureux pour les avances de salaire d’urgence.
  • Phénix figure à l’ordre du jour de toutes les réunions du comité de la haute direction.
  • Nouvelle formation en cours d’élaboration qui sera offerte aux gestionnaires et aux employés.
  • Mise sur pied d’un programme d’ambassadeurs pour fournir de la formation supplémentaire aux employés.
Les gestionnaires ajoutent de solides pratiques RH-à-Paye à leurs activités habituelles
  • La formation concernant Phénix à l’intention des gestionnaires est obligatoire et fait partie des ententes de rendement des cadres.
  • Des communications sont envoyées régulièrement aux gestionnaires en ce qui concerne l’approbation des transactions liées à Phénix.
  • Ajout continuel de conseils et de pratiques exemplaires à l’intention des gestionnaires sur le site Web de l’ACIA consacré à Phénix.
Les employés s’assurent que leurs coordonnées sont à jour dans leur système de RH
  • Des communications sont envoyées régulièrement aux employés pour leur rappeler de mettre à jour leurs coordonnées.
  • Les Ressources humaines ont élaboré des procédures à l’intention des employés lorsqu’ils reçoivent des demandes.
  • La page de PeopleSoft mise à jour avec les directives relatives au libre-service.

Sylvia Holz, gestionnaire
Direction générale des ressources humaines
Bureau de la vice-présidente
613-773-6796
No. SGDDI : 10054514
le 6 novembre 2017

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