Réponse d’Affaires mondiales Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1P 5K9

Cher collègue,

J’ai bien reçu votre lettre du 2 novembre 2017 dans laquelle vous demandez où en sont les efforts d’Affaires mondiales Canada (AMC) pour aider nos collègues de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et du Secrétariat du Conseil du Trésor à stabiliser le système de paye Phénix et le modèle actuel de prestation de services de rémunération à Miramichi.

Des représentants d’AMC participent activement aux efforts de stabilisation actuels en tant que membres de la nouvelle structure de gouvernance ressources humaines (RH)-paye, et cela au niveau des sous-ministres, des sous-ministres adjoints et des directeurs généraux. À cela s’ajoute la création d’un groupe de travail ministériel qui aide l’Équipe de l’intégration RH-paye dans l’exécution de son mandat et la poursuite de ses efforts. Ce groupe de travail apporte également un soutien aux activités visant à stabiliser les opérations de paye, à régler les problèmes émergents, à améliorer le service à la clientèle et à renforcer la capacité des RH à répondre aux demandes d’intervention donnant lieu à des mesures de rémunération. De plus, nous continuerons à contribuer directement à ces efforts en accordant le temps et les ressources nécessaires à l’Équipe d’analyse interministérielle (EAI). Sur ce point, je crois comprendre qu’au cours des prochaines semaines, on vous rendra compte du travail réalisé à ce jour par l’EAI.

Par ailleurs, pour aider ses employés, AMC a créé une unité de rémunération spécialisée. C’est ainsi qu’il a réaffecté 628 000 $ pour financer huit postes de durée indéterminée et assurer un niveau minimum de services de rémunération. Cette unité s’est occupée de cas urgents, en plus de s’assurer que les employés et les gestionnaires bénéficient du soutien nécessaire pour s’y retrouver avec le nouveau modèle de prestation de services. Au début, cela a permis de verser à des employés des avances salariales d’urgence et/ou des paiements prioritaires, lorsqu’ils le demandaient et que leur demande était justifiée. Cela a aussi permis de s’assurer que ces employés intègrent rapidement le nouveau système de paye. Nous sommes conscients que certaines difficultés découlent du contexte propre à AMC, caractérisé par un effectif permutant et mobile. Étant donné qu’une grande partie de cet effectif passe régulièrement d’une affectation à une autre, le Ministère doit administrer un grand nombre de mesures de RH susceptibles d’avoir une incidence sur le salaire des employés. Par conséquent, afin de réduire le plus possible le nombre de demandes d’intervention salariale rejetées, il a décidé de centraliser leur traitement au sein de cette unité. Cette mesure s’est avérée efficace, puisque le nombre de demandes rejetées est nettement inférieur à la moyenne des autres ministères clients du Centre des services de paye.

Quelques mois après le lancement de Phénix, Affaires mondiales Canada a élaboré son propre tableau de bord pour l’Administration de la transformation de la paye (ATP). Il s’agissait d’aider à identifier les contraintes et les défis actuels, y compris en ce qui a trait au suivi des dossiers en retard et au nombre d’avances salariales d’urgence versées aux employés. Ces renseignements ont été communiqués à la haute direction, non seulement pour la tenir au courant de l’état actuel des choses, mais aussi pour faire le point sur nos efforts continus à l’appui de l’ATP. Nous avons cessé d’utiliser notre tableau de bord en juin 2017, après l’adoption, à l’échelle du gouvernement, du Tableau de bord pour la stabilisation RH-paye. Nous saluons d’ailleurs cette initiative et croyons que cet outil fournit des informations utiles au suivi de nos progrès.

De plus, la réaffectation des économies prévues de 1,2 million de dollars – réalisées grâce à l’initiative de l’ATP – nous a permis de renforcer notre capacité à poursuivre ces initiatives. À cet égard, nous sommes convaincus que la création de 14 postes supplémentaires pour une période indéterminée nous permettra de mieux aider les employés et les gestionnaires aux prises avec des problèmes de paye.

Affaires mondiales Canada est conscient qu’un changement de culture est nécessaire en ce qui concerne la façon dont les gestionnaires et les employés utilisent le système de paye Phénix. Nous convenons que nos spécialistes en ressources humaines et en rémunération doivent aussi comprendre pleinement l’importance de leurs transactions quotidiennes au moyen de notre Système de gestion des ressources humaines (SGRH), notamment en raison de leur influence et de leurs effets sur le nouveau système de paye.

Nous continuerons à tenir nos employés au courant des efforts de mise en œuvre déployés par SPAC et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). De même, nous sommes conscients de la nécessité de veiller à ce que tous les employés reçoivent la formation et le soutien nécessaires pour s’y retrouver avec ce nouveau modèle de prestation de services. C’est pourquoi nous diffusons un flux constant d’information à l’intention des employés, des gestionnaires et des agents négociateurs, par exemple dans le cadre d’assemblées publiques, de réunions du personnel, de réunions de gestion et de réunions patronales-syndicales. En outre, le Ministère a une page intranet consacrée spécifiquement à cette question, qui lui permet de fournir les renseignements et les hyperliens nécessaires pour que les employés aient en mains la bonne information. Une multitude de messages et de courriels à large diffusion sont envoyés au personnel et aux gestionnaires pour leur rappeler que nos efforts se poursuivent, mais surtout pour transmettre l’information reçue de SPAC et du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH).

De plus, nous nous réjouissons du lancement des nouveaux modules de formation en rémunération du BDPRH et nous sommes déterminés à ce que les employés, les gestionnaires, les ressources humaines et les spécialistes en rémunération suivent la formation nécessaire pour réduire les délais de traitement, diminuer le nombre d’approbations en attente visées par l’article 34 et maintenir l’intégrité des données dans nos systèmes RH. Notre objectif est de lancer ces nouvelles initiatives de formation dès le début de décembre 2017. Nous continuerons aussi de rendre compte de nos progrès et d’apporter le soutien nécessaire à nos collègues de SPAC et du BDPRH.

J’espère que ces renseignements seront satisfaisants. C’est avec plaisir que je contribuerai à la poursuite de nos efforts collectifs pour stabiliser le système de paye.

Je vous prie d’agréer, cher collègue, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Ian Shugart

c.c. : L’honorable Chrystia Freeland, C.P., députée
Ministre des Affaires étrangères

L’honorable François-Philippe Champagne, C.P., député
Ministre du Commerce international

L’honorable Marie-Claude Bibeau, C.P., députée
Ministre du Développement international et de la Francophonie

Mme Diane Jacovella,
Sous-ministre du Développement international
Affaires mondiales Canada

M. Timothy Sargent
Sous-ministre du Commerce international
Affaires mondiales Canada

M. Les Linklater
Sous-ministre délégué
Services publics et Approvisionnement Canada

Mme Yaprak Baltacioğlu
Secrétaire du Conseil du Trésor
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Mme Catrina Tapley
Sous-secrétaire du Cabinet (Opérations)
Bureau du Conseil privé

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