Réponse de l'Agence des services frontaliers du Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé
Bureau du Conseil privé
Pièce 1000
85, rue Sparks
Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

Monsieur,

Nous vous remercions de votre correspondance du 2 novembre 2017 concernant les mesures prises par les ministères à ce jour et les mesures que nous avons l’intention de prendre pour aider à stabiliser le système de paye et faire en sorte que les employés soient payés à temps et avec exactitude.

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est classée dans la catégorie des organisations de services Web, car elle n’utilise pas le système d’information Mes RHGC de PeopleSoft et n’est pas cliente du Centre des services de paye de la fonction publique. L’ASFC utilise les Systèmes administratifs d’entreprise (SAE) de l’Agence du revenu du Canada (ARC) comme système de gestion des ressources humaines (RH) pour assurer l’interface avec Phénix et a maintenu ses propres services de rémunération offerts par l’entremise de 10 équipes régionales de rémunération dans tout le pays.

En raison du degré élevé d’intégration entre le système intégré de planification des ressources de l’Agence (SAE) et le système de paye du gouvernement, la transition en avril 2016 du système régional de paye à Phénix a eu des répercussions importantes sur les employés, les processus et le système de rémunération de l’ASFC.

L’ASFC a pris des mesures pour régler les problèmes liés à Phénix, comme la reconstruction de l’ensemble de ses processus opérationnels et systémiques des RH en collaboration avec l’ARC, afin de maintenir son système des RH en bon état de fonctionnement. Il a également fallu déployer des efforts supplémentaires pour élaborer, mettre à l’essai et mettre en œuvre de nouveaux processus et outils de RH.

L’ASFC a mis en œuvre diverses mesures supplémentaires pour réduire au minimum les répercussions de Phénix sur ses employés, comme il est mentionné ci-dessous.

  • Lors de la conversion au système de paye Phénix, l’ASFC a mis sur pied un centre d’appels d’urgence au sein de la Division de la rémunération de l’Agence pour régler plus rapidement les cas complexes et urgents.
  • L’ASFC a investi plus de 5,8 millions de dollars dans un projet de modernisation de la paye pour résoudre des problèmes d’intégration complexes entre les SAE et Phénix (y compris la constitution d’une équipe spéciale composée d’experts en systèmes).
  • L’ASFC a établi des tableaux de bord, des outils de suivi et des activités de surveillance à l’interne pour permettre de cerner rapidement les problèmes découlant de la mise en œuvre de Phénix et pour surveiller l’état d’avancement et le succès des stratégies d’atténuation visant à régler ces problèmes.
  • L’ASFC a ajouté la rémunération comme point récurrent à l’ordre du jour de ses réunions du Comité exécutif afin de s’assurer que les mesures nécessaires ont été prises pour régler les problèmes à mesure qu’ils surviennent.
  • L’ASFC a mis en œuvre un processus accéléré pour les paiements prioritaires, ce qui permet un accès plus rapide aux paiements d’urgence (y compris un processus financier simplifié et des services de messagerie pour la livraison des paiements urgents fournis par les conseillers en rémunération).
  • L’ASFC a appliqué une nouvelle approche fondée sur les priorités pour répondre aux demandes de paye et d’indemnisation ainsi qu’une convention de nomenclature pour les communications au secteur de la rémunération, permettant ainsi un règlement plus rapide des cas urgents.
  • L’ASFC a produit des relevés d’emploi manuels pour accélérer le règlement des dossiers complexes d’employés.

Les effets combinés de ces mesures ont contribué à stabiliser la situation quant aux problèmes de rémunération des employés au sein de l’organisation. À la mi-octobre 2017, voici les statistiques de l’ASFC comparées à celles des organisations desservies par le Centre des services de paye :

  ASFC Organisations desservies par le Centre des services de paye
Aucun problème d’indemnisation après 30 jours Plus de 80 % 33 %
Étudiants sans problème de rémunération après 30 jours 99 % 59 %
  • L’ASFC a corrigé manuellement 35 000 transactions clés entre les SAE et Phénix afin de maintenir l’intégrité du système (depuis mai 2017).
  • En date du 1er novembre 2017, l’ASFC avait
    • mis en œuvre avec succès huit conventions collectives;
    • atteint plus de 90 % de la mise en œuvre des conventions collectives signées en suspens (PA et CS).
  • L’ASFC a réduit le nombre d’avances de salaire d’urgence requises mensuellement, qui est passé de plus de 300 au cours des premiers mois suivant la mise en œuvre de Phénix à moins de 30 en moyenne au cours des derniers mois.

De plus, l’ASFC a accru la capacité de ses bureaux de rémunération, par :

  • l’embauche de ressources supplémentaires, tant celles qui possèdent une expertise en rémunération que d’autres, pour s’occuper des opérations de rémunération moins complexes;
  • l’établissement d’une unité de service à la clientèle au bureau de l’Administration centrale pour améliorer les communications avec les employés;
  • l’offre de services complets d’intégration et de formation à ses conseillers en rémunération;
  • la mise en œuvre des heures supplémentaires obligatoires pendant les périodes de grand volume, notamment pendant la mise en œuvre des conventions collectives;
  • la mise en commun des ressources de rémunération entre les régions pour aider à régulariser la charge de travail;
  • la mise sur pied d’une équipe de soutien à la résolution plus rapide des problèmes générés par le système des RH.

L’ASFC contribue également aux efforts déployés à l’échelle du gouvernement par sa participation à des comités comme le Groupe de travail de la stabilisation des RH à la paye sur les données, les rapports et l’analyse. La participation à ce groupe de travail permettra de s’assurer que les compétences ministérielles sont disponibles, que l’infrastructure nécessaire est en place et que les mesures de rendement sont disponibles pour répondre aux nouvelles exigences en matière de rapports.

Les divisions de la rémunération, de la formation et des solutions d’apprentissage de l’ASFC ont aussi collaboré pour lancer, à la mi-novembre 2017, une formation sur la rémunération conçue par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) à l’intention des employés. La formation aidera à aborder un changement de culture important qui est nécessaire pour les employés et les gestionnaires. Une formation supplémentaire sera également offerte plus tard cette année aux professionnels de la rémunération, conformément à la stratégie de formation du SCT.

De plus, l’ASFC a mis sur pied un réseau interne « des RH à la paye », qui permet au ministère d’apporter une réponse stratégique aux problèmes de rémunération. Plus précisément, les secteurs de la rémunération, des systèmes, des finances, de l’analyse et des communications collaborent tous dans le but de stabiliser les processus des RH et la rémunération. On reverra également le modèle de prestation des services de rémunération de l’ASFC pour maximiser l’efficience et l’efficacité.

On procède actuellement à l’élaboration de divers produits de communication pour s’assurer que les gestionnaires et les employés comprennent bien leurs rôles et responsabilités en matière de paye. Avant la fin de l’exercice, on lancera également sur le site intranet de l’ASFC une nouvelle section sur la rémunération. Les secteurs de la rémunération et des communications de l’ASFC travaillent de concert pour fournir aux employés des renseignements ciblés en temps opportun.

Malgré les stratégies d’atténuation susmentionnées visant à atténuer les répercussions de Phénix, l’ASFC constate une augmentation des délais de traitement de la rémunération et de l’arriéré, ce qui a entraîné des pressions accrues sur ses systèmes de RH et ses équipes de rémunération. Plus précisément, il reste des arriérés dans les opérations de rémunération comme les nominations intérimaires, les rajustements de retenues, les trop-payés, les transferts et les corrections de feuillets d’impôt (T4). La gestion de ces problèmes nécessite des investissements en vue d’accroître la capacité des équipes de rémunération, de renforcer notre capacité d’analyser et de résoudre les problèmes liés à l’interface Phénix et d’offrir une meilleure expérience client aux employés. Par conséquent, l’ASFC continuera d’investir des ressources pour appuyer les activités liées à la stabilisation de la paye.

Pour obtenir de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec Mme Jacqueline Rigg, vice-présidente de la Direction générale des ressources humaines de l’ASFC, à : Jacqueline.Rigg@cbsa-asfc.gc.ca, ou en composant le 613-948-3180.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

John Ossowski

c. c. L’honorable Ralph Goodale, C.P., député
Le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Mme Yaprak Baltacıoğlu, secrétaire du Conseil du Trésor
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Mme Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet (Opérations)
Bureau du Conseil privé

M. Les Linklater, sous-ministre délégué
Services publics et Approvisionnement Canada

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