Réponse de Bibliothèque et Archives Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington, bureau 332A
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Monsieur le Greffier,

En réponse à votre lettre du 8 novembre dernier, dans la perspective des efforts mis en place pour régler les problèmes liés au système de paye, il me fait plaisir de vous informer des mesures prises par Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Ayant à cœur l’intérêt de nos employés, BAC n’hésite pas à s’impliquer activement pour tenter de trouver des pistes de solutions aux défis auxquels nous sommes exposés aujourd’hui. D’ailleurs, BAC est un membre actif ayant des représentants aux différents comités interministériels mis en place par Services Publics et Approvisionnements Canada (SPAC) et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Dans un premier temps, il y a lieu de mentionner que BAC a toujours ses services de paye. Par conséquent, les enjeux de notre organisation diffèrent quant à leur ampleur des enjeux des organisations qui sont desservies par le Service de paye centralisé.

Plus concrètement, au sein de notre organisation, nous avons mis sur pied une équipe intégrée qui inclut des spécialistes de la rémunération, des finances, des communications, des systèmes de ressources humaines et de la dotation. Le mandat de cette équipe est d’élaborer et d’appliquer des solutions provisoires pour répondre aux enjeux reliés au système. Dans cette perspective, BAC a mis en œuvre des processus qui visent à régler les demandes de service en suspens le plus rapidement possible.

De nouvelles ressources ont été embauchées depuis la mise en œuvre de Phénix pour assumer la charge de travail supplémentaire et régler les problèmes.

BAC contribue à la surveillance de la situation qui est effectuée par le SCT en soumettant différents rapports et données. De plus, BAC examine les rapports fournis par SPAC et apporte les correctifs nécessaires suite à une vérification approfondie. BAC a aussi élaboré des rapports additionnels visant à valider l’intégrité des données dans les systèmes. Ces rapports nous permettent de détecter les anomalies et d’y remédier le plus rapidement possible.

Étant donné ce changement significatif, BAC a identifié dès le départ le besoin de communiquer régulièrement avec ses employés et ses gestionnaires. BAC a donc mis en place un plan de communication qui est ajusté au besoin. Les employés et les gestionnaires sont tenus informés de façon régulière par le biais des comités de gouvernance, des forums, de courriels et d'un espace dédié sur notre site intranet.

La formation demeure un des éléments clés au succès de la stabilisation du système de paye. Il est impératif que les gestionnaires et les employés comprennent leurs rôles et responsabilités dans un environnement différent de ce qu’il était auparavant. À la lumière des formations mises à notre disposition, BAC a établi une stratégie de formation obligatoire qui sera communiquée à l’ensemble des employés au cours des prochaines semaines.

Je suis confiant des mesures mises en place pour atténuer les problèmes liés à l’administration de la paye et ainsi réduire l’impact sur nos employés.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Greffier, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Guy Berthiaume

c.c.: L’Honorable Mélanie Joly, Ministre du Patrimoine Canadien

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