Réponse de Bureau du Conseil privé

De Services publics et Approvisionnement Canada

Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80,  rue Wellington
Ottawa (Ontario)
K1A 0A3

Monsieur,

Le 2 novembre 2017, vous avez écrit aux sous-ministres pour leur demander de vous fournir une liste des mesures prises et des mesures prévues par leurs ministères respectifs pour aider à stabiliser le système de paye et veiller à ce que les employés soient payés adéquatement et à temps.

Selon les données recueillies par le BCP et les données que SPAC lui a fournies, en moyenne, 48 % 100 des employés du BCP ont éprouvé des problèmes avec Phénix. Ce nombre fluctue d’une période de paye à l’autre, alors que de nouveaux dossiers s’ajoutent et d’autres sont réglés. En général, le BCP compte plus de 500 dossiers qui demeurent ouverts pendant plus de 30 jours avant d’être réglés.

Le BCP a pris plusieurs mesures pour remédier à la situation et aider à stabiliser le système de paye. Tout d’abord, il a constitué un groupe de travail composé de représentants des services des ressources humaines et des finances, qui se réunit toutes les semaines depuis janvier 2017. Le mandat de ce groupe consiste à informer la direction des dossiers en cours et des mesures prises pour les régler. En outre, des vérifications sont effectuées par les services des finances et des ressources humaines la semaine précédant la paye afin de prévoir toute paye manquante ou mal calculée et de verser des paiements prioritaires aux personnes touchées le jour de la paye.

Afin de gérer la hausse de la charge de travail attribuable à la mise en œuvre du système Phénix, le BCP a recruté quatre (4) nouveaux ETP pour apporter un soutien au gestionnaire de la liaison en rémunération; ils sont en poste depuis février 2017. Deux de ces employés ont reçu une formation sur le système Phénix au Centre des services de paye. Ces deux employés ont obtenu un accès aux dossiers de tous les employés du BCP dans le système, ce qui leur permet de traiter certaines transactions (comme les transferts entrants et les transferts sortants) et d’accélérer la mise à jour des dossiers des employés.

Par ailleurs, les services des ressources humaines du BCP ont élaboré des outils pour aider les gestionnaires, notamment un guide d’instructions sur la consignation des rôles et des responsabilités qui a été affiché sur notre site intranet (il a aussi été envoyé au Secrétariat du Conseil du Trésor). En mai 2017, plus de 25 séances de formation ont été données aux 125 gestionnaires du BCP détenant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34, afin de bien les renseigner sur les responsabilités dont ils doivent s’acquitter pour assurer le traitement adéquat de la paye de leurs employés. Tous les gestionnaires ont reçu cette formation; elle est d’ailleurs obligatoire pour les nouveaux gestionnaires au cours de leurs premières semaines au sein du BCP. Les gestionnaires reçoivent un rappel aux deux semaines concernant l’approbation des transactions dans Phénix, et nous travaillons actuellement à la mise à jour du manuel de formation destiné au personnel de soutien de la liaison en rémunération.

D’autres mesures proactives ont été prises pour cerner et régler les problèmes auxquels sont confrontés les employés. En février 2017, un sondage téléphonique a été mené auprès des employés du BCP pour savoir lesquels parmi eux avaient éprouvé des problèmes avec le système de paye. Ce sondage nous a permis de définir les problèmes les plus courants au sein de notre effectif, lesquels nous nous efforçons de régler en collaboration avec le Centre des services de paye. En mai 2017, le BCP a embauché des étudiants pour mettre à jour les renseignements des employés dans les systèmes Phénix et PeopleSoft pour les besoins des avantages sociaux et de la pension; en raison d’erreurs dans les dossiers des employés, ces derniers ne recevaient pas les prestations appropriées. Nous avons aussi procédé à une mise à jour proactive des renseignements des employés aux fins de l’assurance dentaire et médicale afin de garantir l’exactitude des prestations que recevront les nouveaux employés.

Nous avons réglé le problème lié à la paye des professionnels des RH (du groupe PE) qui ont reçu une promotion ou dont le poste a fait l’objet d’une reclassification au cours de la dernière année (Phénix avait mal calculé les augmentations salariales et la révision salariale après la mise en œuvre de la convention collective, ce qui mené à des trop-payés).

Selon les rapports générés par SPAC, depuis mai, le nombre de demandes d’intervention de paye rejetées a augmenté au BCP, passant de 17 à 29Note de bas de page 1 par mois. Les RH ont préparé une liste de vérification pour s’assurer que toutes les étapes sont suivies et que les documents de paye sont envoyés au Centre des services de paye dans des délais raisonnables. Si des transactions sont rejetées en raison de problèmes avec le système, nous travaillons avec le centre des opérations du Centre des services de paye pour repérer ces problèmes et les régler.

Le BCP produit régulièrement des rapports pour faire en sorte que les problèmes soient cernés et réglés :

  • Nous suivons les nouvelles recrues pour faire en sorte que leur dossier de paye soit rapidement versé dans Phénix et le système PeopleSoft du BCP, ce qui leur permet de consigner et d’approuver des demandes de congé dans Phénix ainsi que d’autres transactions liées à la paye, telles que les heures supplémentaires. Si ces transactions sont approuvées en temps opportun, il est moins probable qu’il y ait des disparités dans le dossier de paye d’un employé.
  • Les limites du système ont empêché le traitement adéquat des affectations intérimaires ayant commencé avant juin 2017 (mois pendant lequel les nouvelles conventions collectives sont entrées en vigueur). Nous avons effectué les corrections nécessaires dans chaque dossier.
  • Nous suivons et réglons tous les cas en suspens qui sont ouverts depuis plus de 30 jours dans l’Outil de gestion des cas.
  • Nous suivons toutes les avances de salaire d’urgence (ASU), les paiements prioritaires et les trop-payés non remboursés pour en assurer le recouvrement.

Bien que ces mesures aient atténué les effets des problèmes de Phénix sur nos employés, nous avons cru bon de recommander à SPAC des mesures supplémentaires qui pourraient être utiles. En voici des exemples :

  • Il faudrait s’assurer d’offrir une formation adéquate sur Phénix à tous les agents de liaison en rémunération, nouveaux et existants, et aux nouveaux employés du Centre des services de paye (ils n’ont pas reçu de formation sur le traitement de diverses transactions, ce qui les oblige à travailler en vase clos).
  • Les données relatives aux problèmes soulevés par les employés dans les nouveaux formulaires de rétroaction de Phénix ne sont pas encore disponibles.
  • Le Centre des services de paye devrait indiquer aux nouveaux employés et aux employés de retour après un congé non payé ou un congé de maternité qu’ils peuvent s’inscrire au moyen de la fonction libre‑service dans Phénix pour obtenir leurs avantages sociaux.

Le BCP demeure résolu à vous apporter ainsi qu’à SPAC le soutien nécessaire pour faire en sorte que les employés soient payés adéquatement et à temps, et nous continuerons de prendre les mesures qui s’imposent pour relever les défis auxquels nous sommes confrontés.

Cordialement,

Andrea Lyon

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