Archivé : Réponse de Bureau de la sécurité des transports du Canada
De : Services publics et Approvisionnement Canada
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9 novembre 2017
M. Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80 rue Wellington
Ottawa (Ontario)
K1A 0A3
Monsieur,
Par la présente, je réponds à votre demande, reçue le 6 novembre 2017, concernant les défis posés par le nouveau système de paye Phénix ainsi que les actions prises par notre ministère afin de stabiliser le système de paye et de garantir que nos employés sont rémunérés de manière précise et ponctuelle.
Premièrement, en tant que petit ministère gouvernemental, et en préparation pour les initiatives de modernisation des systèmes de paye, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) a externalisé ses services de rémunération vers l’équipe de Services partagés des ressources humaines (RH) à Ottawa chez Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) en 2013-2014. À ce jour, ces services se sont avérés satisfaisants pour le BST et n’ont pas rencontré de problème significatif jusqu’à la mise en œuvre du système de paye Phénix, le 1er avril 2016.
De plus, afin de maintenir une cohérence opérationnelle et des services à la clientèle, le BST a créé et a pourvu un poste de coordonnateur de la rémunération en 2014-2015, en tant que ressource à l’interne spécialisée, afin d’aider et aviser les employés en matière de rémunération et d’avantages sociaux, tout en assurant de la capacité opérationnelle de répondre aux exigences de l’organisme central et prendre contact avec les Services partagés des RH, selon les besoins.
Avant la mise en œuvre de Phénix, le BST a été intégré au nouveau système d’information des RH, Mes RHGC, en octobre 2015. Ce passage de l’ancien système SIRH vers le nouveau a demandé un effort important afin de mener un mappage et un nettoyage de données, ainsi que la formation et des rapports continus pour assurer une bonne transition. À la suite de ce processus, le BST a encore une fois entrepris des efforts considérables en vue de se préparer au lancement de Phénix, ce qui a entrainé davantage de nettoyage de données, une formation spéciale pour les RH et des formations obligatoires pour tous les gestionnaires et les employés.
Étant donné les défis à l’échelle du gouvernement associés à la mise en œuvre du nouveau système de paye Phénix, le BST a entrepris plusieurs mesures internes. Premièrement, pour garantir que la rémunération des employés à temps partiel, des étudiants et des employés temporaires se fait de manière précise et ponctuelle, l’entrée des heures directe dans Phénix a été arrêté et remplacée par un processus de feuille de temps manuel, jusqu’à ce que le système de paye se stabilise complètement. De plus, notre Division des finances mène une évaluation et une vérification manuelles et individuelles en vertu de l’article 33, afin de déterminer si le paiement de rémunération est anormal, irrégulier ou manquant. Ceci a permis au BSR de s’assurer que les mesures correctives sont prises de manière rapide, comme l’émission immédiate des avances de salaires d’urgence aux employés qui n’ont pas reçu la bonne rémunération par Phénix. Finalement, le coordonnateur de la rémunération susmentionné assiste les employés du BST en prenant contact avec les services partagés des RH (SPAC) afin de déterminer et résoudre les problèmes en suspens dans la mesure du possible.
Le personnel de la Division des RH de BST est les experts de rémunération des services partagés des RH (SPAC) maintiennent des réseaux au sein de leurs communautés respectives et continuent de participer activement aux possibilités de formation des systèmes des RH, au fur et à mesure qu’elles sont développées et fournies aux organismes centraux. Le BST continue de répondre de façon régulière, au moyen des services partagés des RH (SPAC), aux demandes de rapports et de données du Secteur de la transformation de la gestion des RH du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT). Les tableaux de bord ministériels qui en résultent sont évalués par le gestionnaire des RH du SCT et le directeur général, services intégrés, ce qui incite des mesures de suivi, au besoin. Les sujets de préoccupation sont transmis par les RH de BSR et la Division des finances aux Services partagés des RH (SPAC) durant les conférences téléphoniques.
Le BST communique les développements de l’administration de la paye régulièrement aux gestionnaires et aux employés et, surtout, le progrès concernant la mise en œuvre des nouvelles conventions collectives. Sur ce, j’ai été informée par les services partagés des RH (SPAC) qu’à compter du 1er novembre 2017, les employés du BST ont reçu tous les montants à payer reliés aux primes de signature, les augmentations de salaire et les paiements rétroactifs. Cela dit, le BST continue de faire face à des défis par rapport aux paiements de trop en raison du système de paye Phénix, qui doivent être récupérés au cours des semaines et des mois à venir, ainsi que l’achèvement en temps opportun des transferts d’employé entre les ministères. Le BST continue d’entretenir des communications régulières avec son fournisseur de services de rémunération afin de surveiller et gérer activement ces problèmes de rémunération à mesure qu’ils surgissent.
La résolution rapide des défis associés avec le système de paye est une préoccupation continue pour le BST et ses employés. Malgré le travail supplémentaire, notre personnel des services intégrés demeure engagé dans la résolution de ses problèmes dans la mesure du possible. Cependant, étant donné notre petite taille et l’utilisation d’un fournisseur de service externe, nous dépendons en grande partie du leadership de l’organisme central pour la stabilisation rapide du système de paye.
Je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments distingués.
Kathleen Fox
Présidente
c. c. J. L. Laporte
L. Casault