Réponse de l’Agence canadienne de développement économique du Nord

De Services publics et Approvisionnement Canada

Destinataire :

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé

Le 9 novembre 2017

Monsieur,

Je vous écris en réponse à votre lettre du 2 novembre 2017 dans laquelle vous demandiez aux administrateurs généraux de vous écrire, en mettant notre ministre en copie, pour vous informer des mesures que nous avons prises jusqu’à maintenant au sein de notre ministère, ainsi que des mesures que nous devrions prendre dans le futur pour aider à stabiliser le système de paye et s’assurer que les employés sont payés correctement et à temps.

L’Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor) est un micro-organisme composé de moins de 100 employés. Notre personnel est situé à Iqaluit (où se trouvent notre administration centrale et le bureau régional du Nunavut), à Yellowknife (le bureau régional des Territoires du Nord-Ouest), à Whitehorse (le bureau régional du Yukon) et à Ottawa (bureau de liaison). La majorité des employés de CanNor travaillent dans le Nord, ce qui entraîne des complexités uniques comme les indemnités de postes isolés et d’autres facteurs qui doivent être saisis manuellement dans le système de paye. Ces conditions particulières s’appliquent à tous les employés fédéraux qui travaillent dans le Nord.

Mesures prises au profit de tous les employés travaillant dans le Nord jusqu’à maintenant et celles qui devraient être prises

Je suis heureuse d’annoncer que le Conseil fédéral du Nord, que je préside, a promptement fait preuve de leadership en ce qui concerne les problèmes liés à la mise en œuvre de Phénix encourus par la main-d’œuvre fédérale du Nord. Au cours de la dernière année, j’ai travaillé sur plusieurs aspects des problèmes de paye et de rémunération avec la championne en la matière du Conseil fédéral du Nord, Marie Doyle de Santé Canada, au profit de tous les ministères et les organismes présents dans le Nord.

En collaboration avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le Secrétariat du Conseil du Trésor, nous nous sommes d’abord concentrés sur la sensibilisation aux importants problèmes de paye particuliers aux employés travaillant dans les trois territoires. Nous avons également aidé l’effectif des gestionnaires responsables à prendre conscience des outils à leur disposition pour supporter leurs employés (p. ex. le pouvoir discrétionnaire d’émettre des paiements d’urgence) et à les comprendre.

Nous avons ensuite travaillé avec SPAC à l’élaboration d’une approche qui réglerait les problèmes de paye liés aux indemnités de postes isolés, qui sont particulièrement importants dans le Nord. Ces efforts ont permis de mettre en œuvre une approche spécialisée afin de gérer les indemnités de postes isolés. En affectant une petite équipe de conseillers en rémunération dédiée à ce genre de problèmes, le Centre des services de paye a pu répondre adéquatement aux cas identifiés pour leur attention liés aux indemnités de postes isolés, et les résoudre de façon plus directe et rapide. Il s’agit d’un premier exemple positif de l’utilisation d’équipes spécialisées pour régler les problèmes de paye particuliers.

Le Conseil fédéral du Nord continuera de jouer un rôle de mise en relation, de partage d’information, de sensibilisation et de soutien. De plus, le Conseil fédéral du Nord et SPAC étudieront comment élargir l’approche d’équipes spécialisées adoptée pour régler les problèmes associés aux indemnités de postes isolés afin d’aborder les problèmes de paye des employés plus globalement.

Mesures prises à CanNor jusqu’à maintenant

Voici les mesures qui ont été prises au sein deCanNor :

Équipe du processus des RH à la paye de CanNor

  • À CanNor, les fonctionnaires des Finances et des Ressources humaines (RH) travaillent main dans la main sur les problèmes de paye; ils signalent directement les problèmes au dirigeant des Finances et des RH de l’Agence. Grâce à la petite taille de notre organisme, ils sont en mesure de connaître personnellement les dossiers de tous les employés.
  • Les RH de CanNor organisent des réunions hebdomadaires avec l’agent de liaison du Centre des services de paye. L’Agence peut ainsi alerter le Centre des services de paye plus facilement en cas de problèmes de paye précis, notamment les cas de détresse.

Les gestionnaires et les employés sont au courant des développements dans le processus des RH à la paye

  • À ce jour, nous avons encouragé les employés à s’identifier s’ils ont de la difficulté à recevoir les paiements ou s’ils sont en détresse. CanNor a rapidement pris des mesures pour les quelques cas recensés.
  • Les communications destinées à tout le personnel de CanNor informent régulièrement les employés de la détermination et la résolution des problèmes de paye, notamment les options d’avances de salaire d’urgence ou de présentation de demandes de remboursement pour des frais supplémentaires engagés.
  • Nous encourageons personnellement les gestionnaires à cibler les cas problématiques dont ils ont connaissance et à les transmettre aux RH. Cette procédure aidera à signaler les problèmes prioritaires pendant les discussions avec le Centre des services de paye.
  • Les communications provenant du BDPRH et de SPAC ainsi que les mises à jour du Centre des services de paye sont diffusées à tous les membres du personnel dès que requis.

Les gestionnaires et les employés comprennent leurs rôles et leurs responsabilités dans le cadre du processus des RH à la paye et intègrent des pratiques rigoureuses de ce processus à leurs routines

  • CanNor a créé une liste de vérification personnalisée pour les mesures de dotation (p. ex. lettres d’offre, postes intérimaires, employés occasionnels, étudiants, etc.). Cette liste sert à s’assurer que les bons renseignements sont saisis dans le système Mes RHGC en temps opportun et les bons documents sont envoyés au Centre des services de paye pour permettre de prendre des mesures rapidement. Cela permet de gérer les complexités uniques liées aux indemnités de postes isolés et aux autres facteurs qui peuvent nécessiter une saisie manuelle dans le système Phénix.
  • CanNor fournit à l’agent de liaison ministériel du Centre des services de paye une explication détaillée des problèmes liés aux dossiers de paye individuels, et s’assure que les conseillers en rémunération comprennent le contexte global des problèmes de paye de CanNor afin de mieux identifier les dossiers prioritaires.

Mesures que CanNor devrait bientôt prendre

CanNor prévoit prendre les mesures supplémentaires suivantes :

Renforcer l’équipe du processus des RH à la paye

  • CanNor renforcera la capacité des RH en engageant un équivalent temps plein supplémentaire (ce qui augmentera la capacité de 25 %).

Les gestionnaires et les employés sont au courant des développements dans le processus des RH à la paye

  • Le Comité de la haute gestion de CanNor examinera lors de toutes ses réunions régulières les rapports du tableau de bord de Phénix pour l’Agence, incluant les étudiants, en portant une attention particulière à tous les cas prioritaires.

Maintenir les coordonnées des employés à jour

  • CanNor finalise une liste de vérification provisoire pour traiter les départs, notamment les transferts d’employé vers un autre ministère, les départs à la retraite, les cessations d’emploi, etc. Cela permettra de mieux gérer les complexités particulières liées au traitement des dossiers de paye des employés du Nord (p. ex. cesser de payer un loyer, mettre l’adresse ou les coordonnées à jour lorsqu’un employé quitte le Nord, arrêter les indemnités de postes isolés, etc.). Lorsque cette liste sera prête, nous la transmettrons aux ministères dans le Nord par l’entremise du Conseil fédéral du Nord.

Pour conclure, CanNor travaille fort pour s’assurer que nos employés sont payés correctement et à temps, et pour aider SPAC à trouver des solutions aux problèmes de paye propres au Nord. Le fait d’être un petit organisme nous a permis d’adopter une approche spécialisée et personnalisée pour traiter les cas, d’être flexibles et de tester de nouvelles solutions aux problèmes propres au Nord.

N’hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez besoin de renseignements sur les éléments susmentionnés.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Janet King
Présidente,
Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor)

Cc :
L’honorable Navdeep Bains
Ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique

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