Archivé : Réponse de la Commission canadienne de sûreté nucléaire
De : Services publics et Approvisionnement Canada
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Le 9 novembre 2017
Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
80, rue Wellington, pièce 332
Ottawa (Ontario) K1A 0A3
Monsieur,
Pour donner suite à votre correspondance du 2 novembre 2017 (ci-jointe), il me fait plaisir de vous communiquer des détails sur les activités de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) à l’appui des efforts communs déployés par le gouvernement du Canada pour stabiliser le système de paye Phénix.
La CCSN est une organisation sans intermédiaire, n’est pas desservie par le centre de paye de Miramichi, et possède une équipe complète de conseillers en rémunération chevronnés qui appuie les gestionnaires et les employés. Depuis le déploiement de Phénix en avril 2016, notre équipe travaille sans relâche pour limiter les difficultés posées par Phénix en offrant des conseils et du soutien pratiques aux employés et aux gestionnaires qui utilisent le nouveau système. Elle a pris des mesures pour minimiser les répercussions sur la paye, et a géré rapidement toutes les conséquences financières négatives sur nos rapports salariaux et budgétaires. Ces mesures ont été essentielles, puisque la mise en œuvre de Phénix coïncidait avec une importante initiative de renouvellement organisationnel à la CCSN visant à remplacer environ 10 % de notre effectif. En plus de nos efforts à l’interne, nous avons consacré temps et énergie à appuyer les efforts globaux de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour stabiliser le système.
Afin de s’assurer que nos employés reçoivent à temps la rémunération qui leur est due, nous effectuons les activités suivantes dans le cadre de notre stratégie depuis le déploiement de Phénix :
- Les gestionnaires et les employés ont été encouragés à suivre les modules de formation initiale en ligne offerts par l’École de la fonction publique du Canada. Des outils d’apprentissage supplémentaires et des ressources propres à notre organisation ont été créés pour nos employés.
- Notre équipe responsable de la rémunération a tenu plusieurs séances informelles pour que les employés et les gestionnaires puissent accéder à Phénix, avoir un aperçu personnalisé du système et obtenir des réponses à leurs questions ou de l’aide individuelle.
- Les leçons retenues et les ressources ont été, et continuent d’être, communiquées à notre personnel (nous avons créé notre propre page Web interne sur Phénix pour y verser tous les renseignements, outils et mises à jour sur la paye).
- Les conseillers en rémunération continuent de travailler chaque jour aux côtés des employés afin de répondre à leurs questions ou de régler leurs problèmes liés à la saisie du temps et des données dans Phénix.
- Les conseillers en rémunération examinent les transactions de paye et les surveillent dans Phénix pour veiller à ce que le dossier soit rempli avec exactitude. Nos agents financiers travaillent avec l’équipe de la rémunération pour comparer les dépenses en salaire aux dépenses prévues, afin que les paiements soient effectués correctement. De plus, nos agents financiers communiquent avec les conseillers en rémunération et les gestionnaires de centre de responsabilité, au besoin, lorsque des précisions sont nécessaires.
- Nos conseillers en rémunération et nos agents financiers, en fonction des pouvoirs d’approbation de l’article 33, consacrent beaucoup d’efforts à vérifier que les gestionnaires approuvent le temps rapidement, afin d’éviter les trop-payés ou les paiements insuffisants (l’équipe responsable de la rémunération a créé des avis de suivi et des rappels dans les calendriers des gestionnaires leur indiquant les dates avant lesquelles les approbations doivent être données).
- Lorsqu’un employé a, ou a eu, des problèmes de rémunération, le conseiller en rémunération et les Finances collaborent afin d’offrir une avance de salaire en cas d’urgence s’il s’agit d’une paye manquée ou d’une paye grandement réduite. Cette collaboration permet de verser l’avance dans le compte de l’employé dans un délai de 24 à 48 heures (le dépôt se fait habituellement le jour de la paye on peu après).
- Notre équipe responsable de la rémunération dévouée a consacré beaucoup d’heures supplémentaires à s’assurer que nos employés reçoivent le meilleur service possible et que les erreurs soient décelées avant qu’elles aient un impact sur la paye. Nous avons aussi embauché du personnel supplémentaire (deux ressources supplémentaires à temps plein et deux employés occasionnels, doublant ainsi les ressources de l’équipe) pour renforcer le soutien et multiplier les services que nous offrons à notre personnel.
- En janvier 2017, nous avons pris des mesures proactives en embauchant un conseiller fiscal. Il nous a fourni des évaluations des répercussions fiscales adaptées individuellement et des conseils sur les problèmes connus liés aux T4.
Il faut aussi noter que nous avons récemment dû appliquer des mesures de vérification manuelle supplémentaires afin de pouvoir continuer à produire des vérifications annuelles positives de nos états financiers. Ces mesures témoignent de notre engagement à veiller à ce que nos employés soient payés correctement. Nous avons notamment procédé à la vérification postérieure au paiement des payes de chaque employé pour confirmer que les dépenses salariales en fin d’exercice figurant dans nos états financiers vérifiés soient complètes et exactes. Ces mesures nécessiteront environ quatre ressources supplémentaires à temps plein de façon continue.
Nous n’avons pas cessé de soutenir les efforts de stabilisation du système Phénix, et nous continuons à prendre part aux activités suivantes :
- Notre équipe responsable de la rémunération travaille avec d’autres ministères également sans intermédiaire et tient des rencontres chaque mois afin de s’entraider et d’échanger les leçons retenues (les ministères et organismes sans intermédiaire sont confrontés à des problèmes bien différents de ceux qui utilisent PeopleSoft et Mes RHGC et qui sont desservis par Miramichi).
- Nous avons proposé qu’un représentant de notre équipe responsable de la rémunération se joigne aux groupes de travail de SPAC afin de développer de nouveaux outils de formation.
- Des représentants de l’équipe responsable de la rémunération ont participé aux ateliers sur l’analyse des causes fondamentales l’été dernier afin d’aider l’équipe de projet Phénix de SPAC à relever les problèmes persistants.
- Nous continuons à contribuer à la surveillance continue des progrès en affichant des mises à jour en temps opportun sur les tableaux de bord ministériels et en respectant d’autres exigences de production de rapports en vigueur.
- L’équipe continue de se tenir au courant des mises à jour sur Phénix et des changements aux processus en participant à toutes les réunions avec les ministères sans intermédiaire sur Phénix.
Nous nous engageons à continuer d’atténuer les conséquences sur les employés, comme en témoigne l’embauche réussie de plus de cent employés au cours des deux dernières années dans le cadre de notre initiative de renouvellement, et le fait que nous ayons évité de graves problèmes dans la mise en œuvre de Phénix. Nos gestionnaires et employés ont été reconnaissants de nos efforts.
Nos stratégies d’avenir continueront à miser sur ces efforts. Jusqu’à ce que Phénix devienne un système stable, nous continuerons à nous tenir au courant des changements et de leurs conséquences potentielles sur notre organisation et nos employés. Nous vous assurons que nous sommes toujours engagés à contribuer à la stabilisation de Phénix de quelque façon que ce soit.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les plus distingués.
Original signé par
Michael Binder
Pièce jointe (1)
c.c. : L’honorable James Gordon Carr, ministre des Ressources naturelles
Les Linklater, sous-ministre délégué, Services publics et Approvisionnement Canada
Yaprak Baltacioğlu, secrétaire du Conseil du Trésor
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet (Opérations), Bureau du Conseil privé