Réponse de Commission des libérations conditionnelles du Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

M. Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
80, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Cher monsieur Wernick,

En réponse à votre lettre datée du 2 novembre 2017, la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) est heureuse de partager nos mesures prises et projetées afin de veiller à ce que nos employés soient payés de façon appropriée.

Tout d'abord, permettez-moi de commencer en soulignant que la CLCC fait face à des défis supplémentaires en lien avec le nouveau système de paye car ses activités sont axées sur le volume. Par conséquent, le ministère a un grand volume d’opérations reliées à la paye qui nécessitent une intervention manuelle (p. ex., les feuilles de temps, les nouveaux employés et ceux rayés de l’effectif). Le ministère compte 41 postes de commissaires à temps partiel travaillant au sein du programme de mise en liberté sous condition, ainsi qu’une proportion relativement élevée d'employés déterminés et occasionnels travaillant au sein du programme de suspension du casier. La CLCC reconnaît ce risque supplémentaire, et veiller à ce que nos employés soient payés de façon appropriée demeure une priorité clé pour la CLCC.

Voici les mesures prises à ce jour

  • Augmentation des ressources consacrées à la rémunération : depuis la mise en œuvre de Phénix, la CLCC a dédié des ressources humaines supplémentaires afin d'identifier et de résoudre les problèmes de paye.
  • Communication et formation accrues : la CLCC envoie régulièrement des messages informatifs à tout le personnel concernant le centre de paye et le système de paye. Nous nous concentrons sur la responsabilisation de tous les employés, des gestionnaires, des finances, des ressources humaines et les membres de la haute direction de la CLCC et la Commission a pris le temps de s’assurer que tous comprennent leurs rôles et responsabilités respectifs, ainsi que les répercussions de leurs actions en ce qui concerne les questions de rémunération.
  • Collaboration continue : étroite collaboration entre le personnel de la Division des ressources humaines et celui de la Division des finances : la dirigeante principale des finances et le directeur des ressources humaines travaillent en étroite collaboration afin d’identifier les stratégies et les moyens de réduire le nombre de cas, de fournir un appui aux régions et enfin, de veiller à ce que les employés soient payés de façon appropriée. Dans le cadre de l'approbation des paiements, le personnel de la Division des finances a commencé à examiner les opérations de paye individuelles plus en détails afin d'identifier les anomalies. Cela a permis de réduire le nombre de trop-payés émis. La Division des finances continue de surveiller les paiements manqués ou les moins-payés importants, et offre des paiements anticipés aux employés, le cas échéant. De plus, un rapprochement plus détaillé des dépenses salariales prévues par le Système ministériel de gestion financière avec les salaires versés actuels de Phénix est effectué afin d'identifier les problèmes de paye qui n'ont peut-être pas été soulevés de d’autres façons. 

Voici les mesures projetées

  • Meilleur accès à l'information : alors que les courriels au personnel continueront d’être envoyés régulièrement, il existe des plans en cours d’élaboration ayant pour but de réviser et de mettre à jour notre page intranet consacrée à la rémunération afin de fournir les renseignements les plus récents.
  • Amélioration du processus de déclaration du temps : la CLCC étudie l'option de créer un poste de « gestionnaire du temps » afin de minimiser le nombre de problèmes de paye qui surviennent chez les employés dont le salaire dépend de la déclaration du temps.
  • Responsabilisation accrue : une enquête plus approfondie sur la source des problèmes de paye et l'identification de schémas est prévue afin que des mesures correctives plus ciblées puissent être prises. Par exemple, un gestionnaire investi de pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 qui a des problèmes récurrents d'approbation du temps sera tenu responsable, et des mesures correctives ciblées, telles que la formation individuelle ou une plus grande surveillance, seront mises en œuvre.

En conclusion, la CLCC continue de prioriser ses efforts afin de réduire le nombre de problèmes de paye. Ce fut un grand défi pour un petit ministère tel que le nôtre, mais nous continuerons à profiter de toutes les occasions qui se présentent afin d’améliorer l'efficacité du système de paye.

Sincèrement,

Harvey Cenaiko

c.c. :  L’Honorable Ralph Goodale, Ministre de la Sécurité publique
Talal Dakalbab, Administrateur en chef des opérations, Commission des      
libérations conditionnelles du Canada

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