Réponse de Conseil de recherches en sciences humaines du Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Le 9 novembre 2017

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Bureau du Conseil privé
et secrétaire du Cabinet
80, rue Wellington
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Objet : Problèmes liés au système de paye

Monsieur,

Je suis ravie de vous faire part des mesures prises par le CRSH jusqu’à présent et de celles que nous prévoyons prendre pour nous aider à stabiliser le système de paye et nous assurer que nos employés sont payés correctement et à temps.

Le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) a intégré Mes RHGC 9.1 et Phénix à ses activités en mars 2016.

Le CRSH est un organisme distinct qui relève de la catégorie des clients non desservis par le Centre des services de paye de Mes RHGC, ce qui signifie qu’il dispose de sa propre équipe de rémunération sur place et que les données passent automatiquement d’un système à l’autre. L’organisme possède aussi une matrice de rapport croisé à deux organismes conjointement avec une autre organisation, soit le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG), qui entraîne son propre amalgame de problèmes. Plus particulièrement, ce concept de matrice a été configuré dans Mes RHGC, mais pas dans Phénix, ce qui fait en sorte que certains éléments de la fonction libre-service doivent encore être effectués manuellement.

Après le déploiement de Mes RHGC et de Phénix, l’équipe des Ressources humaines a travaillé fort pour préparer, former et soutenir les gestionnaires, les employés et les professionnels des RH dans la transition vers l’adoption des nouveaux systèmes. Les mesures prises à ce jour comprennent les suivantes :

  • fournir des séances de formation individuelles et de groupe à tous les employés et gestionnaires;
  • s’assurer que le personnel des RH et les conseillers en rémunération sont formés adéquatement concernant les deux systèmes;
  • réviser et mettre en œuvre les changements en matière de processus fonctionnels au sein des équipes intégrées Des RH à la paye;
  • élaborer des guides, des procédures et des outils adaptés à des publics cibles et les rendre accessibles sur le site intranet relatif aux systèmes des RH;
  • élaborer une stratégie de communication en vue d’informer les employés et les gestionnaires de tous les changements apportés aux processus, des problèmes de système et des solutions, ainsi que des mesures requises. Les stratégies comprennent l’amélioration de la page intranet relative aux systèmes, l’envoi de courriels à des publics cibles, des articles régulièrement inclus dans le bulletin de RH, et des présentations lors de réunions des comités de gestion et d’autres réunions du personnel;
  • élaborer et mettre en œuvre des rapports adaptés et automatisés pour les gestionnaires par l’entremise d’outils de veille économique en vue de réduire le nombre de prolongations des nominations en retard. Ces rapports soulignent aussi les répercussions possibles d’une prolongation retardée sur la paye des employés et sur les systèmes des RH;
  • favoriser un environnement collaboratif grâce à des réunions ordinaires où les équipes de la rémunération, de la dotation et du soutien aux systèmes fournissent des mises à jour sur leurs domaines respectifs, discutent des problèmes actuels, des nouveaux processus et des changements à venir, et travaillent ensemble pour trouver des solutions et s’assurer que les données sont exactes et saisies en temps opportun.

Veiller à ce que les employés du CRSH soient payés correctement et à temps demeure une haute priorité, et nous avons mis en place des mesures visant à traiter les difficultés causées par le nouveau système de paye. Deux ressources ont été ajoutées pour les équipes de la rémunération et des systèmes des RH en vue de résoudre les problèmes continus relatifs aux systèmes, d’aider à stabiliser le système de paye, de prévenir les problèmes de paye et de résoudre ces problèmes le plus efficacement possible de manière à réduire au minimum les répercussions sur les employés. Voici quelques exemples de mesures :

  • élaborer et mettre en œuvre des rapports et des outils de suivi des données qui permettront à l’organisation d’être proactive pour ce qui est de cerner et de résoudre les problèmes;
  • continuer à perfectionner les guides de formation en vue d’inclure les problèmes communs et leurs solutions et de clarifier certains processus et certaines transactions pour les employés et les gestionnaires;
  • continuer à promouvoir la formation sur la stabilisation Des RH à la paye destinée aux employés, aux gestionnaires et aux professionnels des RH;
  • communiquer régulièrement avec les employés et les gestionnaires concernant les systèmes des RH et les processus connexes;
  • promouvoir le Tableau de bord du gestionnaire dans Mes RHGC afin d’aider les gestionnaires à s’acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion des personnes et d’avoir un meilleur accès à des renseignements en temps réel concernant leurs employés;
  • analyser et essayer les fonctionnalités des nouveaux systèmes au fur et à mesure qu’elles sont déployées et les mettre en œuvre si elles répondent aux besoins opérationnels de l’organisme.

Le CRSH fait aussi face à des difficultés sur le plan du recrutement et du maintien en poste relativement au personnel de l’équipe de la rémunération, tandis que Services publics et Approvisionnement Canada redouble ses efforts en matière de recrutement en vue d’augmenter l’effectif au sein de ses nouveaux centres des services de paye satellites. Plus récemment, le CRSH a cherché à obtenir du financement additionnel en vue d’adopter des mesures incitatives favorisant le maintien en poste de conseillers en rémunération qualifiés, qui cadrent avec l’administration publique centrale, et de créer de nouveaux postes en appui aux systèmes des RH.

De plus, l’équipe des Ressources humaines participe très activement à divers comités, groupes de travail et séances de formation organisés par SPAC et le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH)relativement à Mes RHGC et à Phénix, dont le comité de coordination des DG des équipes Des RH à la paye, le Conseil de gestion collectif der Mes RHGC, le Comité des SMA de Mes RHGC, les comités sur la stabilisation et la formation, les appels du soutien en service (SES) - Organisations intégrées non servies par le Centre de paye, et les rencontres de clients de l’environnement de production de Mes RHGC.

Comme il a été démontré dans la version précédente de son tableau de bord ministériel, le CRSH continue à faire des progrès malgré les problèmes continus avec les deux systèmes. À ce jour, le nombre d’avances de salaire en cas d’urgence (ASU) a considérablement diminué pour atteindre presque zéro, et notre arriéré de fichiers de paye en attente et non résolus sur 30 jours est très bas et n’a aucune répercussion directe sur la paye des employés.

Les problèmes continus auxquels fait face l’organisation sont classés comme suit :

  • problèmes techniques : certaines configurations dans Phénix ne fonctionnent pas correctement depuis quelques mois, et cela influe sur les fonctionnalités libre-service offertes aux employés et aux gestionnaires. Il y a aussi un nombre important de problèmes techniques ponctuels que les bureaux de soutien du gouvernement du Canada n’arrivent pas à expliquer à ce jour. Par conséquent, de nombreuses activités de dépannage et interventions manuelles doivent être effectuées par les employés, les gestionnaires et l’équipe des RH;
  • intégration des données entre Phénix et Mes RHGC : certains renseignements provenant de Mes RHGC ne sont pas toujours transférés ou ne se transfèrent pas correctement dans Phénix, ce qui exige des interventions et des corrections manuelles;
  • bureaux de soutien aux systèmes : la gouvernance et les responsabilités des bureaux de soutien pour Phénix et Mes RHGC demeurent peu claires concernant les problèmes rencontrés. De plus, aucun des deux bureaux de soutien ne possède d’accord sur les niveaux de service (ANS) à ce jour, et ils sont tous deux surchargés et manquent de ressources;
  • outils de suivi des données et d’établissement de rapports : l’accès aux données nécessaires et la réception des données en temps opportun représentent un problème depuis le déploiement. Par conséquent, il y a eu des délais inattendus concernant la restructuration de nos processus de production de rapports internes, ce qui nous a empêchés d’élaborer et de mettre en place un cadre solide pour le suivi des données. En outre, Phénix n’offre aucun rapport ni aucune requête pour aider les bureaux de soutien ministériels dans le suivi des demandes libre-service et des transactions liées à la paye traitées par les conseillers en rémunération et pour apporter les ajustements nécessaires au besoin. Nous dépendons du bureau de soutien pour Phénix surchargé pour nous offrir des données et des renseignements en temps opportun, mais ils sont souvent limités ou tout simplement indisponibles.

Le CRSH s’engage à collaborer à la résolution des problèmes qui ont des répercussions sur les fonctionnaires et il est prêt à recevoir toute question que vous pourriez avoir concernant ses efforts continus vers l’atteinte de cet objectif.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

Ted Hewitt, Ph. D.
Président

cc: L’honorable Kirsty Duncan, ministre des Sciences
Les Linklater, sous-ministre délégué, Services publics et Approvisionnement Canada
Yaprak Baltacioğlu, secrétaire du Conseil du Trésor
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet, Opérations, Bureau du Conseil privé

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