Réponse d’Environnement et Changement climatique Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et
Secrétaire du Cabinet
80, rue Wellington, pièce 332
Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

Monsieur le Greffier,

Nous avons bien reçu votre lettre du 2 novembre 2017 au sujet du système de paye Phénix. Nous sommes ravis de pouvoir y répondre et décrire les mesures que nous prenons pour veiller à ce que les employés d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) reçoivent le bon salaire à temps, et contribuer à la stabilisation du système de paye. En tant que sous‑ministres, nous croyons qu’il est primordial de soutenir nos employés et la fonction publique du Canada dans son ensemble.

ECCC a été l’un des premiers ministères fédéraux à mettre en œuvre la directive complète RH-à-Paye du gouvernement du Canada (le transfert des conseillers en rémunération du Ministère à Miramichi et la mise en œuvre de Phénix et de Mes RHGC). Par conséquent, le Ministère s’efforce de régler les difficultés que les employés ont rencontrées depuis l’apparition des problèmes liés au système de paye Phénix, et nous continuons d’apprendre de nos expériences et d’échanger des pratiques exemplaires avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et d’autres organisations fédérales.

Nous nous employons d’abord à répondre aux besoins financiers très réels et immédiats des employés par l’intermédiaire d’une équipe spécialisée, ainsi qu’à assurer un échange de renseignements et une communication ouverts et continus, en veillant à ce que des équipes soient en place pour soutenir le personnel et à ce que les gestionnaires du Ministère soient bien formés, et en mettant en œuvre des solutions pour cibler les problèmes de paye des employés.

Nous collaborons également avec des partenaires de l’ensemble du gouvernement pour mettre au point des solutions communes, et avons échangé nos dix pratiques exemplaires sur les services de paye avec d’autres ministères et organismes (voir l’annexe A).

En tant que ministre de l’Environnement et du Changement climatique, l’honorable Catherine McKenna soutient activement nos efforts et ceux de ses collègues du Cabinet, en tant que membre du groupe de travail des ministres, pour régler les problèmes du système de paye et soutenir les employés. La sous‑ministre déléguée informe la ministre McKenna toutes les semaines pour la tenir au courant de ces problèmes et faire en sorte qu’elle participe à leur résolution. Le Comité exécutif de gestion d’ECCC discute également toutes les semaines des dernières nouvelles au sujet des problèmes du système de paye Phénix.

Nous décrivons ci‑après certaines mesures que nous avons prises pour soutenir le personnel, et présentons également des renseignements plus détaillés sur ces mesures à l’annexe B ci‑jointe.

Mesures ministérielles

Répondre aux besoins des employés

  • Une équipe ministérielle spécialisée et un bureau interne de services en ligne ont été mis sur pied pour répondre aux demandes de renseignements du personnel et faire un suivi adéquat.
  • Un centre d’appels a été lancé où il est facile de joindre le personnel qui répondra aux appels du personnel.
  • Une équipe de liaison de la paye a été mise sur pied pour soutenir les employés touchés. Cette équipe comprend des employés situés dans un bureau satellite du Centre des services de paye à Gatineau. L’équipe de liaison de la paye cible particulièrement les cas prioritaires concernant une absence de paye, un congé de maternité ou parental ou un congé pour incapacité, les cas touchant les étudiants, et les problèmes qui touchent les résidents du Nord canadien.
  • Un processus accéléré de paiements prioritaires a été établi par l’intermédiaire de la Direction générale des services ministériels et des finances du Ministère.
  • Le Ministère a travaillé en étroite collaboration avec les agents négociateurs pour repérer les cas cruciaux et les acheminer au palier suivant, et répondre aux questions lors de réunions conjointes avec la direction.
  • Un système de surveillance a été mis en place afin que la direction puisse signaler les problèmes, y compris ceux touchant les étudiants, à l’équipe de la paye de la Direction générale des ressources humaines.
  • D’ici la fin du mois, 49 employés du Ministère travailleront à temps plein pour fournir un soutien afin de régler les divers problèmes causés par Phénix. Le Ministère envisage d’augmenter ce nombre au cours des prochains mois.

Favoriser l’échange et la communication de renseignements

  • Nous sommes déterminés à tenir les employés informés. Depuis avril 2016, ECCC a publié plus de 80 articles liés à la paye sur son site intranet pour tenir les employés et les gestionnaires au courant des difficultés associées au système et des moyens d’obtenir de l’aide pour les régler.
  • La haute direction, ainsi que la ministre, ont tenu des conversations en personne avec les employés pour mieux comprendre les problèmes qu’ils éprouvent au sujet de la paye et pour discuter des mesures que le Ministère a prises pour les soutenir.
  • Des capacités d’analyse des données accrues et des systèmes d’information améliorés ont été mis en place. En particulier :
    • Nous avons élaboré et mis en œuvre un tableau de bord interne de la paye afin que la gestion comprenne mieux les problèmes de paye touchant le Ministère et cible les mesures pour y remédier. Ce tableau de bord a servi de modèle aux tableaux de bord utilisés par le SCT pour tous les ministères et organismes.
    • Le personnel a fait des heures supplémentaires pour réaliser un vaste exercice de nettoyage des données afin d’assurer l’intégrité des données dans le Système d’information sur la gestion des RH.

Veiller à une dotation et à une formation adéquates

  • La formation du personnel est essentielle pour s’assurer de traiter et de fermer les dossiers rapidement et efficacement. La Direction générale des ressources humaines du Ministère a donné des séances obligatoires aux gestionnaires délégataires afin qu’ils participent pleinement à la résolution de ces problèmes.
  • Le Ministère a également rendu obligatoire pour les gestionnaires la formation de l’École de la fonction publique du Canada sur Phénix (libre‑service de Phénix pour les gestionnaires). Plus de 95 p. 100 des gestionnaires délégataires du Ministère ont maintenant suivi cette formation.

Mettre en œuvre des solutions pour cibler les problèmes de paye des employés

  • En septembre 2017, le Ministère a mis sur pied une équipe regroupant des sources fiables qui se consacre à l’examen des demandes d’intervention de paye et à l’envoi de celles‑ci au Centre des services de paye de SPAC au nom des employés afin d’éviter les erreurs et les retards. Depuis, le taux d’erreur a baissé considérablement.
  • Un calendrier ambitieux d’activités ciblées pour traiter l’arriéré de nominations intérimaires rétroactives a été établi en septembre 2017. Les employés chargés de l’entrée des données se sont inscrits pour faire des heures supplémentaires les soirs et les fins de semaine afin d’exécuter le plus d’interventions possible.
  • Nous nous efforçons d’appuyer la mise en œuvre des conventions collectives. Des groupes spécialisés de conseillers en rémunération travaillent exclusivement sur le traitement des augmentations salariales et des paiements rétroactifs, et cela demeurera une priorité.

Mesures externes

  • Le tableau de bord d’ECCC a été élargi à l’Agence canadienne d’évaluation environnementale et à Parcs Canada, deux organismes faisant partie du portefeuille de l’Environnement, et il a été utilisé par le SCT comme fondement pour créer les tableaux de bord RH-à-Paye préparés toutes les deux semaines.
  • Le Ministère contribue activement aux différentes structures de gouvernance qui appuient la mise en œuvre du processus RH-à-Paye aux échelons des sous‑ministres et des sous‑ministres adjoints, et appuie la ministre dans son rôle de membre du groupe de travail ministériel pour régler les problèmes de paye liés à Phénix. Faits à noter :
    • La dirigeante principale des finances du Ministère participe à une réunion du comité des sous‑ministres adjoints au nom de tous les dirigeants principaux des finances du gouvernement fédéral.
    • La directrice générale de la Transformation d’affaires des ressources humaines du Ministère a coprésidé le Groupe de travail interministériel d’analyse chargé de l’analyse de la cause fondamentale des problèmes systémiques et récurrents du système de paye.
  • ECCC a récemment signé un protocole d’entente avec SPAC pour s’assurer que les interventions de paye du Ministère s’harmonisent avec les priorités du gouvernement du Canada, et que toutes les mesures prises contribuent à améliorer les services de paye en général.

Pour conclure, nous souhaiterions réitérer l’importance qu’ECCC accorde à cette priorité. Nous aimerions tout particulièrement reconnaître la patience des employés ministériels ayant éprouvé des difficultés, et remercier ceux qui travaillent sans relâche pour s’assurer que l’on prend soin de leurs collègues.

Soyez assuré du soutien et des efforts continus du Ministère pour corriger la situation du système de paye Phénix, et faire en sorte que les employés reçoivent le bon salaire à temps.

Nous vous prions d’agréer, Monsieur le Greffier, l’expression de nos sentiments les meilleurs.

Stephen Lucas
Sous ministre

Dre Martine Dubuc
Sous ministre déléguée

p.j.

c.c. L’honorable Catherine McKenna, C.P., députée

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