Réponse d’Emploi et Développement social Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
Salle 1000
85, rue Sparks
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Monsieur le Greffier,

La présente est en réponse à votre lettre du 2 novembre 2017 concernant les problèmes et les enjeux causés par le système de paye.

À Emploi et Développement social Canada (EDSC), la première priorité de la haute direction a toujours été ses employés. Depuis le début, notre principal objectif est double : nous assurer que nous pouvons aider rapidement les employés qui font face à des difficultés financières en attendant que leurs problèmes de paye soient résolus; et faire en sorte de mettre en place les structures qui nous permettront de continuer à aider nos employés de la meilleure façon possible.

À cette fin, EDSC a mis en œuvre des processus adaptés aux besoins des employés et a fait d’importantes contributions dans le but d’aider le service public à résoudre ces problèmes collectifs. Les mesures et les initiatives prises par le Ministère à ce jour sont décrites ci-dessous à titre d’information.

Aider les employés

Le Ministère a entrepris une série de mesures afin de s’assurer que les employés ont l’aide et le soutien continu dont ils ont besoin.

  • Grâce à une communication constante, tous les employés, quelle que soit la gravité de leur problème de paye, ont été redirigés vers un processus de renvoi interne en trois étapes. Ce processus permet aux employés et aux gestionnaires de déceler les problèmes liés à la paye au moyen d’un portail interne centralisé des ressources humaines, dans lequel sont emmagasinés les renseignements. Ces derniers sont ensuite transmis à une équipe de liaison interne de la paye qui peut intervenir et collaborer avec le Centre des services de paye de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) au nom des employés.
  • L’équipe de liaison interne de la paye est passée de 6 à 18 employés afin de travailler avec SPAC pour gérer l’augmentation des problèmes de paye.
  • En août 2017, EDSC a recruté 10 conseillers ministériels en rémunération pour se pencher à temps plein sur les dossiers spécifiques d’EDSC. Au cours des prochaines semaines, nous augmenterons le nombre de ces conseillers à 20. Ces nouvelles embauches nous permettront de concentrer nos efforts sur les cas les plus complexes, notamment les dossiers de congé de maternité et de congé parental, de cessation d’emploi et de retraite, d’invalidité et de reprise du travail, et de décès en cours d’emploi.
  • EDSC a immédiatement mis en œuvre un processus robuste d’avance de salaire d’urgence et de paiement prioritaire pour répondre aux besoins et en a informé les employés et les gestionnaires à intervalles réguliers. Les employés d’EDSC faisant face à des difficultés financières peuvent recevoir un paiement dans les 48 à 72 heures suivant leur demande.
    • Depuis avril 2016, 5 384 paiements ont été reçus, d’une valeur globale de plus de 7,8 millions de dollars.
    • Les critères de paiement ont été élargis afin de tenir compte de l’accumulation et de la gravité des problèmes de paye.
  • Le processus de réclamation contre l’État a également été rapidement mis en œuvre pour offrir aux employés qui ont eu des problèmes de paye ayant occasionné des frais des services de conseils fiscaux.
  • EDSC a mis en place des avances remboursables pour les employés en situation de trop-payé, dont le revenu annuel a conséquemment augmenté, ce qui a poussé l’Agence du revenu du Canada a réduire le montant de leurs prestations sociales (telles que l’Allocation canadienne pour enfants).
  • Des documents infographiques et des outils de références ont été mis au point et annoncés dans divers produits et réseaux de communication, afin d’aider et de soutenir les employés et les gestionnaires lorsque vient le temps de comprendre le système de paye et le Centre de services de paye et d’y faire appel.
  • En plus de promouvoir les documents de formation déjà existants de SPAC, EDSC a enrichi ces ressources avec des guides de référence conviviaux, simples et clairs.
  • L’Intranet ministériel est régulièrement mis à jour avec de nouvelles ressources, des outils de libre-service et un glossaire des ressources détaillées pour aider les employés et les gestionnaires lorsqu’ils ont des questions concernant leur rémunération ou leurs prestations.

Soutenir l’infrastructure interne

Des communications ainsi que des activités de sensibilisation constantes et régulières ont été entreprises sous diverses formes et sont destinées à plusieurs niveaux de l’organisation. En 2016‑2017, plus de 86 messages à l’égard de la paye, articles et mises à jour ont été envoyés aux employés et aux gestionnaires pour s’assurer qu’ils étaient conscients des dernières nouvelles et des possibilités de formations. En outre, plusieurs mesures ont été mises en place.

  • Le Ministère a récemment nommé un directeur général et un directeur afin d’assurer la direction à temps plein de la nouvelle direction générale de la rémunération. Cela s’ajoute au triplement des effectifs de l’équipe de liaison de la paye, qui est passée de 6 à 18 employés, et à l’embauche de 20 conseillers en rémunération par EDSC.
  • Un réseau ministériel composé des « utilisateurs clés » a été mis sur pied avant le lancement du nouveau système de paye. Les forums ayant lieu deux fois par semaine contribuent à la diffusion et à la transmission rapide des nouveaux développements et permettent de répandre les pratiques exemplaires et de déceler les problèmes systémiques devant être relayés à SPAC.
  • Un soutien continu est offert aux gestionnaires pour les aider à exercer leurs responsabilités afin de réduire les problèmes liés à la paye et à leur signalement.
    • Des rappels concernant la section 34 sont envoyés à l’intention des gestionnaires deux fois par semaine à l’ouverture de la session sur l’ordinateur, afin qu’ils n’oublient pas les dates importantes auxquelles il convient de donner son approbation en vertu de la section 34. Ainsi, les approbations sont accordées en temps opportun et les transactions en attente sont réduites.
    • Nous avons renforcé et amélioré les outils de prévision salariale et les fonctions de signalement dans le but de permettre aux gestionnaires de rapidement repérer et déceler les anomalies en matière de paye tels que les trop-payés et les moins‑payés.
  •  Nous avons amélioré et renforcé la capacité financière en affectant 21 employés à temps plein aux avances de salaire d’urgence et aux paiements prioritaires. On procède à des analyses continues de chaque période de paye afin de repérer et de signaler à SPAC les nouveaux problèmes ou les problèmes systémiques, notamment les paiements en double et les recouvrements excessifs des avances de salaire d’urgence ou des trop-payés.

Appuyer les efforts du gouvernement

EDSC offre un soutien et une aide continus à l’échelle du gouvernement.

  • Au début de l’année 2016, EDSC a fourni aux bureaux de la paye de SPAC à Miramichi et à Gatineau 25 conseillers en rémunération à temps plein et à temps partiel, hautement qualifiés.
  • En juin 2016, à la demande de SPAC, EDSC a mis sur pied un bureau satellite de la paye à Winnipeg et y a affecté un personnel de 50 personnes. En l’espace de deux semaines, les premiers employés étaient sur place. Le Ministère continue de gérer les activités de dotation et de recrutement du bureau satellite au nom de SPAC.
  • Depuis la mise en œuvre de Phénix, EDSC a collaboré étroitement avec SPAC pour traiter les problèmes liés à la production rapide et exacte des relevés d’emploi, lesquels sont obligatoires pour permettre aux fonctionnaires de recevoir des prestations de maternité, des prestations parentales et des prestations d’assurance-emploi. Ces mesures comprennent deux choses : l’utilisation de solutions de contournement pour permettre aux employés de recevoir leurs prestations, et la collaboration avec SPAC pour mieux comprendre les racines des problèmes et permettre l’élaboration et la mise en œuvre de solutions. Des améliorations ont été apportées aux processus opérationnels et de nouvelles versions du système ont été créées. EDSC et SPAC continuent de collaborer étroitement pour améliorer plus avant les choses.
  • EDSC a élaboré des outils et des processus pour aider les gestionnaires au sein du Ministère à déceler les trop et les moins-payés potentiels dans les salaires et pour assurer l’exactitude des états financiers et des Comptes publics.
    • Le Cadre de contrôle de la paye d’EDSC a été élaboré, puis présenté au Conseil du sous-dirigeant principal des finances. Il a également été transmis aux organisations centrales et aux autres ministères en tant que pratique exemplaire pour aider et guider les autres ministères qui font face à ce type de problèmes.
  • EDSC s’est montré un contributeur très actif lors de nombreux forums sur la gouvernance. Il est également bien représenté dans la nouvelle structure de gouvernance RH-à-Paye lors de réunions avec le sous-ministre, le sous-ministre adjoint et le directeur général.
  • EDSC a récemment assigné une ressource à temps plein à l’équipe d’analyse interministérielle dirigée par SPAC et Environnement et Changement climatique Canada, qui examine les racines des problèmes du système de paye.

Prochaines étapes

Le Ministère améliorera ses activités de communication en s’inspirant des outils internes existants, développés pour guider les employés et les gestionnaires, et en créant des documents infographiques ciblés pour les employés, les gestionnaires et les étudiants. Nous poursuivons notre travail avec le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines pour le lancement de notre nouvelle formation à l’intention des employés et des gestionnaires, que nous comptons inclure dans notre système intégré d’apprentissage interne, de manière à pouvoir surveiller le taux de participation.

Depuis avril 2016, nous avons régulièrement revu et ajusté notre processus afin de répondre aux besoins urgents des employés et nous continuerons de le faire. Nous avons rapidement et efficacement augmenté nos ressources depuis le début et nous continuerons de nous assurer que le Ministère ait les ressources pour surmonter les obstacles qu’affrontent nos employés. La haute direction d’EDSC demeure résolue à soutenir la mise en œuvre du plan de travail intégré RH‑à‑Paye, qui répond aux obstacles auxquels fait actuellement face la fonction publique.

Veuillez consulter l’annexe pour obtenir une vue globale des activités entreprises ou prévues par EDSC.

Cordialement,

Louise Levonian
Sous-ministre de l’Emploi et du Développement social

Pièce jointe : 1

c.c. L’honorable Jean-Yves Duclos, C.P., député
Ministre de la Famille, des Enfants et du Développement social

L’honorable Patty Hajdu, C.P., députée
Ministre de l’Emploi, du Développement de la main-d’œuvre et du Travail

L’honorable Kent Hehr, C.P., député
Ministre des Sports et des Personnes handicapées

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