Réponse de l’École de la fonction publique du Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

M. Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et
secrétaire du Cabinet Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Monsieur Wernick,

L’École de la fonction publique du Canada (l’École) fournit au greffier du Conseil privé un compte rendu des mesures que nous prenons pour aider à stabiliser le système de paye Phénix et nous assurer que nos employés sont payés correctement et à temps.

Je me suis profondément engagée à veiller à ce que l’École soutienne Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans leurs efforts de sensibilisation des cadres dirigeants, des gestionnaires et des employés au sujet de leurs rôles et responsabilités dans la mise en œuvre du système de paye Phénix.

La contribution de l’École en tant que fournisseur de services d’apprentissage

L’École donne aux fonctionnaires les connaissances et les compétences dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs responsabilités envers les Canadiens et les Canadiennes. Conformément à ce mandat, l’École a offert une formation élaborée par SPAC à l’intention des cadres dirigeants, des gestionnaires et des employés sur GCcampus, notre plateforme d’apprentissage en ligne. Cette formation a permis d’assurer que la formation des employés et des gestionnaires de tous les organismes clients de l’École était disponible en temps opportun. Le 19 octobre 2017, l’École a appuyé SPAC et le SCT en animant une séance avec les intervenants pour examiner les priorités et les principales activités, afin de déterminer les améliorations à apporter pour appuyer les employés et élaborer une stratégie. On prévoit une autre séance de consultation des intervenants en janvier 2018.

L’École continuera à fournir toute l’aide dont SPAC et le SCT ont besoin, afin d’aider les cadres dirigeants et les gestionnaires à comprendre leurs rôles et leurs obligations, et d’informer les employés sur le soutien à leur disposition. Dans l’intervalle, l’École continue d’organiser une formation de SPAC liée au système Phénix et d’appuyer les organismes clients en suivant l’achèvement de la formation de leurs employés et en les informant.

Mesures internes en cours à l’École

À l’égard des employés de l’École, l’équipe de direction et la Division des ressources humaines s’emploient à aider le personnel.

En raison de modalités de travail uniques à l’École, où les services des membres du personnel enseignant sont retenus en fonction des besoins, Phénix a eu une incidence particulière.

Des mécanismes ont été mis en place pour surveiller les problèmes liés à la rémunération et aux avantages sociaux de ces employés. Les cadres dirigeants et les gestionnaires ont contacté, personnellement et individuellement, les employés concernés. Il s’agit d’un exercice qui s’est révélé important pour valider les données de SPAC et aider à résoudre les problèmes en temps opportun. De plus, les gestionnaires sont également tenus de traiter de Phénix lors de leurs réunions de gestion, pour s’assurer que les employés se sentent soutenus et pour offrir des possibilités de clarifier ou de résoudre des problèmes émergents.

Les équipes de notre dirigeant principal des finances et des Ressources humaines se réunissent chaque semaine pour gérer les cas particuliers et accorder des avances de salaire en cas d’urgence lorsque le système Phénix présente des irrégularités.

L’École offre un soutien à ses employés en analysant leurs problèmes de rémunération et en offrant des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires, au besoin. L’École s’efforce de rectifier les problèmes en travaillant avec le Centre de rémunération. L’École traite les avances de salaire d’urgence et les paiements prioritaires en deux jours ouvrables suivant les demandes approuvées des employés. Les employés peuvent également présenter des demandes pour des dépenses remboursables liées aux problèmes de paye.

L’École a mis en place un processus d’intégration des étudiants pour l’année financière 2017‑2018 afin de s’assurer que les gestionnaires sont informés tout au long du processus d’embauche sur la manière de soutenir au mieux leurs stagiaires, et notamment de leurs responsabilités liées à la paye. Les dossiers de paye des étudiants sont étroitement surveillés pour veiller à l’exactitude de leur traitement par Phénix. Les échéances pour chaque étape d’intégration sont clairement communiquées aux gestionnaires afin d’éviter tout retard dans la rémunération des étudiants. Les lettres d’offre sont envoyées au Centre de paye bien avant les dates de début d’emploi pour réduire le risque de retard de paye. Les processus opérationnels ont été renforcés et étroitement suivis.

L’École continuera à soutenir ses employés en matière de problèmes de paye et veillera à ce que des mesures proactives soient en place pour les nouveaux employés comme il a été fait pour les étudiants.

Plans à venir

Apprentissage pour la fonction publique

L’École continuera d’appuyer SPAC et le SCT dans leurs efforts en matière de consultation et d’engagement, et de tenir ou d’élaborer de la formation destinée aux employés et aux cadres de la fonction publique.

Soutien aux employés de l’École

L’École continuera à communiquer de l’information à ses employés et à promouvoir l’apprentissage et la formation sur le sujet, y compris la formation en matière de stabilisation RH à la paye élaborée par le SCT. Les responsables de l’École passeront également en revue et mettront à jour son site intranet pour servir de moyen de communication interne sur les thèmes liés à la paye.

L’École se distingue par sa capacité d’adaptation aux nouvelles priorités et aux besoins d’apprentissage de l’ensemble de la fonction publique. Mon équipe et moi demeurons déterminés à travailler avec nos partenaires et clients de l’ensemble de la fonction publique pour répondre aux besoins de formation relatifs au système de paye – et pour faire en sorte que les employés de l’École soient rémunérés rapidement et avec exactitude.

Veuillez trouver ci‑joint un tableau de bord qui indique les efforts de l’École auprès de ses employés.

Cordialement,

Version originale anglaise signée par Wilma Vreeswijk, sous‑ministre/présidente de l’École, le 9 novembre 2017

c. c. L’honorable Scott Brison, président du Conseil du Trésor du Canada
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