Réponse de l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario

De Services publics et Approvisionnement Canada

Le 9 novembre 2017

M. Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et
secrétaire du Cabinet
80, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

Monsieur,
L’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario (FedDev Ontario) travaille activement en ce moment avec nos employés et le Centre afin de cerner et résoudre tous les problèmes liés à la paye dans notre Agence. Présentement, notre rapport de suivi interne indique que FedDev Ontario compte 211 cas de problèmes liés à la paye qui touchent 135 de nos employés, ce qui constitue 56 pour cent du personnel de l’Agence. Le Comité exécutif et moi-même sommes pleinement engagés à nous assurer que la rémunération des employés demeure une priorité de l’Agence et à prendre les mesures nécessaires afin d’atténuer toute difficulté excessive découlant des problèmes de paye dont les employés de FedDev Ontario auraient fait l’objet.

FedDev Ontario est une petite agence de 240 employés. L’administration centrale de FedDev Ontario est située à Waterloo, et l’Agence a des bureaux à Toronto, Ottawa et Peterborough. En février 2016, FedDev Ontario a fait une transition au Centre des services de paye de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et au système de paye Phénix, et en juillet 2016, l’Agence a effectué une transition au système Mes RHGC. Ainsi, FedDev Ontario est l’un des 11 ministères dans le paysage des systèmes RH-Paye-Pension ayant effectués la transition à tous les trois secteurs de transformation du système de paye.

Mesures préalables

Afin de préparer le personnel pour la transition au système Phénix et au Centre de paye de SPAC, l’Agence a fourni à tous les employés une « Liste de vérifications relatives à la transition » décrivant ce qui serait exigé d’eux durant la transition. Cette liste de vérifications comprend ce qui suit :

  • des instructions pour que tout le personnel puisse suivre une formation en ligne sur Phénix (des modules adaptés à la fonction);
  • l’accès à des formations en classe menées par l’Agence sur la façon d’interagir avec le Centre de paye de SPAC;
  • des renseignements par rapport à l’accès et l’utilisation du système maCLÉ et du portail des Applications Web de la rémunération (AWR).

Formation

Avant d’effectuer la transition au système Phénix et au Centre de paye de SPAC en février 2016, la totalité des employés, gestionnaires, et le personnel des finances et des RH de FedDev Ontario ont complété une formation en ligne sur Phénix spécifique à la tâche et organisée par l’École de la fonction publique du Canada. Par ailleurs, suivant la transition au système Mes RHGC en août 2016, l’Agence a donné aux employés plus d’accès aux séances d’information d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE).

L’Agence a commencé la mise en œuvre de mesures qui soutiennent la résolution des problèmes liés à la paye des employés dès qu’il est devenu évident que le personnel éprouvait des difficultés par rapport au nouveau système de paye. Mentionnons notamment :

Salaire d’urgence

Afin de réduire au minimum les difficultés excessives des employés qui éprouvent des problèmes de paye, l’Agence a immédiatement mis en œuvre une approche transparente en ce qui a trait aux demandes d’avances de salaire en cas d’urgence et aux paiements prioritaires. Cette approche a été clairement communiquée à tous les employés par l’entremise de leurs gestionnaires, ainsi que par la voie des courriels ministériels et du site intranet des RH. On rappelle continuellement aux employés de FedDev Ontario que les avances de salaire en cas d’urgence et les paiements prioritaires leur sont disponibles. Depuis février 2016, nous avons versé un total de 179 avances de salaire en cas d’urgence et paiements prioritaires.

Assurer le suivi

La plus importante mesure prise par l’Agence a été de mettre en place et de maintenir un suivi détaillé de tous les problèmes liés à la paye des employés, parallèlement aux rapports du Centre des services de paye de SPAC. Le rapport de suivi interne est structuré pour faire le suivi du nombre de nouveaux cas recensés par période de paye, le nombre de cas qui ont été réglés et le nombre d’avances de salaire en cas d’urgence ou paiements prioritaires qui ont été publiés par l’Agence. De manière similaire aux autres ministères, nous avons continué à observer une tendance à la hausse dans le nombre de cas non résolus, comme le nombre de problèmes liés à la paye signalés à chaque période de paye dépasse le nombre de problèmes résolus.

Le processus d’examen interne de FedDev Ontario fournit des preuves documentaires des types de problèmes que le personnel de FedDev Ontario a connus. Les problèmes liés à la paye sont répartis en catégories prioritaires : sans paye, à risque sans paye, et erreur de paye. Dans le cadre de la mise en œuvre de Mes RHGC pendant l’été 2016, nous avons commencé à échanger ces renseignements avec SPAC pour accroître leur sensibilisation aux défis et problèmes rencontrés au sein de l’Agence. En assurant le suivi des problèmes liés à la paye des employées, nous comparons constamment nos renseignements internes aux rapports et tableaux de bord de SPAC et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) alors qu’ils sont devenus accessibles. De manière importante, en tant que petit ministère, nous sommes en mesure de contacter rapidement les membres du personnel qui ont signalé des préoccupations pour les rassurer à l’effet que l’objet de leurs préoccupations est en train d’être examiné par l’unité des ressources humaines. De plus, l’équipe de Mes RHGC et le personnel des finances ont pu empêcher quelques problèmes d’arriver au moyen d’une surveillance minutieuse en vertu de l’article 33 sur les approbations salariales. à l’avenir, l’Agence continuera d’encourager fortement les employés à signaler tous les problèmes liés à la paye aux RH de FedDev Ontario et au Centre des services de paye de SPAC.

Communication avec les gestionnaires et les employés

FedDev Ontario s’engage à faire en sorte que les gestionnaires et les employés soient bien informés en ce qui concerne les mises à jour des problèmes liés à la paye et les outils à leur disposition pour les aider. J’ai constamment fourni des mises à jour sur les problèmes liés à la paye des employés et j’ai régulièrement organisé des séances de discussion ouverte avec le personnel. La Direction générale des RH veille aussi à ce que tous les renseignements pertinents soient couramment répartis dans l’Agence, y compris les mises à jour de SPAC et du SCT tels que :

  • renseignements fiscaux de fin d’exercice;
  • instructions simples concernant l’achèvement de la demande d’intervention de paye (DIP);
  • création d’une série d’astuces et de trucs par le Centre des services de paye de SPAC;
  • calendrier de paye de l’employé pour la convention collective.

De plus, notre site intranet des RH est continuellement mis à jour afin de fournir des renseignements sur le Centre des services de paye de SPAC, Phénix, les congés, le régime de pension et les avantages sociaux, les fiches d’informations du SCT, ainsi que les coordonnées pour signaler les problèmes de paye. La page d’accueil du site intranet des RH fournit un lien direct au formulaire de rétroaction de Phénix afin que les employés puissent facilement signaler tout problème de paye. 

Mobilisation des cadres supérieurs

Depuis février 2016, nous faisons des mises à jour régulières sur Mes RHGC, Phénix et le Centre des services de paye au Comité exécutif de l’Agence, qui à son tour, présente ces problèmes dans ses propres réunions. Depuis juillet 2017, les mises à jour des problèmes liés à la paye ont été fournies toutes les deux semaines en tant que point permanent du Comité exécutif, par le directrice générale (DG) des RH, accompagné de notre propre rapport de suivi interne.

Organisation de la Direction générale des ressources humaines de l’Agence

En tant que petit ministère, nous avons une petite Direction générale des RH qui est responsable de toutes les fonctions opérationnelles et organisationnelles des RH pour l’Agence, y compris la gestion des données de Mes RHGC et la fonction de liaison en matière de rémunération. En août 2016, l’Agence a reconnu le besoin d’augmenter les ressources pour résoudre les problèmes des employés liés à la paye en réaffectant des fonds pour soutenir un agent de liaison de la rémunération à temps plein ainsi qu’un adjoint des RH supplémentaire afin d’améliorer la saisie de données rapide et exacte dans Mes RHGC. En septembre 2017, la Direction générale des RH a fait l’objet d’une réorganisation afin de créer une Unité de liaison mixte en matière de rémunération et de données des RH qui comprend un chef d’équipe et des coordonnateurs qui sont responsables des données de Mes RHGC ainsi que des activités de liaison en matière de rémunération. Cette Unité consacre une partie de son temps aux travaux spécialisés liés à la paye pour déterminer les causes des problèmes de rémunération des employés. Cet été, l’un de nos coordonnateurs des RH a participé au camp de redressement de Phénix afin de renforcer la capacité de l’Unité à mieux comprendre et déceler les problèmes de rémunération des employés.

Partenariat avec le Centre de paye

Pour tirer parti de notre relation avec notre nouveau fournisseur de services de paye, le personnel de la Direction générale des RH participe régulièrement à des téléconférences avec le Centre de paye de SPAC et l’équipe de transformation du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) pour examiner les problèmes des employés et ceux présents dans l’ensemble du système, les problèmes d’intégrité des données et la gestion des données des RH. À ce jour, ces efforts ont permis de résoudre 331 problèmes des employés.

Étudiants

Au cours de la campagne d’embauche d’étudiants de 2017 de l’Agence, l’Agence s’est assurée que tous les étudiants assistent à une séance d’orientation approfondie comprenant des renseignements détaillés concernant la paye et la façon de signaler toute préoccupation. Nous effectuons continuellement des vérifications auprès des étudiants afin de nous assurer qu’ils ne rencontrent pas de difficultés au niveau de leur paye. Tous les problèmes de paye des étudiants qui ont été signalés aux RH ont été résolus à titre prioritaire avec le Centre de paye, et l’Unité des RH de l’Agence a effectué un suivi personnalisé auprès de tous les étudiants touchés.

Mise en œuvre de la convention collective

Pour nous préparer à la mise en œuvre de la convention collective, nous avons collaboré étroitement avec le SCT pour nous assurer que nos données de RH étaient saisies de manière rigoureuse dans Mes RHGC afin d’appuyer le traitement dans Phénix.

Agents négociateurs

J’ai communiqué l’engagement de l’Agence envers la résolution des problèmes de paye à nos collègues agents de négociation au cours de nos réunions semestrielles du Comité national de consultation patronale-syndicale (CNCPS) qui ont eu lieu en novembre 2016 et en mai 2017.

À ce jour, nous avons reçu trois griefs concernant des problèmes de paye. Parmi eux, un a été retiré puisque le problème a été résolu, un est à l’étape de la décision et le troisième est actuellement mis au calendrier à la dernière étape de traitement au sein de l’Agence. En ce qui concerne le deuxième grief, nous avons été en mesure de fournir une ventilation détaillée des mesures de paye présentes dans le dossier de l’employé à l’aide de notre suivi rigoureux.

Prochaines étapes

À l’avenir, je m’engage à continuer d’appliquer les mesures actuelles pour atteindre l’objectif de stabilisation de la paye pour tous les employés de FedDev Ontario. En reconnaissance de la nature intégrée des données des RH et de la rémunération, nous prévoyons mettre en place une formation sur les « RH à la paye » offerte par le Secteur de la transformation de la gestion des RH du BDPRH dans l’ensemble de l’Agence et nous prévoyons lancer cette formation à l’Agence d’ici décembre 2017.

De plus, à l’échelle ministérielle, l’Agence participera au « projet pilote des modules » en collaboration avec le Centre de paye de SPAC, le BDPRH, ISDE et Anciens Combattants Canada (ACC). Ce projet pilote fait passer les équipes opérationnelles du Centre de paye à une approche davantage axée sur le client, organisant les conseillers en rémunération (CR) et les adjoints à la rémunération en « modules », et traite les mouvements de paye en fonction des besoins ministériels. Ma DG des RH et les membres de son équipe ont visité le Centre de paye à Miramichi la semaine dernière dans le cadre de la première étape de notre participation active dans le projet pilote des modules. Je considère notre participation au projet pilote comme étant importante puisque près de 35 pour cent des ministères desservis par le Centre de paye sont considérés comme étant « petits » ou « minuscules ». Les plus petits ministères et organismes, en fonction de leur taille, peuvent plus facilement communiquer personnellement avec les employés touchés pour démontrer le soutien institutionnel et l’attention en plus de déterminer plus rapidement les tendances et les enjeux systémiques potentiels. Je me réjouis d’avance à l’idée d’offrir le soutien complet de mon Agence à nos collègues du Centre de paye pour ce projet pilote, et j’espère que nous serons en mesure d’indiquer d’autres mesures pour résoudre les problèmes vécus par nos employés.

En conclusion, je souhaiterais vous remercier pour cette occasion de fournir des renseignements détaillés sur la réponse de FedDev Ontario face à ces problèmes posés par le système de paye et pour réitérer que la résolution des problèmes de rémunération des employés demeurera une priorité pour FedDev Ontario. Je m’engage à m’assurer que l’Agence continue à mettre en œuvre des mesures qui permettront d’accroître la stabilité du système de paye.

Veuillez agréer mes salutations distinguées.

James Meddings

c.c. : L’honorable Navdeep Singh Bains, ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique
John Knubley, sous-ministre de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique
Les Linklater, sous-ministre délégué, Services publics et Approvisionnement Canada
Yaprak Baltacioğlu, Secrétaire du Conseil du Trésor
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet (Opérations), Bureau du Conseil privé

Date de modification :