Réponse de Instituts de recherche en santé du Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Le 8 novembre 2017

Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Ottawa (Ontario)
K1A 0A3

Monsieur,

Au nom du Dr Roderick McInnes, nous vous communiquons ci-après le contexte, les mesures prises à ce jour et les mesures que les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) entendent prendre pour aider à stabiliser le système de paye et s’assurer que les employés sont payés sans erreur et à temps. Ces renseignements sont fournis en réponse à votre lettre du 2 novembre 2017 sur les défis posés par le système de paye Phénix.

Contexte

  • Les IRSC sont un organisme distinct en vertu de l’annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
  • Les IRSC comptent quelque 509 employés qui sont non syndiqués (équivalent temps plein).
  • Les IRSC ne reçoivent pas de services du Centre de paye de Miramichi et continuent de compter sur des conseillers en rémunération sur place pour tous les mouvements de paye.
  • Un minimum de mouvements doivent être approuvés par les gestionnaires en vertu de l’article 34 de la LGFP, ce qui réduit le risque de paiements excédentaires et insuffisants puisque tous les membres du personnel des IRSC sont entrés comme « employés salariés » dans Phénix.
  • Le tableau de bord actuel sur la stabilisation de la paye montre que les IRSC sont en très bonne position (p. ex. nombre total de dossiers ouverts depuis plus de 30 jours au 31 octobre 2017 : 10 employés et aucun étudiant).
  • Aucune réclamation pour cause de difficulté financière n’a été présentée au bureau des réclamations des IRSC.

Mesures prises par les IRSC

Administration de la paye

  • Les conseillers en rémunération ont toute la latitude pour gérer leurs horaires et faire des heures supplémentaires et/ou du télétravail pour s’assurer que les mouvements de paye sont traités rapidement.
  • Les IRSC entrent les étudiants dans Phénix comme « employés salariés » et non « horaires », ce qui réduit le nombre d’approbations à donner par les gestionnaires dans Phénix en vertu de l’article 34 de la LGFP, ainsi que le risque de paiements excédentaires et insuffisants, tout en maintenant les principaux contrôles financiers.

Collaboration

  • Meilleure collaboration entre les employés de la Paye, de la Dotation et des Finances pour assurer l’exécution sans délai des mouvements de paye et la résolution des problèmes (p. ex. norme de service de deux jours pour émettre une avance de salaire d’urgence).
  • Chacune des demandes d’avance de salaire a été traitée, pour un total de 159 avances de salaire d’urgence versées depuis l’entrée en vigueur de Phénix.
  • Introduction d’une analyse de la variance et de contrôles internes pour s’assurer qu’un examen approprié est effectué quand des paiements en cycle et hors cycle sont approuvés en vertu de l’article 33 de la LGFP.

Communication avec les employés

  • Communication aux employés de l’importance d’examiner leur talon de paye les lundis des semaines de paye pour en vérifier l’exactitude et en aviser leur conseiller en rémunération dès que possible s’ils décèlent une anomalie. Les problèmes signalés les lundis sont pris en charge le jour même pour garantir que les employés reçoivent une avance de paye d’urgence le jour de paye.
  • Communication aux gestionnaires de l’importance d’approuver rapidement les mouvements de paye en vertu de l’article 34 de la LGFP.
  • Tous les employés et les gestionnaires ont été encouragés à suivre la formation initiale sur Phénix (le taux de participation a été bien au-delà de 90 %).

Rapports

Tous les rapports obligatoires sont produits à temps et les problèmes signalés sont pris en charge pour améliorer les services de paye (c.-à-d. paiement excédentaire et insuffisant, tableau de bord, etc.).

Mesures que les IRSC ont l’intention de prendre

  • Établissement d’une stratégie et d’un plan pour la participation à la formation sur la stabilisation du processus « Des RH à la paye ».
  • Les conseillers en rémunération et les professionnels de la dotation participeront à la formation en personne et en ligne.
  • Continuer de communiquer régulièrement avec les employés et les gestionnaires.
  • Les IRSC ont participé à la consultation du Conseil du Trésor au sujet de sa Ligne directrice sur la gestion financière de l’administration de la paye. La ligne directrice sera mise en œuvre intégralement lorsqu’elle sera publiée.

Soyez assuré que les IRSC sont résolus à travailler collectivement pour aider à stabiliser le système de paye et à régler les problèmes. Si vous avez besoin de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

Thérèse Roy, CPA, CA

Dirigeante principale des finances et vice-présidente à la gestion et à la planification des ressources
Instituts de recherche en santé du Canada/Gouvernement du Canada
therese.roy@cihr-irsc.gc.ca/Téléphone : 613-954-1946

c. c.
L’honorable Ginette Petitpas Taylor, ministre de la Santé

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