Réponse d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et
secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
Édifice Langevin
80, rue Wellington, bureau 332A
Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

Monsieur,

Je vous remercie de votre lettre du 2 novembre 2017 au sujet des efforts soutenus du gouvernement pour régler les problèmes liés au système de paye. Je reconnais l’excellent travail déjà accompli et toujours en cours par les ministères, selon les directives de l’Équipe RH-à-Paye intégrée en vue de prendre des mesures à l’égard de la situation actuelle. Je partage vos préoccupations et tiens à vous assurer que je suis, ainsi que mon personnel, fermement engagé à contribuer aux efforts pour stabiliser le système de paye et pour atténuer les effets de ces problèmes sur nos employés.

Depuis que nous sommes engagés dans le système de paye Phénix et que nous avons transféré les comptes des employés au Centre des services de paye le 24 février 2016, Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE) a collaboré avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et d’autres ministères pour offrir un soutien à nos employés, y compris prendre des mesures pour résoudre les domaines indiqués dans le document « Renforcer la contribution RH-à-Paye ».

Infrastructure et communications

  • La Direction générale des ressources humaines d’ISDE a établi un Bureau de liaison ministériel en vue de fournir toute l’expertise nécessaire pour assister les employés qui sont touchés par des problèmes de paye et pour transmettre les cas problématiques au Centre des services de paye. Le Bureau est chargé de communiquer régulièrement avec tous les employés et les gestionnaires sur les derniers développements en matière de paye, y compris les rôles et responsabilités des employés et des gestionnaires (notamment les responsabilités en vertu de l’article 34 et la responsabilité de tenir à jour des coordonnées personnelles exactes), et sur l’assistance disponible pour aider avec les problèmes de paye. À ce jour, le Bureau a transmis les dossiers de plus de 2 000 employés au Centre des services de paye pour résolution.
  • ISDE a constitué une équipe pluridisciplinaire comprenant des représentants du bureau de liaison, des Opérations des RH, des Systèmes des RH et des Opérations financières dans le but d’assurer la coordination des fonctions ministérielles de communication, de surveillance et de production de rapports. L’équipe a aussi fait en sorte que les travaux liés à l’adoption de Mes RHGC concordaient avec les travaux à l’appui du système de paye.
  • La DGRH a élaboré et publié un guide à l’usage des employés et des gestionnaires sur la manière d’effectuer les transactions liées à la paye et d’interagir avec le Centre des services de paye. Ce guide, initialement publié au début de 2016, a été régulièrement mis à jour depuis. Il a été distribué à d’autres ministères et reste l’outil de référence principal pour toutes les communications internes. Le SCT et le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines ont classé le guide d’ISDE comme une pratique exemplaire.
  • ISDE a affecté des ressources – y compris de nouvelles ressources et d’anciens conseillers expérimentés en matière de rémunération – pour surveiller les problèmes de paye et aider les employés en prenant les mesures suivantes :
    • fournir des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires;
    • gérer les réclamations des employés;
    • aider les employés et les gestionnaires à remplir la documentation et les formulaires relatifs à la paye, pour faire en sorte que le Centre des services de paye reçoive de l’information exacte et complète pour chaque transaction;
    • fournir une « source fiable » centralisée de vérification et soumettre des demandes d’intervention de paye (DIP);
    • accorder les approbations en vertu de l’article 33;
    • assurer le suivi et la rectification des DIP rejetées;
    • procéder à l’entrée de certaines transactions liées à la paye directement dans l’application Mes RHGC (retour de congé, congé sans solde de plus de cinq jours, cessation d’emploi), afin d’accélérer la saisie des données et d’alléger le fardeau lié aux transactions imposé au Centre des services de paye;
    • surveiller les données des RH et de la paye pour tenter de détecter au passage les erreurs de saisie ou d’échange de données pour pouvoir les corriger avant qu’elles n’affectent la paye de l’employé;
    • repérer les problèmes potentiels dans les systèmes Phénix et Mes RHGC pour les rapporter à SPAC.
  • En plus d’encourager les employés à suivre la formation initiale sur Phénix offerte par l’École de la fonction publique du Canada, ISDE a offert sa propre formation interne sur Mes RHGC (adoptée à ISDE en juillet 2016) qui mettait l’accent sur l’impact que les transactions faites dans Mes RHGC peuvent avoir sur la paye des employés et visait à aider les gestionnaires et les employés d’ISDE à s’acquitter de leurs responsabilités à l’égard de la paye dans Mes RHGC de manière fiable et rapide.
  • Tous les spécialistes des RH d’ISDE ont reçu une formation supplémentaire et bénéficient d’un encadrement constant pour faciliter la transition aux nouveaux systèmes (Phénix et Mes RHGC) de façon à réduire au minimum les erreurs de saisie de données pouvant avoir un impact sur la paye.

Gouvernance, leadership et supervision

  • ISDE participe à tous les comités interministériels consultatifs et de gouvernance dans le domaine de la paye, y compris les comités RH-à-Paye des sous-ministres, des sous-ministres adjoints (SMA) et des directeurs généraux (DG). La DG des Ressources humaines d’ISDE a été particulièrement active, notamment dans le cadre du comité antérieur de coordination de la rémunération des DG, mais aussi de manière plus informelle en consultant ses homologues à l’échelle du gouvernement et du Conseil des ressources humaines.
  • ISDE a travaillé avec SPAC afin d’obtenir la permission pour que le Ministère puisse entrer directement plusieurs transactions liées à la paye et donner un accès « visuel » à Phénix permettant ainsi au personnel d’ISDE de fournir de l’information plus pertinente aux employés et au Centre des services de paye pour la résolution des cas problématiques.
  • Les SMA et les cadres supérieurs d’ISDE et moi avons été régulièrement informés de la situation des problèmes de paye, notamment sous forme de point permanent à l’ordre du jour du Comité de gestion du Ministère. Chaque réunion d’information comportait des mises à jour sur les mesures internes prises pour la paye, le nombre de cas suivis à l’interne, ainsi que des rapports de cas et des tableaux de bord fournis par le Centre des services de paye et le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines.
  • ISDE a rendu compte au Bureau du vérificateur général et au SCT des ressources consacrées au soutien de l’administration de la paye en juin et septembre 2017, respectivement.
  • ISDE participe au Groupe de travail interministériel de l’analyse dirigé par le SCT, qui conduit actuellement une analyse des causes profondes des problèmes du système de paye.
  • ISDE participe également à un groupe de travail dirigé par SPAC en vue d’améliorer l’intégration des données (« correspondance de l’empilement des travaux ») entre Mes RHGC et Phénix, et d’élaborer un outil capable d’identifier et de corriger les discordances entre les données.

En plus de poursuivre les activités mentionnées ci-dessus, nous comptons entreprendre les mesures suivantes :

  • Tous les employés et les gestionnaires d’ISDE seront tenus de suivre la nouvelle formation sur la stabilisation des RH-à-Paye qui sera bientôt lancée par le SCT. La formation comprendra des facteurs pour aider les gestionnaires sur la manière d’incorporer les pratiques RH-à-Paye dans leurs activités habituelles. Elle traitera également des responsabilités des employés et des gestionnaires, incluant celles liées aux approbations en vertu de l’article 34 et à la mise à jour des coordonnées personnelles exactes.
  • ISDE, ainsi que le ministère des Anciens Combattants et l’Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario, participeront à un projet pilote de quatre mois sur un nouveau modèle opérationnel pour le Centre des services de paye, et ce, à compter de décembre prochain au Centre de paye. Ce projet pilote reflète notre recommandation constante de ne plus traiter les transactions liées à la paye de manière isolée, mais plutôt en prenant en considération l’ensemble du dossier de paye de chaque employé. Dans ce contexte, SPAC et le SCT ont manifesté leur intérêt à appliquer notre expertise en matière d’examens de processus de rationalisation (Lean) à certains processus de la paye.

Je suis conscient de la complexité et de l’ampleur du travail requis pour stabiliser le système de paye et que cela nécessitera du temps et des efforts importants. De plus, je reconnais l’impact que les problèmes de paye ont sur la réputation du gouvernement en tant qu’employeur, non seulement sur notre capacité de recrutement dans un marché de l’emploi concurrentiel, mais aussi sur la volonté des fonctionnaires d’accepter une mutation entre ministères ou des affectations intérimaires malgré la possibilité qu’ils se retrouvent sans paye pour un certain temps.

ISDE a des compétences considérables dans le domaine de la rémunération et nous comptons en faire bon usage pour assurer la rationalisation nécessaire à l’efficacité des processus internes et pour contribuer aux efforts à l’échelle du gouvernement dans le cadre du Plan intégré. Je continuerai d’encourager mon personnel à appuyer les employés et les gestionnaires pour traiter et atténuer les problèmes de paye et à collaborer étroitement avec leurs homologues de SPAC et d’autres ministères afin que nous parvenions à stabiliser le système aussi rapidement et économiquement que possible, dans les circonstances présentes.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

John Knubley

c.c. L’honorable Navdeep Bains, C.P., député
L’honorable Kirsty Duncan, C.P., députée
L’honorable Bardish Chagger, C.P., députée

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