Réponse de ministère de la Défense nationale

De Services publics et Approvisionnement Canada

M. Michael Wernick
Greffier du conseil privé et secrétaire du Cabinet
80, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

M. Wernick,

Je vous remercie de votre lettre du 2 novembre 2017, dans laquelle vous demandez des renseignements au sujet des mesures prises par le ministère de la Défense nationale (MDN) pour aider à stabiliser le système de paye et pour veiller à ce que nos employés soient payés avec exactitude et à temps.

Je tiens à vous assurer que le MDN ne ménage aucun effort pour que les employés reçoivent une rémunération juste en contrepartie de leur travail et de leur contribution au gouvernement du Canada. Le personnel civil du MDN joue un rôle capital pour veiller à ce que les femmes et les hommes qui font partie des Forces armées canadiennes (FAC) puissent être déployés partout dans le monde et revenir au pays en toute sécurité. Nous avons pris des mesures considérables et nécessaires pour régler les problèmes liés à la paye des employés et pour que le Ministère contribue à résoudre les problèmes de rémunération à l’échelle du gouvernement, et nous poursuivrons nos efforts en ce sens.

Contexte

Le MDN emploie environ 28 000 fonctionnaires à tout moment. La gestion de notre effectif est assurée par des gestionnaires militaires et civils situés dans 40 emplacements au Canada et à l’étranger, et nous offrons plus de 70 types de postes allant des programmes (par exemple politique et approvisionnement) au soutien opérationnel direct (par exemple employés affectés à la réparation des navires, pompiers, et personnel de cuisine). Dix des 15 agents négociateurs fédéraux sont au Ministère, et ils représentent 18 conventions collectives. Notre masse salariale totale s’élève à environ 1,6 milliard de dollars annuellement, dont 66,5 millions de dollars en rémunération bimensuelle.

Situation au MDN en date du 1er novembre 2017 :

  • les 34 198 dossiers en suspens qui dépassent 30 jours au MDN représentent 10 % des arriérés de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) – il s’agit d’une augmentation de 3 500 cas depuis juin 2017;
  • au total, 16 700 employés (63 % de l’effectif du MDN) attendent le règlement de problèmes liés à la paye;
  • on dénombre 8 200 employés qui ont 1 dossier, 4 300 qui en ont 2, et 4 200 qui en ont 3 ou plus;
  • les dossiers concernent tous les types d’opérations; toutefois, les nombres les plus élevés sont liés aux affectations intérimaires (6 651), aux indemnités (4 875), aux trop-payés (3 091), aux cessations d’emploi (2 542), aux réembauches (2 385) et à d’autres éléments (4 425);
  • au total, le MDN a versé plus de 2,6 millions de dollars en avance de salaire d’urgence, en paiements prioritaires et en réclamations de frais remboursables.

Mesures prises jusqu’à maintenant

Depuis la transition vers Phénix en février 2016, le MDN a instauré des mesures particulières pour offrir un soutien direct à nos gestionnaires et à nos employés.

  • Nous rétablissons nos services de rémunération depuis cette transition. L’équipe de la rémunération compte actuellement 65 employés (17 conseillers en rémunération), mais on prévoit qu’elle s’agrandira pour compter 100 employés (dont 35 conseillers en rémunération).
  • Nous avons une équipe spéciale de responsables de la comptabilisation du temps qui saisit les demandes d’intervention de paye pour les gestionnaires militaires de civils qui ne peuvent avoir accès à Phénix (parce qu’ils n’ont pas de code d’identification de dossier personnel). Cette équipe formée de 19 responsables de la comptabilisation du temps dans la région de la capitale nationale se charge de la saisie en temps opportun dans le système.
  • Au cours des 6 derniers mois, 10 conseillers en rémunération ont intégré des bureaux satellites de SPAC, et 7 ont été affectés au sein du Ministère en vue de régler les dossiers importants et en suspens du MDN. À ce jour, plus de 1 800 cas ont été réglés. Nous participons à des discussions avec SPAC afin d’affecter d’autres conseillers en rémunération dans d’autres bureaux satellites.
  • Une équipe chargée de la source fiable (vérification en vertu de l’article 34) composée de 5 employés situés à Saint-Jean, au Québec, assure un service national qui a permis d’atteindre l’un des taux de rejet des demandes d’intervention de paye les plus bas (actuellement à 11 %).
  • Communication et formation continues à l’intention de l’Équipe de la Défense quant aux problèmes liés à la paye, c’est-à-dire des activités allant des séances d’information sur des sujets précis aux assemblées générales, en passant par des conseils et guides électroniques. Jusqu’à présent, 79 % des employés et des gestionnaires ont suivi la formation.
  • Formation d’une unité chargée des réclamations de frais remboursables, composée de 5 employés, pour offrir un soutien aux employés actuels et anciens qui ont engagé des frais remboursables ou dont les avantages sociaux ont été touchés par la mise en œuvre de Phénix. Cette équipe s’applique également à aider les employés qui connaissent des difficultés financières, en leur versant des paiements prioritaires par rémunération spéciale. Jusqu’à maintenant, un total de 65 réclamations ont été reçues et ont donné lieu à des paiements représentant plus de 11 000 $ pour des réclamations de frais remboursables, et plus de 360 000 $ ont été versés pour un total de 115 paiements prioritaires traités.
  • Affectation de 3 ressources pour régler les incohérences liées au rapprochement des crédits salariaux et aux rapports financiers, et collaboration directe avec les représentants de SPAC afin de cibler les problèmes liés à la déclaration des sources.
  • Formation d’une équipe spéciale chargée des communications et création d’une page Web pour la livraison opportune des produits, afin de veiller à ce que les employés et les gestionnaires aient facilement accès aux renseignements importants et pertinents.
  • Tous les N1 ont reçu l’ordre de mobiliser personnellement leurs employés, particulièrement ceux qui ont connu des situations où aucune paye ne leur a été versée. En outre, j’ai moi-même tenu 2 grandes assemblées générales (Halifax et Esquimalt) aux emplacements où les civils sont les plus nombreux. J’ai rencontré les commandants des bases et des escadres et je leur ai demandé de m’informer de tout problème lié à la paye qui touche leur personnel. À ce jour, j’ai reçu de la part de 7 commandants de base et d’escadre des tableurs contenant des problèmes associés à Phénix, alors nous sommes en mesure de régler immédiatement les problèmes les plus flagrants.
  • Le ministre Sajjan est informé des problèmes associés à Phénix et y travaille. Un tableau de bord sur les données concernant Phénix est présenté chaque semaine à son personnel.

Le Ministère tient un rôle actif au sein de divers comités et forums interministériels sur la gouvernance, comme le Sous-comité des communications du Comité de relations syndicales-patronales et le Groupe de travail sur les données, les rapports et l’analyse, et il participe pleinement aux vérifications du Bureau du vérificateur général sur les Problèmes de paye de Phénix et au Projet de modernisation des services et des systèmes de paye.

Le MDN reconnaît le rôle que les agents négociateurs peuvent assumer pour répondre aux besoins de leurs membres et, à ce titre, nous les traitons comme des partenaires clés. Les agents négociateurs ont bien apprécié nos consultations régulières et l’octroi d’un accès direct à notre équipe de rémunération, ce qui constitue une pratique exemplaire dans l’ensemble du gouvernement en matière de soutien aux employés.

Reconnaissant que nos employés opérationnels ne pouvaient pas nécessairement utiliser les services de paye et de centre d’appels de SPAC, le MDN a mis en œuvre en février 2017 un processus d’indexation solide ainsi qu’une unité spécialisée pour traiter les cas de paye essentiels et de base afin de s’assurer qu’aucun employé ne se retrouve sans salaire. Cette unité permet d’assurer la réception, le suivi et le signalement cohérents des cas. De plus, le Ministère a mis sur pied une unité chargée des réclamations de frais remboursables et des paiements prioritaires pour la rémunération spéciale en octobre 2016 et en juin 2017, respectivement.

Nous travaillons en collaboration avec SPAC, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) et d’autres ministères au sujet d’une solution pangouvernementale visant à résoudre les problèmes opérationnels clés, et nous apportons notre soutien à ces ministères. Par exemple, le MDN :

  • a validé et mis à jour des données du Ministère en vue de la mise en œuvre des conventions collectives avec une exactitude de 98 %;
  • s’est engagé avec le Service correctionnel du Canada à établir un bureau de paye satellite en février 2017;
  • a fourni une expertise et des ressources de haut niveau de notre groupe du sous-ministre adjoint (Matériel) pour appuyer le Bureau de gestion de projet qui a récemment été mis sur pied par SPAC;
  • continue de travailler avec d’autres ministères et organismes opérationnels comme Pêches et Océans Canada, Anciens Combattants Canada et l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour cerner les problèmes communs et communiquer les meilleures pratiques et solutions.

Plan d’action intégré des ressources humaines à la paye du ministère de la Défense nationale

Pour harmoniser et appuyer le prochain Plan d’action intégré des RH à la paye de SPAC-SCT, le MDN améliore son propre plan d’action en fonction de trois piliers : personnes, processus et technologie/outils, lesquels sont décrits plus en détail à l’annexe A. Notre plan renforcera le plan de SPAC et du SCT tout en tenant compte de notre environnement de travail unique et de nos exigences en matière de paye.

  • Personnes  : Fournir aux employés et aux gestionnaires l’information et le savoir-faire nécessaires et accroître la capacité de nos conseillers en ressources humaines et en rémunération de saisir et de traiter la paye en temps opportun. Le nombre de conseillers en rémunération passera à 35 d’ici avril 2018.
    • Les conseillers en rémunération qui ont été intégrés à SPAC continueront de traiter de nombreux cas à grande incidence comme les indemnités et les affectations intérimaires.
  • Processus : Collaborer avec le BDPRH et SPAC pour élaborer et mettre en œuvre les améliorations du processus des RH à la paye.
    • Effectuer une analyse des causes profondes pour étayer la rationalisation et l’amélioration des processus de RH (classification, dotation électronique et dotation en personnel) qui ont une incidence directe sur la rémunération.
    • Se pencher sur l’intégrité des données et l’intégration de l’information en temps opportun.
    • Évaluer et réviser les processus opérationnels communs des ressources humaines afin d’éliminer les étapes inutiles qui entravent la paye.
    • Surveiller et mesurer la qualité et l’opportunité de notre apport à Phénix.
    • Efforts concentrés déployés sur les refus des demandes d’intervention de paye pour réduire davantage les taux de 11 % – voici deux domaines clés qui sont visés : 1. changements de processus et 2. exhaustivité et exactitude des données.
  • Technologie/outils : Promouvoir un accès accru et amélioré au système de paye et proposer les changements nécessaires pour répondre aux besoins particuliers du Ministère.
    • Plus précisément, travailler avec SPAC pour régler un problème de système afin d’éliminer un arriéré d’environ 2 200 affectations intérimaires concernant les pompiers.
    • Notre équipe des communications dévouée assure la transmission rapide de l’information, y compris des mises à jour hebdomadaires ciblées sur les nouvelles de l’Équipe de la Défense.
    • Améliorer nos communications existantes en produisant des vidéos d’instruction et des messages publicitaires qui encouragent les gestionnaires et les employés à prendre des mesures pour améliorer la rapidité et l’exactitude de la paye.

Prochaines étapes

Bien que le MDN ait fait d’importants progrès pour soutenir nos employés jusqu’à maintenant, nous reconnaissons qu’il reste du travail à faire. Nous continuons de promouvoir :

  • un meilleur accès au système de paye pour résoudre directement et globalement les problèmes de paye des employés;
  • l’accès externe au système de paye pour les employés qui sont en congé et qui n’ont aucun moyen d’accéder à leur dossier et d’évaluer leur situation en matière de paye;
  • l’établissement de partenariats avec d’autres services opérationnels pour régler les problèmes communs et trouver des solutions.

Pour terminer, le MDN a été chargé de résoudre les problèmes liés à la paye à l’échelle individuelle, locale et nationale en dotant des équipes de rémunération spécialisées, en participant aux comités de gouvernance et aux groupes de travail à tous les niveaux, en fournissant un soutien technique en matière de gestion de projet au BGP de SPAC, en travaillant avec les agents négociateurs et en communiquant avec le personnel de façon constante.

Vous pouvez compter sur ma collaboration continue, comme John Forster l’a fait avant moi, avec la collectivité des sous-ministres pour élaborer des solutions, et nous sommes déterminés à prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la résolution rapide des problèmes liés à la paye.

Veuillez agréer, Monsieur, mes sincères salutations.

Jody Thomas

Pièces jointes : Annexe A : Plan d’action intégré des RH à la paye du MDN

c.c. : L’honorable Harjit S. Sajjan, CP, OMM, MSM, CD, député, ministre de la Défense nationale
Yaprak Baltacioğlu, secrétaire du Conseil du Trésor
Les Linklater, sous-ministre délégué, Services publics et Approvisionnement Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet (Opérations), Bureau du Conseil privé

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