Archivé : Réponse du ministère de la Justice
De : Services publics et Approvisionnement Canada
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Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington, bureau 332A
Ottawa (Ontario) K1A 0A3
Monsieur Wernick,
Je vous remercie de votre lettre du 2 novembre 2017. Je suis consciente que les répercussions de la mise en œuvre du système de paye Phénix ont créé une situation difficile, et je suis reconnaissante d’avoir l’occasion de vous renseigner sur les efforts qui sont déployés, des investissements qui sont réalisés et des mesures concrètes qui sont prévues ou qui ont été prises par le ministère de la Justice (MJ) pour contribuer à stabiliser la situation. Je reste déterminée à veiller à ce que les employés de tous les niveaux du MJ reçoivent à temps la rémunération qui leur est due. Des renseignements plus détaillés se trouvent à l’annexe A.
Parmi les mesures qui ont été prises jusqu’à maintenant par le MJ, notons la création en février 2016 d’une unité centralisée (l’unité de liaison et de source fiable) chargée de faire la liaison avec le Centre des services de paye dans le but d’alléger certaines pressions et de régler certaines questions urgentes relatives à la paye. Pour aider à réduire le fardeau du Centre des services de paye, l’unité a récemment recommencé à assumer la responsabilité de certaines interventions de paye dans le but de veiller au rétablissement ou à la cessation de la paye en temps opportun et ainsi de réduire le nombre de problèmes liés aux paiements en trop et aux paiements insuffisants. Ces responsabilités se rapportent à ce qui suit : congé non payé de longue durée (cessation de la paye); retour d’un congé non payé (rétablissement de la paye); cessation d’emploi (cessation de la paye); congé payé dans le système des Ressources humaines (RH) pour les employés qui ne peuvent pas utiliser l’outil de libre-service (plus de 1 000 entrées par année); correction des champs essentiels pour la paye et vérification de la correspondance des corrections dans Phénix; rapports de l’employeur concernant l’indemnisation des accidentés du travail (le délai de trois jours prévu par la loi est respecté); vérification après paiement pour le compte de la Direction générale des finances du MJ pour s’assurer que les paiements sont exacts et qu’il n’y a pas eu de paiements en trop, compte tenu des règlements en matière de RH. D’autres responsabilités pourraient être ajoutées, par exemple remplir les rapports de l’employeur concernant l’assurance invalidité et l’assurance invalidité de longue durée (cela pourrait se faire en cinq jours ouvrables si l’on avait accès à certains autres modules de Phénix) et fournir des renseignements aux employés sur leur admissibilité aux avantages sociaux et la procédure à suivre.
Par ailleurs, en mai 2017, le MJ a envoyé quatre employés ayant déjà exercé les fonctions de conseiller en rémunération pour participer à une formation intensive de douze semaines donnée par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour apprendre comment traiter les mouvements de paye dans Phénix. De plus, au cours de la dernière année, le MJ a établi un bureau ministériel des réclamations. Bien qu’il s’agisse d’une initiative menée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le MJ a exercé son pouvoir discrétionnaire pour rembourser les employés du MJ ayant présenté des réclamations et pour représenter leurs meilleurs intérêts lors de l’examen des dossiers avec le SCT. Depuis avril 2016, le MJ offre régulièrement des avances de salaire d’urgence à ses employés dont le versement du salaire a été interrompu. La procédure pour obtenir un paiement d’urgence a été communiquée clairement et continuera d’être communiquée activement à l’ensemble des employés du MJ, tout comme les renseignements pertinents et stratégiques qui peuvent aider les employés à comprendre la meilleure façon de soulever les problèmes de paye et à connaître les initiatives menées par le gouvernement pour régler les problèmes liés au système de paye Phénix. Jusqu’à maintenant, nous avons envoyé 44 messages par courriel à l’ensemble du personnel et publié ces messages sur la page d’accueil de notre site intranet. Nous avons également publié 5 infographies et 30 nouveaux articles dans notre bulletin hebdomadaire interne, qui est transmis à l’ensemble du personnel et accessible sur le site intranet du MJ. J’ai également communiqué régulièrement avec les membres de la haute direction du MJ, par exemple lors d’une séance d’information à l’intention de la direction, qui a eu lieu récemment au MJ. Ma DPF et SMA, Secteur de la gestion, et son directeur des relations de travail et de la rémunération ont également assisté à certaines des réunions de l’équipe de gestion avec mes subordonnés directs, pour prendre connaissance des préoccupations des employés et y répondre du mieux qu’ils le pouvaient. Enfin, dans certains cas, au lieu de simplement réagir aux problèmes de paye, nous avons pris des mesures proactives. Par exemple, dans des cas où certains de nos employés ayant droit à des versements supplémentaires avaient des problèmes de paye, mon unité de liaison et de source fiable s’est chargé de vérifier si tous les employés dans la même situation éprouvaient le même problème. Nous avons ainsi été en mesure de repérer de façon proactive les problèmes pour nos employés, au lieu d’attendre qu’ils les soulèvent, et de travailler à la recherche de solutions pour tous les employés touchés.
Pour ce qui est des mesures qui seront prises, le MJ collabore avec le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines et le SCT en vue d’offrir quatre séances de formation en ligne sur le système de paye Phénix à l’ensemble des intervenants qui participent aux mouvements de paye au MJ. Ces séances devraient être offertes à compter de la mi-novembre 2017. Le MJ s’emploie également à créer un groupe de travail sur le processus des RH à la paye en vue d’officialiser et de faciliter les travaux de collaboration continue menés par les professionnels du MJ dans les domaines des ressources humaines, des finances, des technologies de l’information et des communications, et ce, dans le but de créer des outils internes utiles pour veiller à ce que les employés du MJ reçoivent en temps opportun la paye qui leur est due.
Le MJ travaille également à un projet pilote avec SPAC qui vise à examiner et à évaluer les avantages de l’intégration de toutes les sources de données pertinentes en matière de paye (OPS, PeopleSoft, Phénix, SIFM, rapports de non-conformité relatifs à Phénix et registre de dotation). Ce projet pourrait viser bien d’autres avantages, comme les tableaux de bord juste-à-temps servant à nous informer, les gestionnaires et moi, des progrès réalisés, ainsi que la simplification des activités de comptabilité, d’établissement de rapports et de rapprochement de la paye.
Il convient de souligner que l’accès à l’outil de gestion des dossiers utilisé par le Centre des services de paye permettrait au MJ et à d’autres ministères de mieux répondre aux demandes de renseignements des employés et de les informer des progrès réalisés dans leur dossier. Ceci pourrait possiblement réduire le nombre d’appels et de demandes de renseignements reçus par le Centre des services de paye et améliorerait la confiance des employés à l’égard du traitement de leur dossier. Le MJ aimerait collaborer avec ses partenaires en vue de développer cette option pour l’avenir.
Enfin, bien que nous déployions tous les efforts possibles, nos progrès sont limités étant donné les problèmes plus vastes. Le nombre de demandes et de nouveaux problèmes de paye complexes continue de croître; la confiance de nos employés à l’égard de nos efforts diminue de façon constante, et notre unité de liaison et de source fiable travaille à un rythme qui n’est pas soutenable à long terme. Je rencontrerai les membres de l’équipe dans les prochains jours, et je compte m’assurer qu’ils se sentent valorisés et appuyés, et qu’ils sont habilités à faire leur travail. Je souhaite leur dire que je sais qu’ils font tout en leur pouvoir pour maintenir le niveau d’effort et atteindre les objectifs en matière de services. J’insisterai également sur le fait que j’aimerais que cela continue, sans stress excessif pour les employés et sans nuire au mieux-être au travail. Entre-temps, j’ai présenté une demande pour que les membres de mon unité de liaison et de source fiable puissent eux aussi profiter de l’entente conclue entre le SCT et l’Alliance de la fonction publique du Canada (le syndicat) en vue d’offrir une indemnité de recrutement et de maintien en poste de 4 000 $ aux conseillers en rémunération du Centre des services de paye et des ministères qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye. Je suis heureuse de vous informer que ma demande a été acceptée.
Pour terminer, j’aimerais répéter que le MJ est déterminé à continuer à travailler avec SPAC et à l’aider de quelque façon que ce soit à minimiser les répercussions des problèmes continus liés au système de paye Phénix.
Veuillez agréer, Monsieur Wernick, l’expression de mes sentiments les meilleurs.
Me Nathalie G. Drouin, Ad. E.
Sous-ministre de la Justice et
sous-procureure générale du Canada
c.c.: L’honorable Jody Wilson-Raybould, C.P., c.r., députée,
ministre de la Justice et procureur général du Canada