Réponse de l’Office national de l’énergie

De Services publics et Approvisionnement Canada

Le 09 novembre 2017

Monsieur Michael Davies
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
80, rue Wellington Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Monsieur,

Je vous remercie de votre lettre concernant le suivi permanent sur les difficultés associées au système de paie.

L’Office national de l’énergie éprouve les mêmes difficultés que l’ensemble de la fonction publique en ce qui a trait au système de paie, mais à un degré moindre. Cela s’explique en partie par le fait que l’Office dispose d’une équipe interne de conseillers en rémunération. Il s’agit d’un avantage marqué pour apporter de tous les changements et aider notre personnel à surmonter les difficultés qui ont surgi.

La haute direction et notre équipe de professionnels de la rémunération ont instauré un certain nombre de mesures pour atténuer, le plus possible, les écueils liés au traitement de la paie.

Voici les mesures que nous avons mises en place jusqu’à présent :

  • Augmentation de la taille de notre équipe de la rémunération par l’embauchage de six nouveaux conseillers en rémunération permanents pour soutenir notre équipe habituelle de trois personnes;
  • Collaboration avec le conseiller en rémunération du SPAC à Edmonton, pour offrir trois séances de formation à nos conseillers en rémunération;
  • Collaboration avec le conseiller en rémunération du SPAC à Edmonton pour offrir une formation sur l’administration de la paie aux conseillers en rémunération et chefs de la rémunération qui étaient des novices dans l’administration de la paie au fédéral et ceux qui avaient besoin d’une formation d’appoint;
  • Autorisation d’heures supplémentaires pour les membres de l’équipe de la rémunération afin de pouvoir exécuter les opérations comportant des contraintes de temps;
  • Instauration d’une prime de maintien en poste de 2 500 $ pour les conseillers en rémunération, à compter du 14 juin 2017.
  • Mise en place d’un projet « pilote », dans le cadre duquel, un conseiller en rémunération chevronné accompagne un conseiller moins expérimenté dans le traitement de la rémunération et des avantages sociaux et dans Phénix, ainsi que dans la résolution des dossiers complexes;
  • Affectation d’un conseiller en rémunération ayant un solide bagage en finances et en audit pour faire une vérification approfondie du compte de paie de chaque employé dans le but de déterminer l’ampleur des paiements en trop ou en moins. Lorsque cette vérification sera terminée, une démarche stratégique sera adoptée pour corriger ces erreurs;
  • Proactivité dans la mise en œuvre de la nouvelle convention collective conclue entre l’Office et le SPAC, en collaborant avec le SPAC à Ottawa pour faire l’inventaire des solutions aux problèmes connus qui influent sur les versements rétroactifs de salaire;
  • Communication aux employés et aux gestionnaires de toutes les difficultés reliées à la paie par des courriels, des mises à jour dans l’intranet et des rencontres. Ainsi, sur la page d’accueil de l’intranet de l’Office, une rubrique est consacrée aux avis concernant la rémunération, afin que le personnel puisse prendre connaissance rapidement de toutes les questions qui ont trait à la rémunération et aux avantages sociaux;
  • Préconisation d’une démarche attentionnée, opportune et axée sur le client quand un employé n’a pas reçu sa paie habituelle. Le service de la rémunération informe rapidement l’employé du problème et, en collaboration avec le service des finances, traite promptement des avances de salaire urgentes dans les deux jours suivant le jour habituel de la paie;
  • Transmission aux deux semaines de données pour la production de données sur le portail et de rapports trimestriels sur les paiements en trop ou en moins au BDPRH;
  • Pour les employés mutés, dont l’ancien employeur au gouvernement fédéral n’allait pas leur verser leur salaire tant que leur dossier de paie ne serait pas transféré à l’Office, des avances de salaire d’urgence ont été accordées pour atténuer les conséquences financières négatives sur eux;
  • Traitement dans les deux semaines des dossiers des employés mutés à l’extérieur de l’Office afin que le Centre des services de la paie ait accès au compte de la paie de ces employés le plus rapidement possible, de manière à ne pas entraîner de retard dans le traitement de leur paie par le Centre des services de la paie;
  • Mise en ligne d’une page sur l’intranet de l’Office qui explique aux employés comment mettre à jour leurs renseignements personnels pour que leur relevé d’impôt tienne compte de leur province de résidence dans les retenues fiscales.

Les mesures suivantes seront prises :

  • En raison de formations plus prioritaires, l’Office n’a pas offert la formation RH à la paie du BDPRH. Cependant, cette formation devrait être offerte durant la prochaine année (civile).
  • Nous maintiendrons notre démarche axée sur le client pour régler rapidement les problèmes liés à la paie, avec le désir d’atténuer le plus possible l’incidence négative pour le personnel.
  • Nous participerons activement aux téléconférences du SPAC afin d’être tenus informés des outils de travail, de manière que nos conseillers en rémunération aient accès aux plus récentes directives concernant le traitement de la paie.
  • Nous allons continuer à respecter les exigences en matière de rapport, afin de permettre au gouvernement fédéral de mesurer l’ampleur des problèmes liés à la paie pour qu’il puisse adopter une stratégie de résolution à l’échelle de la fonction publique.

Nous vous sommes reconnaissants des efforts qui sont déployés pour résoudre les problèmes, et nous continuerons à collaborer avec le SPAC et le BDPRH afin de stabiliser la rémunération du personnel de l’Office.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Le président et premier dirigeant,

C. Peter Watson, P. Eng., FCAE

c. c. Les Linklater, sous-ministre délégué, Services publics et Approvisionnement Canada
Yaprak Baltacioglu, secrétaire du Conseil du Trésor
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet, Opérations, Bureau du Conseil privé

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