Réponse de Santé Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington, bureau 332A
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Monsieur,

J’ai bien reçu votre lettre du 2 novembre 2017 dans laquelle vous me donniez l’occasion de mettre en évidence tout ce que Santé Canada a fait et continuera de faire pour aider à stabiliser le système de paye et s’assurer que les employés sont payés correctement et en temps opportun. 

Depuis le début de cette initiative, mon personnel et moi-même avons participé activement à des groupes de travail et à d’autres processus de gouvernance de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) afin de formuler des commentaires et de proposer des idées dans le but d’améliorer la situation pour tous les employés. Le reste de la présente lettre porte sur les principales activités entreprises à ce jour.

Planification minutieuse des mesures d’urgence avant la mise en œuvre, création d’une équipe interne de renvoi aux échelons supérieurs affectée à Phénix et soutien spécialisé en rémunération offert au personnel infirmier

Conscient des problèmes que la mise en œuvre du nouveau système de paye risquait de causer à ses employés, Santé Canada a procédé avant même le lancement de Phénix à une analyse minutieuse de la situation et planifié rigoureusement des mesures d’urgence, ce qui lui a permis de se préparer et de mettre en œuvre différentes activités en vue du transfert des dossiers de paye.

Comme vous le savez, l’effectif de Santé Canada est réparti aux quatre coins du pays, y compris dans des régions éloignées. Parmi les employés travaillant en région éloignée, mentionnons le personnel infirmier qui offre des soins de santé primaires aux Premières Nations. Leurs dossiers de paye sont considérablement plus complexes que le dossier de paye moyen, notamment en raison des primes de quart, des indemnités d’isolement et des horaires variables. Sous la direction d’un cadre chevronné en ressources humaines (RH), nous avons mis sur pied une équipe interne de renvoi aux échelons supérieurs ainsi qu’une équipe distincte chargée d’évaluer les problèmes de paye du personnel infirmier et d’assurer la liaison avec le Centre des services de paye. Lorsque nous nous sommes rendu compte que le traitement des dossiers de paye du personnel infirmier comportait des lacunes, nous avons envoyé notre spécialiste en rémunération du personnel infirmier au Centre des services de paye pendant plusieurs semaines pour former une petite unité à Miramichi. Nous avons également collaboré avec l’équipe de gestion de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits et désigné des préposés à la comptabilisation du temps afin de simplifier la vie des infirmières gestionnaires et des infirmières lorsqu’il s’agit de gérer des horaires complexes. Nous avons également aidé SPAC à créer des bureaux satellites, ressuscitant notamment notre ancienne équipe de rémunération à Shawinigan.

Processus clairs pour les avances de salaire d’urgence, les paiements prioritaires et les remboursements

Mon personnel des RH et des finances a travaillé en étroite collaboration dès le départ afin d’établir un processus simple à l’égard des avances de salaire d’urgence et, conformément à la directive du SCT, à l’égard des paiements prioritaires et du remboursement des dépenses admissibles engagées par les employés.

Communications nombreuses et exhaustives avec le personnel

Depuis la mise en œuvre de Phénix, nous nous sommes donné comme priorité de communiquer régulièrement avec le personnel par différents moyens. J’ai personnellement envoyé des courriels à l’ensemble des employés du Ministère et pris l’habitude de répondre directement aux employés qui communiquent avec moi pour me signaler un problème de paye. Lors des assemblées générales, dans mon blogue et auprès de l’équipe de la haute direction, j’ai insisté sur l’importance de suivre les formations et de signaler les problèmes de paye à notre équipe interne de renvoi aux échelons supérieurs. Ma sous-ministre adjointe (SMA) des Services de gestion et le directeur général des ressources humaines ont aussi mobilisé les employés à tous les niveaux, que ce soit en personne ou par courriel, faisant le point sur la situation, leur rappelant les processus et leur acheminant d’importants messages de SPAC et du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH). Nous avons également créé des affiches pour rappeler aux employés les différentes façons d’obtenir de l’aide concernant leurs problèmes de paye. Ces affiches sont placées bien en vue dans tous nos immeubles à l’échelle du pays, y compris dans les postes de soins infirmiers. De plus, nous avons tenu les agents négociateurs informés des mesures prises et des ressources disponibles afin qu’ils transmettent l’information à leurs membres.

formation systématique

Santé Canada a travaillé fort pour s’assurer que les employés et gestionnaires suivent la formation nécessaire et comprennent leurs rôles. Nous avons mis au point différents outils et du matériel de formation pour que les gestionnaires et employés s’acquittent bien des rôles que l’avènement du nouveau système de paye leur a conférés. Notre équipe a élaboré divers guides sur Phénix et les processus de paye connexes, notamment l’établissement d’horaires et l’approbation des congés et des heures supplémentaires,
ainsi que des lignes directrices exhaustives à l’intention des sources fiables et de l’équipe de renvoi. En outre, nous avons offert une formation en personne et par WebEx sur la façon de bien remplir le formulaire de demande d’intervention de paye (DIP) dans le but de réduire notre taux de demandes rejetées. Cette formation s’accompagne d’une vidéo en ligne, et nous nous apprêtons à offrir de nouvelles séances pour aider les employés à comprendre leurs états des gains. D’ailleurs, nous avons fait part à SPAC de la plupart des mesures que nous avons prises.

Collecte, mise en commun et analyse de données spécialisées

Pour ce qui est d’assurer le suivi et de rendre compte des progrès accomplis à l’égard de la résolution des problèmes de paye et des questions nécessitant une attention particulière, nous nous sommes dotés d’une solide équipe d’analystes chargés d’examiner tous les tableaux de bord du SCT et les rapports de SPAC, qu’il s’agisse de rapports sur les cas actifs ou fermés, les approbations en attente au titre de l’article 34, le rejet des DIP ou les trop-payés. En plus de participer à tous les comités interministériels dirigés par l’administration centrale, notre ministère tient des téléconférences hebdomadaires avec ses partenaires clés de SPAC pour échanger des renseignements sur notre équipe de rémunération interne et nos nombreux groupes clients. Dans le cas de notre personnel infirmier, nous communiquons toutes les semaines avec le responsable de l’équipe du Centre des services de paye affecté au personnel infirmier et avec les infirmières gestionnaires de Santé Canada. Nous avons organisé des assemblées générales sur la paye avec le personnel infirmier et d’autres groupes d’employés. Enfin, je reçois toutes les semaines des mises à jour concernant toutes nos activités et les plus récentes nouvelles des organismes centraux.

Projet pilote de centre de traitement interne des interventions de paye de Santé Canada

En mai 2017, Santé Canada a signé un protocole d’entente avec SPAC pour la création d’une équipe interne de conseillers en rémunération chargés de traiter directement un certain nombre d’interventions de paye pour nos employés. Les interventions en question causaient bien des ennuis à nos employés et leur traitement à l’interne a permis de les régler plus rapidement et de réduire la charge de travail du Centre des services de paye, qui pouvait alors se concentrer sur l’arrérage et les cas plus complexes. Depuis le lancement de notre projet pilote en mai 2017, l’équipe interne a traité plus de 1 500 interventions de paye. Nous sommes en train de renforcer notre équipe en recrutant de nouveaux conseillers en rémunération et en augmentant le nombre d’interventions à traiter, ce qui représente pour Santé Canada un investissement supplémentaire de 1,7 million de dollars par année et 21 ETP.

Conclusion et prochaines étapes

Merci encore de m’avoir donné l’occasion de faire le point et sachez que vous pouvez compter sur mon appui pour faire de la stabilisation de la paye une priorité. Comme c’est le cas depuis deux ans, Santé Canada est prêt à investir davantage si les solutions proposées lui permettent de régler les problèmes de paye de ses employés. Nous continuerons de communiquer nos pratiques exemplaires avec les autres ministères ainsi qu’avec SPAC et le SCT.

Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.

Simon Kennedy

c.c.: L’honorable Ginette Petitpas Taylor, députée, C.P.
Les Linklater, sous-ministre délégué, Services publics et Approvisionnement Canada
Yaprak Baltacıoğlu, Secrétaire du Conseil du Trésor
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet (Opérations), Bureau du Conseil privé

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