Réponse de Service correctionnel du Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

M. Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
85, rue Sparks, bureau 1000
Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

Monsieur,

Je vous remercie de cette occasion de vous fournir de l’information sur les mesures que le Service correctionnel du Canada (SCC) a prises pour aider à stabiliser le système de paye, ainsi que sur les mesures que nous entendons prendre à l’avenir.

Vous n’êtes pas sans savoir que les exigences relatives au traitement de la paye du SCC sont complexes; en raison des besoins en nominations intérimaires plus nombreux, des multiples indemnités et primes, de l’utilisation des congés et de la gestion des mesures d’adaptation, les problèmes non résolus pendant une période de paye se répercutent plus négativement encore sur les exigences relatives au traitement de la paye lors des périodes subséquentes. Ces défis liés au traitement de la paye normale se sont ajoutés aux activités de mise en œuvre de la convention collective. Malgré des efforts sans précédent à l’échelle de l’organisation, les problèmes de paye et les arriérés considérables demeurent parmi les plus importants dans l’ensemble de la fonction publique.

Reconnaissant ces risques, le SCC a élaboré, et continue d’examiner, un éventail de solutions permettant de mieux tirer profit des connaissances et de l’expérience de son personnel de rémunération existant, tout en soulevant des préoccupations concernant les limites d’une stratégie fondée sur les mouvements de paye.

Pour garantir que la portée du travail entrepris par les équipes de soutien du système Phénix du SCC soit prise en compte, vous trouverez ci-joint une annexe détaillée aux fins de référence. Cela étant dit, je souhaite également préciser les principaux jalons entourant le travail réalisé à ce jour et nos plans de stabilisation pour l’avenir.

Mettre sur pied des équipes de soutien des RH à la paye

Dès le déploiement du système Phénix, il était clair que les utilisateurs finaux avaient besoin d’aide pour définir leur rôle, les processus de travail et les responsabilités liées au nouveau système de paye. Pour relever ces défis, le SCC devait offrir un appui et une expertise supplémentaires directement aux gestionnaires et aux employés. Le Modèle de prestation des services en RH du SCC a rapidement été adapté à l’étape de la mise en œuvre pour répondre à ce besoin; les services offerts par le Centre de services en RH du SCC ont été élargis pour soutenir les employés en plus des gestionnaires. Le Centre de services en RH donne aux gestionnaires et aux employés un accès direct à des agents de services en RH bien informés au moyen d’une ligne téléphonique sans frais ou d’un compte de courrier électronique générique dans tous les fuseaux horaires. Parmi les services offerts, notons la communication de renseignements généraux sur la manière de joindre le Centre des services de paye et l’examen des problèmes de paye des employés pour s’assurer que les responsabilités ministérielles ont été respectées. Le Centre sert aussi de source de confiance pour la communication avec le Centre des services de paye et il travaille à l’interne avec ses partenaires pour régler les cas complexes en les acheminant aux paliers supérieurs au moyen d’un solide système de gestion des billets. À ce jour, pour l’exercice en cours, le Centre de services en RH a géré chaque mois en moyenne 1 300 demandes de renseignements généraux liés à la paye suivant le modèle de communication consultation. Le Centre de services en RH continue de servir de point d’entrée précieux pour les employés et les gestionnaires du SCC, et ce, à différents niveaux, y compris en ce qui concerne la réduction des liaisons directes avec le Centre des services de paye pour des demandes de renseignements non complexes. Allant de l’avant, nous élargirons notre système de gestion des billets de manière à établir les tendances ministérielles et ainsi améliorer les mesures de soutien et les outils existants pour les gestionnaires et les employés.

Outre cette structure de soutien axée sur les services en RH, le SCC a établi des protocoles et une stratégie régionale de prestation de services financiers pour gérer les besoins en matière d’avance salariale d’urgence ou de paiement prioritaire auxquels on pouvait s’attendre avec la transition vers un nouveau système. Les besoins en matière de soutien pour ce groupe ont toutefois rapidement dépassé la demande prévue, non seulement en raison de la quantité de paiements non effectués pendant la période d’intégration, mais aussi du fait que les employés cherchaient une personne qui pourrait combler la lacune sur le plan des services consultatifs liés à la paye. Ces équipes devaient permettre au Service de gérer les risques liés à la paye pour un nombre important d’employés pendant les premiers mois.

L’accès à ces services et à d’autres services de soutien en RH et notre détermination à garantir le flux régulier de l’information sur les mises à jour, les outils et les méthodes de travail au Centre des services de paye et dans le Service au moyen d’agents, de bulletins, d’avis, de mises à jour sur le Web, de séances d’information syndicales et d’un encadrement ciblé des utilisateurs nous ont permis de combler nombre des lacunes en matière de gestion du changement du plan de mise en œuvre. Ces efforts ont été un aspect essentiel de notre réseau de soutien pour les employés, et ils continuent de l’être.

Projet pilote de bureau satellite de Services publics et Approvisionnement Canada

Le projet pilote financé par le SCC a été un des premiers partenariats mixtes avec les bureaux satellites de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Lancé en janvier 2017, ce projet visait à promouvoir les avantages d’une approche de gestion des dossiers pour tous les employés, tout en favorisant un appui ministériel plus direct pour les données saisies dans le SGRH et dans Phénix. Ces efforts concertés nous ont permis de réaliser des progrès importants dans la gestion d’un certain nombre de cas et ils nous ont aidés à valider les avantages de l’élargissement des responsabilités ministérielles liées à la saisie de données dans le SGRH et dans Phénix en vue de relever les défis en matière de rapidité d’exécution.

Les leçons tirées de ces efforts nous ont permis de bien centrer notre plan de stabilisation pour les fonds non exploitables sur (1) l’amélioration de notre capacité en matière de traitement de première ligne rapide et exact, (2) l’augmentation du soutien consultatif, de la formation et de l’encadrement pour les gestionnaires, les employés et le personnel de soutien du système Phénix et (3) l’amélioration de nos activités de contournement, de vérification et de rapprochement pour le système de paye.

Unité des services de paye du SCC (automne 2017)

Un protocole d’entente entre SPAC et le SCC a été mis au point pour créer une unité des services de paye (USP) qui jumellera les anciens employés de la rémunération du SCC aux employés actuels des bureaux satellites de SPAC (qui viennent du SCC) pour cibler exclusivement les arriérés du SCC, la mise en œuvre de la convention collective et la gestion des cas aux paliers supérieurs suivant une approche axée sur l’ensemble des employés. Suivant ce plan mixte, l’unité deviendra une unité de traitement de la paye exclusive au SCC pour les mouvements de paye futurs, ce qui permettra une mise en commun plus efficace de l’expertise, des connaissances et des avancées en la matière.

Chargement automatique d’un paiement unique

Le SCC met à l’essai une solution axée sur une plus grande utilisation du chargement automatique d’un paiement unique (CAPU) en développant et en élargissant les fonctionnalités du Système des horaires de travail et du déploiement (SHD) de l’organisation. Cette solution permettrait la création et l’approbation automatiques des fichiers de paye, tout en testant la possibilité de soutenir un outil manuel de création et d’approbation de fichiers pour les groupes de travailleurs de quarts dont les horaires de travail ne sont pas gérés dans un système automatisé.

Ces deux situations ont amené le SCC à élaborer et à mettre en œuvre des protocoles de vérification et de contrôle avant et après des fichiers de paye créés à l’interne afin d’assurer l’intégrité des paiements dans les systèmes. Ici encore, ces occasions ont mené et mèneront à des solutions de stabilisation qui permettront d’assurer le traitement plus rapide et complet de la paye pour les travailleurs de quarts, en plus d’aider à réduire considérablement la quantité de demandes d’intervention de paye au Centre des services de paye. Le SCC se penchera sur la possibilité d’élargir l’utilisation du SHD pour soutenir le traitement de la paye des autres travailleurs de quarts. En outre, il examine, avec d’autres ministères du portefeuille de la Sécurité publique et de l’extérieur, si cette option en matière de système pourrait servir à relever les défis en matière de traitement de la paye des travailleurs de quarts.

Partenariats et collaboration

Des représentants de l’organisation et moi-même avons aussi participé très activement aux travaux de divers groupes de travail au cours des 20 derniers mois. Je demeure déterminé à poursuivre et possiblement accroître ce niveau de participation alors que les groupes de travail et plans d’action Des RH à la paye continueront d’évoluer dans les prochains mois.

Enfin, j’aimerais reprendre certaines préoccupations soulevées par nos partenaires en ce qui concerne notre capacité de nous assurer que nos experts en la matière continuent de soutenir ces efforts sectoriels tout en soutenant les plans d’action internes et le traitement de la paye normale. Nous nous soucions aussi des exigences financières liées à la poursuite des activités existantes et au maintien des nouveaux efforts pendant la période de stabilisation et au-delà.

Les problèmes continus liés à la paye ont de plus en plus de répercussions sur les activités de programme et sur les relations de travail, à la fois directement (p. ex. engagement des employés, motivation, absentéisme, risques liés au financement, etc.) et indirectement (p. ex. personnel de soutien redirigé, dotation intérimaire volontaire, activité de main-d’œuvre, etc.).

Pour conclure, je demeure déterminé à relever ces défis et à contribuer à nos efforts collectifs pour instaurer une plus grande stabilisation.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir des renseignements supplémentaires sur cette présentation, mon équipe se tient prête à donner son appui.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Don Head

c.c. L’honorable Ralph Goodale, ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

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