Réponse de Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs

De Services publics et Approvisionnement Canada

M. Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
80, rue Wellington
Ottawa (Ontario)
K1A 0A3

M. Wernick,

Je vous remercie pour votre lettre du 2 novembre 2017 dans laquelle vous nous invitiez à faire le point sur nos efforts pour résoudre les problèmes engendrés par le système de paye du gouvernement du Canada. Nous reconnaissons l’importance de la situation et nous sommes bien déterminés à trouver une solution.

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) a pris certaines mesures pour s’assurer que ses employés reçoivent une paye exacte en temps opportun et pour soutenir la stabilisation du système de paye. Nous avons pris note des indicateurs de rapports que vous avez fournis et, pour faciliter la consultation, nous avons inclus, en pièce jointe, un aperçu de nos efforts à cet égard.

En plus des indicateurs de rapports, nous profitons également de l’occasion pour vous fournir un aperçu de notre travail dans les quatre principaux domaines sur lesquels nous avons concentré nos efforts : traitement centralisé et soutien à la clientèle; formation et communications; surveillance et contrôles; groupes de travail interministériels et gouvernance.

Le SCDATA traite la paye de ses employés et des personnes nommées par le gouverneur en conseil aux tribunaux auxquels il fournit du soutien par l’intermédiaire du système de paye Phénix. Ainsi, le SCDATA a conservé son personnel de la rémunération, responsable de fournir du soutien à la clientèle et d’entrer directement dans le système toutes les informations relatives à la paye. Une approche centralisée à l’égard de l’administration des opérations relatives à la paye a permis au SCDATA de minimiser les problèmes de traitement et fournit une approche directe pour traiter avec les employés qui ont des problèmes de paye.

Traitement centralisé et soutien à la clientèle

Le SCDATA fournit des services de traitement centralisé et de soutien à la clientèle. Il s’agit notamment de fournir des services personnalisés aux employés et aux personnes nommées par décret en cas de problème de paye et d’adapter ses processus pour atténuer ces problèmes :

  • Un certain nombre de transactions de paye sont traitées par des conseillers en rémunération, réduisant ainsi les problèmes attribuables aux fonctions libre-service;
  • Les correctifs salariaux et toutes les mesures concernant la mise en œuvre des conventions collectives récemment signées ont été entièrement apportés dans les limites des échéances contractuelles;
  • En cas d’interruption de paye, tous les efforts sont déployés pour informer l’employé ou la personne nommée par décret avant la date prévue de paye;
  • Le processus relatif aux avances de salaire d’urgence a été accéléré et des dépôts sont effectués dans les 2 à 4 jours suivant l’envoi de la demande;
  • Un soutien est offert aux employés dans le cadre du processus de traitement des réclamations du SCT pour les frais engagés relativement aux problèmes de paye liés à Phénix.

Formation et communications

Une formation et des communications ciblées, qui concordent avec celles qui sont disponibles dans tous les ministères du gouvernement, ont été offertes aux conseillers en rémunération, aux employés et aux gestionnaires en fonction des défis auxquels le SCDATA doit faire face.

  • Les conseillers en rémunération du SCDATA ont terminé la formation en classe sur Phénix dispensée par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC);
  • Tous les employés et les gestionnaires détenant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34 ont été incités à suivre la formation en ligne de l’EFPC sur Phénix pour le public cible désigné;
  • Le SCDATA a dispensé des séances de formation en classe interne et a offert des séances d’encadrement individuelles aux gestionnaires détenant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34, donnant ainsi l’occasion pour cette audience ciblée d’approfondir ses connaissances à propos des fonctions de Phénix (libre-service et autres) et de repérer les problèmes en temps réel;
  • Le SCDATA a fourni des mises à jour trimestrielles aux membres du Comité de consultation patronal-syndical concernant les problèmes liés à Phénix touchant le personnel du SCDATA et les stratégies adoptées pour atténuer ces problèmes;
  • Le SCDATA a cherché des moyens de repérer les problèmes liés à Phénix avec des experts du Centre d’expertise et a ensuite échangé des connaissances et des pratiques exemplaires avec d’autres membres de la communauté des RH.

Surveillance et contrôles

Le SCDATA a pris des mesures pour améliorer les contrôles en vertu des articles 33 et 34 relatifs aux transactions de paye, en optimisant les efforts collectifs et la collaboration entre les directions des ressources humaines et des finances, plus particulièrement en:

  • Surveillant étroitement les transactions qui posent généralement des problèmes dans Phénix;
  • Effectuant un échantillonnage aléatoire des transactions pour en vérifier l’exactitude avant l’application de l’article 33; un examen de toutes les transactions de paye d’une valeur supérieure à 5 000 $; des examens après paiement d’échantillons aléatoires.

Groupes de travail interministériels et gouvernance

Le SCDATA contribue aux efforts du gouvernement portant sur Phénix, par sa participation à des groupes de travail et aux mécanismes de gouvernance :

  • Le SCDATA a pris part au groupe de travail élargi sur l’analyse interministérielle (analyse des causes fondamentales concernant les problèmes de Phénix) de juillet 2017 à la fin d’octobre 2017;
  • Le SCDATA est présent à tous les niveaux, des opérations à l’administrateur général, sur les comités de gouvernance des RH à la paye, avec pour objectif de partager les pratiques exemplaires et de recommander des améliorations aux fonctions de Phénix et au modèle général de prestation de services; et
  • Le SCDATA continue de participer aux réunions interministérielles mensuelles pour les organisations utilisant la saisie directe, ainsi qu’aux réunions interministérielles bimensuelles dirigées par Services publics et Approvisionnement Canada.

Le SCDATA continuera d’axer ses efforts sur la formation et les communications, un secteur clé pour favoriser une plus grande stabilisation. Les mesures particulières auxquelles le SCDATA s’est engagé sont notamment :

  • Optimiser la nouvelle formation sur Phénix, offerte par l’EFPC plus tard cet automne, pour les employés, les gestionnaires et les conseillers en rémunération;
  • Préparer des communications révisées pour informer les employés sur la manière dont les feuillets T4 2017 seront traités à l’échelle du gouvernement pour les employés en situation de paiement excédentaire ou insuffisant;
  • Diffuser des rappels réguliers aux employés sur l’importance de maintenir à jour l’information des profils d’employés dans les systèmes organisationnels;
  • Revoir les processus opérationnels internes associés aux nominations intérimaires, pour permettre une gestion plus proactive des situations intérimaires et réduire le risque d’erreurs dans les transactions de paye.

Le SCDATA a la chance d’avoir la capacité de prévoir et d’atténuer généralement les problèmes de paye pour ses employés et les personnes nommées par décret. Dans une large mesure, ces résultats sont attribuables à ses professionnels compétents et dévoués de la rémunération et des finances, qui travaillent avec diligence pour comprendre comment traiter les transactions de paye dans Phénix et assurent une surveillance étroite pour s’assurer que les problèmes soient évités ou, à tout le moins, traités le plus rapidement possible.

Sincères salutations,

Signature sur la version anglaise originale

Marie-France Pelletier

cc. L’honorable Jody Wilson-Raybould

Pièce jointe (1)

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