Réponse de Service canadien du renseignement de sécurité

De Services publics et Approvisionnement Canada

Monsieur Wernick,

En réponse à votre demande, reçue le 2 novembre 2017, voici un survol des mesures que le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service, a prises et compte prendre pour contribuer à stabiliser le système de paie et s’assurer que ses employés sont payés correctement et à temps.

Comme vous le savez, le Service, étant donné ses exigences en matière de sécurité, est un organisme qui procède à l’entrée directe de ses données (l’un des trois modèles de prestation de services du concept des RH à la paie). C’est pour cette raison qu’il a eue l’avantage de pouvoir maintenir en poste des experts en paie dévoués et chevronnés. Dès le début, le Service a eu pour principe directeur de réduire les effets du changement de système sur les employés. Toutefois, la mise en œuvre de Phénix a donné lieu à une importante augmentation de la charge de travail et occasionné de nombreux problèmes; il n’avait pas été conçu pour satisfaire aux besoins du Service. À titre d’exemple, le Service verse différentes indemnisations à ses employés, notamment à l’occasion d’une affectation en milieu opérationnel dangereux. Pour l’heure, le système Phénix n’est pas en mesure de traiter tous ces types d’indemnisations. Les experts de la paie doivent donc effectuer manuellement de nombreuses tâches pour s’assurer que les employés sont correctement rémunérés et éviter qu’ils ne soient préoccupés par une paie précaire.   

Vous trouverez ci-dessous une liste des mesures prises jusqu’à maintenant pour résoudre les problèmes causés par le système Phénix. Elles sont présentées selon les thèmes fournis dans votre lettre.

Appuyer les efforts pangouvernementaux sur les projets des RH à la paie

  • Affectation d’une personne, pendant plusieurs mois et à plein temps, aux essais précédents la mise en œuvre de Phénix.
  • Création d’un groupe de travail interne (composé de représentants des TI, de la Paie, des RH, des Finances et des Communications) chargé de faciliter la transition à Phénix.
  • Lancé la création d’un groupe de travail interministériel chargé de l’entrée directe des données qui s’est réuni régulièrement pour discuter des défis et échanger des informations, notamment les pratiques exemplaires.
  • Participation aux ateliers destinés à analyser les causes des difficultés (groupe d’analyse interministériel) relatives aux exigences visant l’entrée directe des données.
  • Participation au projet pilote sur les relevés T4 (pour s’assurer de la prise en compte des questions relatives à l’identité).
  • Participation au projet de création d’une nouvelle page sur les mouvements de paie pour Phénix de manière à ce que les conseillers en rémunération puissent entrer les données directement dans Phénix plutôt que dans un fichier unique.
  • Participation au groupe de travail interministériel visant à mettre à jour les procédures de paie avec Phénix (trousse UPK).

Faire rapport sur les progrès quant à l’atteinte des priorités de stabilisation liées aux projets des RH à la paie

  • Production de rapports internes sur les dossiers, l’arriéré, etc.
  • Envois de données destinées aux tableaux de bord ministériels.
  • Production de rapports de contrôle trimestriel par les Finances.
  • Participations aux appels bimensuels interministériels des services de soutien visant à soulever les difficultés auprès de SPAC.
  • Participation à deux vérifications sur Phénix du BVG.
  • Communications régulières avec SPAC, les centres de soutien pour Phénix et le Centre de services de paye de Miramichi pour résoudre des problèmes.  

Informer les gestionnaires et les employés des développements

  • Envoi, par Intranet, de messages destinés aux gestionnaires et aux employés sur la mise en œuvre de Phénix et les problèmes à résoudre.
  • Tenue de séances d’informations pour aider les employés à comprendre les nouveaux talons de paie.
  • Communication directe avec les employés qui ont des difficultés pour bien cerner ces dernières et déterminer comment les résoudre.

S’assurer que les employés et les responsables de la paie comprennent leur rôle et leurs responsabilités

  • Participation aux séances de formation des instructeurs sur Phénix.
  • Création d’un poste de formateur du personnel de la paie au Service.
  • Création d’une liste de vérifications et de procédures propres au Service relativement à l’entrée directe des données dans Phénix (partagée avec d’autres organismes).
  • Formation du Service sur Phénix (offerte aussi au CST et à CANAFE).
  • Tenue d’une formation du BDPRH à l’AC pour le personnel du Service, du CST et de CANAFE.

Adoption de pratiques conformes à l’article 33 dans le cadre des projets des RH à la paie

  • Collaboration avec les Finances du Service pour cerner, puis régler les cas de paiement excédentaire et les défauts de paiements qui dépassent les 8 000 $ (nota : SPAC ne signale que les cas dépassant 15 000 $).
  • Communication directe avec les employés touchés pour conclure une entente raisonnable en vue de régler ces problèmes.

Vérification de l’exactitude des coordonnées des employés

  • La mesure ne s’applique pas au Service. Étant donné les exigences relatives à la gestion de l’identité, les coordonnées des employés du Service n’ont pas été saisies dans le système Phénix. Dans ces situations, les spécialistes de la paie du Service saisissent les informations directement. En outre, ils voient à ce que la bonne province d’emploi soit entrée pour assurer un bon calcul des retenues à la source.

En plus des mesures susmentionnées, voici une liste de mesures que le Service a prises pour gérer la charge de travail accrue et résoudre d’autres problèmes.

  • En l’absence des fonctionnalités nécessaires dans Phénix, le Service a mis au point sa propre base de données pour gérer le paiement des heures supplémentaires en cas de modification (c’est-à-dire le remplacement de l’application XDP du système régional de paie précédent).
  • Embauche de retraités, selon la charge de travail, pour éliminer l’arriéré.
  • Affectations temporaires pour s’acquitter de la charge de travail accrue.
  • Mise en place d’un contrôle par un pair pour chaque mouvement de paie.
  • Le personnel fait de nombreuses heures supplémentaires.
  • Mise en œuvre, par essais et erreurs, de solutions pour régler les problèmes non résolus par SPAC.
  • Avances de salaire aux employés non payés.
  • Avances normales aux employés dont la paie a été amputée par des retenues d’impôt trop élevées.

Le Service poursuivra bon nombre des activités susmentionnées en plus d’appuyer d’autres efforts du gouvernement, en particulier celles se rapportant aux organismes faisant l’entrée directe de leurs données. Compte tenu de cette exigence et des difficultés liées à l’embauche rapide de spécialistes de la paie devant obtenir une cote très secrète, tout effort favorisant la priorisation de la satisfaction des besoins clés des organismes faisant l’entrée directe des données serait grandement apprécié.

Je tiens aussi à souligner que j’ai récemment approuvé une augmentation économique de la rémunération des employés non syndiqués, comme cela a été fait à l’administration publique centrale. Malheureusement, cet ajustement devra être, en grande partie, effectué manuellement par les spécialistes de la paie du Service, car Phénix n’est pas en mesure d’automatiser la modification des taux ni le calcul des paiements rétroactifs pour la période visée. Il s’agit là d’une tâche monumentale qui s’ajoutera à la charge de travail existante de ressources déjà limitées. Si le Service a pris des mesures pour ajuster progressivement la rémunération de ces ressources, à l’instar du reste de la fonction publique, il faut encore résoudre de nombreux problèmes qui ont des répercussions sur leurs activités quotidiennes.

J’espère que ces informations vous aideront à appuyer les efforts de stabilisation du système de paie. Au besoin, je vous ferai volontiers parvenir d’autres informations sur des questions directement liées au Service.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.

David Vigneault

c. c.  Ministre de la Sécurité publique
c. c.  Sous-ministre de la Sécurité publique 
c. c.  Sous-ministre délégué de Services publics et Approvisionnement Canada
c. c.  Secrétaire du Conseil du Trésor
c. c.  Sous-secrétaire du Cabinet (Opérations), Bureau du Conseil privé

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