Réponse de Sécurité publique

De Services publics et Approvisionnement Canada

Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington, bureau 332A
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Monsieur,

Je vous remercie de votre lettre du 2 novembre 2017 dans laquelle vous avez demandé à être tenu informé des mesures prises et prévues par les ministères afin d’aider à stabiliser le système de paye et pour le partage des documents fournissant des alternatives par lesquelles les ministères peuvent aider les RH à la paye.

Dans le cadre d’une stratégie concertée et ciblée visant à remédier aux problèmes soulevés par le nouveau système de rémunération, Sécurité publique a entrepris les mesures décrites ci-dessous.

Premièrement, nous avons fait des investissements et des changements structurels :

  • Des ressources supplémentaires temporaires ont été embauchées pour mieux faire connaître le nouveau système aux employés et aux gestionnaires et leur faire comprendre leurs rôles par rapport à celui-ci, conformément à ce qu’a proposé Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de son plan de gestion du changement
  • Lorsqu’il est devenu évident que la surveillance et la résolution de problèmes étaient nécessaires, nous avons formé une équipe spéciale de ressources humaines (RH) et de finances pour veiller à ce que des contrôles financiers appropriés soient en place, que les autorités compétentes soient respectées et que les interventions pour les payes soient approuvées dans un délai convenable
    • Nous avons estimé les coûts de ce travail à 600 000 $ pour l'exercice 2016-2017 et nous prévoyons des frais d’environ 700 000 $ pour les exercices 2017-2018 et 2018-2019
    • Nous avons estimé qu’il y avait eu 1 226 heures supplémentaires de travail effectuées en 2016-2017 en raison de problèmes reliés à la rémunération
    • Avant la consolidation du système de rémunération (Phénix), le Ministère dépensait environ 639 000 $ par année pour administrer la rémunération
  • Lorsque nous avons reçu la demande de fournir de l’assistance aux efforts de stabilisation de la rémunération, deux employés de Sécurité publique ont été envoyés au bureau satellite du Centre des services de paye

Ensuite, nous avons également apporté des changements à notre processus de traitement en réponse aux difficultés avec le nouveau système de rémunération :

  • Sécurité publique a centralisé les fonctions des sources fiables des RH pour que le Ministère puisse assurer l’exactitude des renseignements transmis au Centre des services de paye pour le processus de traitement. Des examens quotidiens d’assurance de la qualité sont effectués sur des renseignements relatifs à la dotation qui sont entrés dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH). Ainsi, nous pouvons vérifier l’intégrité des données et corriger d’éventuelles erreurs qui pourraient avoir des répercussions sur la paye des employés avant que les interventions de paye ne soient terminées
  • Nous sommes en train de mettre en place un centre de service à la clientèle pour la centralisation de nos sources fiables, de nos agents de liaison en rémunération et des fonctions de soutien du SGRH. Ainsi, nous pourrons classer les requêtes en suspens des employés et offrir un meilleur soutien à nos employés en leur offrant un modèle de service à « guichet unique »
  • L’équipe de contrôleurs de Sécurité publique a mis en place les mesures suivantes pour atténuer les risques identifiés :
    • un outil de surveillance et d’identification de paiement en trop dans la paye
    • des mesures de contrôle sur l’arrêt du versement de la paye
    • des contrôles de vérification de l’article 33
    • des contrôles de récupération pour les « employés mutés hors du Ministère »
    • des mesures de contrôle pour les avances de salaire d’urgence
  • Sécurité publique participe à une téléconférence hebdomadaire avec l’agent de liaison du Ministère au Centre des services de paye pour que les questions d’intégration du système ou les situations critiques d’employés soient soulevées et discutées.
  • Les rapports reçus du Centre des services de paye sont également utilisés pour déterminer les tendances et suivre les cas en suspens. Des mises à jour sur les transformations de la paye et Phénix sont régulièrement fournies aux tables de gestion ministérielles de Sécurité publique, aux comités ministériels de vérification et à des réunions patronales-syndicales
  • Des renseignements au sujet du système Phénix sont fournis aux nouveaux employés dans le cadre du programme d’intégration. Le processus d’intégration comprend désormais la mise en place de numéros de fournisseur dans SAP pour les nouveaux employés afin d’accélérer et de faciliter la délivrance et le dépôt direct des avances de salaire d’urgence ou de paiements prioritaires, si nécessaire

Enfin, nous avons mis en place une stratégie de communication afin de compléter les renseignements fournis par le Centre des services de paye et SPAC.

  • Les renseignements de SPAC sont rapidement communiqués au personnel et affichés sur notre site intranet qui présente des liens et de l’information relatifs à la paye
  • Nous avons tenu des séances d’information avec le personnel et avons complété une formation élaborée par SPAC
  • Une campagne de communication est prévue d’ici la fin du mois, lors du lancement de la section sur la paye et les avantages sociaux de notre site intranet qui a été revampée afin de mettre en évidence des conseils et des astuces. Cette campagne inclura des articles dans l’InfoBulletin et l’envoi d’invitations le lundi de chaque semaine de paye aux gestionnaires visés par l’article 34 pour leur rappeler de vérifier les transactions en attente d’approbation

Bien que nous ne puissions résoudre la plupart des problèmes directement, des efforts supplémentaires sont faits pour diagnostiquer les problèmes et soutenir les employés dans la détermination des problèmes et les guider dans le processus de signalement au Centre des services de paye.

L’équipe de Sécurité publique comprend la gravité de la situation et continue de travailler en collaboration et avec diligence pour trouver des solutions, déterminer les sources des problèmes et s’assurer que les efforts suffisants sont apportés aux cas problématiques dans un effort visant à résoudre les défis reliés au nouveau système de rémunération.

Je vous prie d'accepter, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

Malcolm Brown

c.c.: L’honorable Ralph Goodale, C.P., député

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