Réponse de Service des poursuites pénales du Canada

De Services publics et Approvisionnement Canada

Monsieur Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et Secrétaire du Cabinet
Bureau du conseil privé
80, rue Wellington
Ottawa (Ontario)  K1A 0A3

Monsieur Wernick,

La présente fait suite à votre lettre du 2 novembre 2017, demandant une réponse pour le 9 novembre. Puisque j’étais en région pour la majorité de la semaine du 6 novembre, il ne nous a pas été possible de respecter les délais fixés. De plus, compte tenu de l’importance des questions reliées au système Phénix pour nos employés, j’ai cru bon de prendre les quelques jours de plus pour m’assurer de vous donner une réponse complète.

Comme j’expliquais récemment à Madame Marie Lemay dans une lettre que je lui ai adressée à ce sujet, le système de paye Phénix cause des inconvénients importants au Service des poursuites pénales du Canada (SPPC).  Notamment, il est évident que l’on fait face à d’importantes embuches en matière de recrutement.  De plus, comme le SPPC est un petit ministère, avec une très petite empreinte en matière de services ministériels, les défis causés par Phénix sont amplifiés par le manque d’habileté d’y assigner du personnel.  Nous avons donc dû embaucher du personnel de plus, ce qui est relativement difficile lorsqu’on prévoit, d’ici quelques années, un déficit budgétaire important.

Vous trouverez, ci-dessous, un résumé des actions prises par le SPPC pour répondre aux difficultés causées par Phénix, organisé par thème principal.

Unité de liaison en rémunération ministérielle

Le SPPC a mis en place une équipe de liaison en rémunération ministérielle afin d’accomplir les tâches résiduelles qui demeurent la responsabilité des ministères suite au transfert des dossiers de rémunération au centre de paye.  Cette équipe était initialement composée d’un gestionnaire et un coordonnateur en rémunération.  Cependant, la charge de travail a nécessité l’embauche d’un autre coordonnateur en rémunération.  Cette unité contribue quotidiennement au soutien et à la stabilisation des services de payes, notamment en accomplissant les tâches suivantes, sans toutefois se limiter à celles-ci :

  • Agit en tant que sources fiables primaires chargées de vérifier toutes les Demandes d’intervention de paye (DIP) nécessitant une approbation de gestionnaire de la section 34 afin de s’assurer que les types et sous-type de travail sont précis et valides pour éviter d’engouffrer les demandes incorrectes au centre de paye;
  • Effectue les entrées de données dans le système RH (PeopleSoft) pour les congés sans solde, le retour de congé sans solde et fin d’emploi tel que demandé par SPAC et BDPRH afin de réduire/éliminer les cas de trop payés et sans paye reliée à ces situations;
  • Fait les analyses complètes des dossiers problématiques afin de déterminer les mesures correctives à prendre et fournis tous les détails au centre de paye par le biais d’une DIP réduisant ainsi le fardeau de l’analyse de dossier complexe par le centre de paye;
  • Fait la vérification interne des données des champs critiques affectant la paye, les retenues et les avantages pour les entrées de données de toutes les disciplines des RH;
  • Fournis des réponses aux questions des employés reliées à leur paye, aux avantages sociaux ainsi qu’aux processus requis pour diverses situations afin de réduire considérablement le nombre de DIP qui pourrait être envoyé au centre de paye;
  • Collabore avec le bureau de satisfaction de la clientèle du centre de paye et le centre des opérations de Phénix afin de régler et faciliter la résolution des dossiers plus complexes; et
  • Identifie les problématiques de type « tendance » à l’aide de rapports et autres mécanismes afin d’identifier les lacunes et proposer des solutions temporaires ou permanentes pour remédier au problème de paye.

Le gestionnaire responsable de l’unité évalue ses besoins en personnel périodiquement pour s’ajuster à la charge de travail et rendre nos services plus efficaces dans le but de réduire les demandes envers le centre de paye.

Services financiers

Les services financiers, en collaboration avec les RH, ont établi un processus interne efficace pour effectuer les avances de salaires d’urgence ou les paiements prioritaires de façon proactive afin de mitiger les situations où les employés n’ont pas de paye ou ont un manque à gagner (lors de problème d’intérim, suite à une promotion, pour les bénéfices reliés aux postes isolés ou autre).  Nous avons notamment offert l'option d'une avance de type paiement prioritaire à nos cadres supérieurs de niveau LC qui attendent leurs ajustements salariaux approuvés en juin 2016 et remontant au 1er avril 2015 afin d’adresser l’iniquité salariale entre les cadres (LC) et leurs employés (LP).  Nous avons également établi un processus de réclamation pour veiller au traitement équitable des employés qui ont engagé des dépenses additionnelles en raison d’une paye incomplète ou inexacte occasionnée par la mise en œuvre du système de paye Phénix.  Par conséquent, étant un ministère ayant une très petite empreinte en service ministériel, il faut sacrifier ou remettre d’autres opérations financières afin de pouvoir fournir les services d’émission de paiements d’urgences.  Nous avons dû créer un poste additionnel d’agent financier dédié aux réconciliations et aux multiples tâches de Phénix tels que les autorisations en vertu de la section 33.  Les agents financiers responsables des autorisations de la paye en vertu de la section 33 vérifient chaque paiement en cycle et hors cycle et collaborent avec les RH afin de confirmer la validité des paiements.  Nous avons bon espoir que nous allons recruter un nouvel agent financier dans les mois qui suivent.  L’agent financier sera principalement responsable de la réconciliation des données salariales afin de s’assurer de leur intégrité.

Communications

Les RH effectuent les communications ministérielles périodiques concernant Phénix et les services de payes.  Ces communications informent les employés et gestionnaires des différentes procédures pour les demandes de payes, les formations disponibles, les avantages sociaux et divers sujets reliés aux services de rémunération.  Nous envoyons périodiquement des communications à tous les employés pour souligner le besoin de ceux-ci de mettre à jour leurs informations personnelles dans le système RH.  Ces communications sont livrées aux employés par le biais de différents mécanismes tels que des communiqués des RH, notre site intranet, des courriels et d’autres instruments de communications utilisés par notre section des communications ministérielles.  Nous prévoyons renforcir nos outils de communication afin d’offrir plus d’information pertinente à nos employés et gestionnaires concernant les services de paye et Phénix, notamment le lancement de la campagne de formation RHà-Paye d’ici la fin de l’année.

Formation

Depuis la mise en œuvre du système et du nouveau modèle de prestation de service (centre de paye), le gestionnaire de la rémunération ministérielle et des systèmes RH est responsable pour la formation reliée à Phénix et les services de paye.  Ces formations sont offertes de plusieurs façons telles que:

  • Procédures de travail ministérielles;
  • Outils et liens importants pour la communauté des spécialistes en RH (ex. : GCpedia Phoenix, UPK); et
  • Rencontres périodiques avec les différentes disciplines des RH pour discuter des leçons apprises, les trucs et astuces, les erreurs communes, etc.

De plus, il est aussi responsable de la mise en œuvre des nouvelles formations RHà-Paye basée sur le rôle de l’utilisateur.  Le plan de communication et autres préparatifs est présentement en cours de développement afin de lancer la campagne de formation RH-à-Paye.  Le SPPC accorde une grande priorité à la stabilisation des services de paye et a rendu obligatoires les nouvelles formations RHà-Paye pour chaque rôle.  De plus, ces formations feront partie de la liste de formations indispensables que devront compléter tous les nouveaux employés du ministère.  Ceci assurera une compréhension globale de tous nos employés et gestionnaires de leurs rôles et responsabilités face à Phénix.

Il me fera plaisir de répondre à toute question de votre part.  Je vous prie,
M. Wernick, d’agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs.

La directrice des poursuites pénales,

Kathleen Roussel

c.c. : Jody Wilson-Raybould, Procureur général du Canada

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