Renforcement de la contribution des RH de la CFP au système de paye

De Services publics et Approvisionnement Canada

1 : La CFP a formé une équipe intégrée de RH à la paye en soutien des efforts pangouvernementaux

Mesures concrètes

  • Nous avons investi environ 900 000 $ en ressources additionnelles pour contribuer à la stabilisation du système de paye et nous assurer que la paye des employés est exacte et versée à temps.
  • Nous avons déployé des efforts supplémentaires afin de maintenir un haut degré d’exactitude dans les données dans notre système de gestion des salaires; ce système joue un rôle crucial en fournissant les données exactes dont nous avons besoin pour surveiller les transactions de paye, repérer les anomalies et prendre les mesures appropriées avant d’approuver les transactions de paye conformément à l’article 33 de la LGFP.
  • Nous avons élaboré et mis en œuvre un processus ministériel d’avance salariale d'urgence et avons informé tous les gestionnaires et employés de la procédure à suivre.
  • Nous participons aux réunions hebdomadaires du comité de coordination des DG des équipes de RH à la paye, pour nous assurer que les intérêts de la CFP sont dûment pris en compte, tout en nous assurant que les gestionnaires et employés sont tenus au courant des nouveaux développements dans les meilleurs délais. 
  • Nous veillons à la coordination des problèmes de paye et maintenons la liaison des systèmes de RH, de dotation, de gestion financière et de rémunération de la CFP avec le Centre des services de paye.
  • Nous analysons les problèmes de paye individuels ou systémiques, y compris en rencontrant et en appuyant individuellement les employés qui signalent des problèmes de paye.
  • Nous avons envoyé un employé de la CFP suivre l’atelier de formation pratique à l’École de la fonction publique du Canada (EFPC), de sorte que la CFP est maintenant en mesure de résoudre les problèmes de paye ministériels en effectuant des transactions de paye directement dans le système de paye Phénix.

Plan d’action (mesures prévues)

  • Nous prévoyons offrir à deux autres employés l’occasion de suivre le même atelier de formation pratique à l’EFPC afin de pouvoir résoudre à l’interne un plus grand nombre de problèmes de paye.

2 : La CFP rend compte des progrès réalisés dans l’atteinte des priorités liées à la stabilisation des services de RH à la paye

Mesures concrètes

  • La CFP a mis en place les procédures suivantes pour vérifier et améliorer l’intégrité des données :
    • Cours de formation informelle pour les conseillers en RH afin d’améliorer la saisie des données ayant un impact sur le système Phénix.
    • Synchronisation du processus de mutation DE SORTIE avec les formulaires de départ lorsque le processus de mutation de sortie n’est pas terminé.
    • Suivi trimestriel auprès des ministères à propos des employés qui ont fait l’objet d’une mutation D’ENTRÉE ou DE SORTIE.
    • De plus, la CFP a accru et réorganisé ses ressources de dotation afin de concentrer ses efforts sur les entrées ponctuelles de données afin d’être en meilleure position pour réduire le nombre de problèmes de paye, tout particulièrement en ce qui concerne les problèmes liés aux relevés T4.  
  • Rapprochement des dépenses salariales effectives et des prévisions salariales produites toutes les deux semaines (pour chaque dossier de paye). Tout écart est examiné et porté à l’attention de l’agent de liaison ministériel au Centre des services de paye, si nécessaire.
  • Validation de toutes les transactions de paye de plus de 5 000 $ et de toutes les transactions nulles (0 $) avant leur approbation, conformément à l’article 33 de la LGFP.
  • Validation des paiements rétroactifs, des mutations D’ENTRÉE et des transactions de rémunération au rendement avant leur approbation, conformément à l’article 33 de la LGFP.
  • Interception des versements de paye pour éviter les paiements en trop pour les personnes en congé sans solde, retraitées ou démissionnaires.

3 : L’équipe de RH à la paye tient les gestionnaires et les employés au courant des derniers développements

Mesures concrètes

  • Le vice-président des affaires ministérielles tient chaque semaine une réunion avec les services de gestion des finances et de RH pour s’assurer d’avoir un portrait global et intégré des problèmes de paye à la CFP, afin de mettre en place les stratégies appropriées pour régler les problèmes signalés, réduire les risques et appuyer les employés confrontés à des problèmes de paye. Ces réunions nous permettent d’identifier les employés qui sont confrontés à des sérieuses difficultés afin de pouvoir prendre les mesures appropriées.
  • Les communiqués concernant les services de paye sont distribués aux gestionnaires, aux employés et aux spécialistes des RH dans les meilleurs délais.

Plan d’action (mesures prévues)

  • Amélioration constante du site Web interne pour permettre aux employés d’avoir accès plus facilement aux renseignements concernant les services de paye.

4 : Les gestionnaires et les employés comprennent leurs rôles et responsabilités En ce qui concerne la contribution de l’équipe de RH à la paye

Mesures concrètes

  • Nous avons mis en place des plans ministériels de formation obligatoire et de mise en œuvre adaptés à la culture et aux stratégies d’apprentissage de notre organisation au moyen des outils et des modules de formation élaborés par le BDPRH.

Plan d’action (mesures prévues)

  • Nous prévoyons offrir des séances d’information et de formation à l’intention des gestionnaires et des employés pour nous assurer qu’ils comprennent bien leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne la contribution des RH à la paye.

5 : Les gestionnaires ajoutent de solides pratiques de RH à la paye à leurs activités habituelles

Plan d’action (mesures prévues)

  • Nous prévoyons fournir des outils aux gestionnaires afin de leur communiquer des renseignements utiles sur la meilleure façon de gérer les renseignements et les comptes sur la paye de leurs employés.
  • Nous prévoyons inclure dans notre programme d’intégration des nouveaux employés des renseignements et modules de formation sur le service de paye.

6 : Les coordonnées des employés dans le système de RH sont à jour

Plan d’action (mesures prévues)

  • Nous prévoyons mener une campagne de sensibilisation, incluant des activés de récapitulation et de vérification, pour nous assurer que les employés comprennent l’importance de maintenir à jour leurs coordonnées personnelles dans le système de RH.
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