Renforcer la contribution à la stabilisation des RH à la paye

De Services publics et Approvisionnement Canada

Actions pratiques Les actions de l'école prises à ce jour

Mettre en place une équipe des « RH à la paye » dans votre ministère pour les efforts déployés à l’échelle du gouvernement

La stabilisation signifie que les services des RH et de la rémunération, de l’informatique, le directeur financier, le service des communications, des rapports et des analyses doivent agir comme une seule équipe.

  • assurer que les membres de votre équipe possèdent les bons niveaux et pouvoirs pour représenter vos intérêts et vos mandats sur les comités de stabilisation et les groupes de travail

L’École dispose actuellement d’une équipe intégrée sur Phénix composée des RH/des TI/du directeur financier/de l’ADPF, qui se réunit chaque semaine.

L’École met actuellement en place une équipe des RH à la paye qui comprend les communications, les systèmes de gestion des ressources humaines et de la rémunération.

Remettre un rapport sur vos progrès au niveau des priorités de stabilisation des RH à la paye

Suivre les progrès et cibler les activités de stabilisation; l’équipe intégrée des RH à la paye demandera de plus en plus de rapports et de données.

  • Veiller à ce que l’expertise du ministère soit en place, pour gérer la charge de travail interne, et que l’infrastructure nécessaire pour analyser et répondre aux demandes de données en ce qui concerne le cadre de suivi soit établie par la structure de gouvernance

Une nouvelle structure a été mise en place en mai 2017 pour la liaison de la rémunération et Mes RHGC pour s’assurer que l’expertise est en place.

L’École renforce actuellement ses capacités et a récemment intégré un expert en rémunération. L’équipe intégrée se rencontre régulièrement pour analyser les données et répondre aux demandes du Comité exécutif. Phénix fait l’objet de discussion sur une base régulière au comité exécutif de l’École.

Les gestionnaires et les employés sont informés des développements quant aux RH à la paye.

Un défi croissant est le respect des besoins en matière d’information des employés et des gestionnaires, et le rétablissement de la situation des employés.

  • Solliciter le personnel régulièrement dans le but d’identifier les cas difficiles et de prendre les mesures appropriées immédiatement (par exemple, paiement prioritaire, avances de salaire d’urgence)
  • Assurer le soutien aux bonnes communications ministérielles

Le processus sur la façon d’accéder aux paiements prioritaires et aux avances de salaire d’urgence est clairement communiqué aux employés.

Une initiative de compensation a été mise en place à l’École pour sonder toutes les questions de rémunération du personnel.

L’École a mis en place des mécanismes pour surveiller les questions de rémunération et d’avantages sociaux :

L’équipe de liaison sur la rémunération est activement impliquée dans la communication quotidienne avec les employés éprouvant des difficultés financières et travaillantes avec le service des finances et le Centre des services de paye de la fonction publique pour que les problèmes soient réglés dès que possible.

Une analyse est réalisée sur chaque problème de paiement et des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires sont offertes le cas échéant.

Les informations reçues par le SCT et SPAC sont distribuées à tous les employés en temps opportun.

Une réunion hebdomadaire a lieu entre les équipes de liaison de la rémunération et de la dotation en personnel pour discuter des enjeux, des préoccupations et des solutions.

Un soutien continu, une formation en saisie des données pour les RH et les questions d’intégration sont toujours en cours.

Les gestionnaires et les employés comprennent les leurs rôles et responsabilités dans les RH à la paye.

Le BDPRH offre de la formation pour tenir compte de ce changement culturel important pour les employés, les gestionnaires, les professionnels des RH et de la rémunération; les coordonnateurs de la formation participent à cette offre.

  • Mettre en place des plans de déploiement obligatoires qui tiennent compte de la culture et des stratégies d’apprentissage du milieu de travail au moyen d’outils du BDPRH et de la formation.

Les systèmes de gestion des ressources humaines travaillent actuellement avec le plan de communications concernant la formation des RH à la paye disponible aux employés, aux gestionnaires et aux agents des RH (formation en ligne et en personne).

Des plans de déploiement obligatoires seront inclus dans le plan de communication.

Les gestionnaires de l’École ont la formation nécessaire et suivront la formation nécessaire à l’avenir.

Faire en sorte que les gestionnaires intègrent à leur routine des pratiques des RH à la paye robuste

À partir d’octobre 2017, des transactions en souffrance de 600 000 $ au titre de l’article 34 (art. 34) qui ont engendré des trop-perçus et des trop-payés pour les employés; cela entraîne des problèmes d’impôt et de prestations sociales.

  • Les gestionnaires intègrent à leur quotidien un contrôle des transactions en attente d’approbation

Des courriels de rappel sont envoyés aux gestionnaires au titre des dates limites de l’article 34 de façon continue.

Des courriels de rappel au titre des dates limites pour la saisie des feuilles de temps sont envoyés en continu aux employés.

Tenir les coordonnées des employés à jour

Les gestionnaires doivent rappeler aux employés de s’assurer que leur adresse de domicile et leur adresse postale sont à jour. Cette information est utilisée pour produire les feuillets d’impôt et déterminer la province de résidence pour le calcul des déductions fiscales.

  • Immédiatement mettre en place une campagne de sensibilisation, y compris des activités d’examen et de vérification pour s’assurer que les employés comprennent l’importance de maintenir de façon continue leur adresse personnelle correcte dans leur système des RH.

Une communication de l’École est envoyée à tous les employés afin de vérifier leurs données personnelles.

Un communiqué sera envoyé aux employés pour leur rappeler de mettre à jour leurs renseignements personnels dès le moindre changement.

Mettre en place une équipe des RH à la paye au sein de votre ministère pour les efforts déployés à l’échelle du gouvernement

  • Votre équipe des RH à la paye est en place.
  • Un nombre de demandes de votre ministre et de l’équipe intégrée sont traitées.

Toutes les demandes de renseignements sont actuellement en train de recevoir des réponses en temps opportun.

L’École est en train de renforcer son équipe des RH à la paye pour inclure les communications, les systèmes de gestion des ressources humaines et de la rémunération.

Toutes les questions sur Phénix adressées à l’École ont été traitées.

Rendre compte des progrès réalisés à l’égard des priorités de stabilisation des RH à la paye

  • Quantité de temps (heures-personnes) que votre ministère ou organisme consacre à rapporter les demandes de l’équipe intégrée dans les délais requis.

En tant que petit organisme, l’École dispose d’une personne à temps plein dédiée à cette priorité

Les gestionnaires et les employés sont au courant des développements dans la stabilisation des RH à la paye

  • Nombre d’outils du ministère (par ex. courriels, mises à jour des médias sociaux, mairies) utilisés pour informer les gestionnaires et les employés

En tant que petit organisme, nous avons entrepris des activités de sensibilisation directe avec les employés pour identifier et résoudre des problèmes, dans la mesure du possible.

Les gestionnaires et les employés comprennent les leurs rôles et responsabilités dans les RH à la paye.

  • Le processus pour accéder aux paiements d’urgence (salaire d’urgence et paiement prioritaires) équipe a été clairement et activement communiqué aux employés
  • À partir de décembre - un % de gestionnaires et d’employés qui ont terminé avec succès la formation des RH à la paye du BDPRH (suivi à faire à l’interne)

Le processus sur la façon d’accéder aux paiements prioritaires et aux avances de salaire d’urgence est clairement communiqué aux employés.

L’équipe de liaison de la rémunération est activement impliquée dans la communication quotidienne avec les employés faisant face à des difficultés et travaille avec le service des finances du ministère et le centre des finances et de paye de la fonction publique pour résoudre les problèmes dès que possible.

Faire en sorte que les gestionnaires et les employés ajoutent de solides pratiques des RH à la paye à leur routine

  • Nombre d’employés sans gestionnaire au titre de l’article 34 (rapports fournis par équipe intégrée des RH à la paye).
  • Exigences de rapport à venir - % d’approbations en attente (article 34) traitées (approuvées/refusées) sous 15 jours ouvrables.
  • Courriel envoyé aux employés pour leur rappeler de régulièrement valider leur adresse du domicile et leur adresse postale dans leur système des RH et de les mettre à jour, au besoin.

L’équipe établie travaille avec les gestionnaires sur les futures exigences en matière de rapports.

En ce moment, l’École suit les transferts à la main avec l’employé sans gestionnaire (article 34). L’employé est affecté à un autre gestionnaire (article 34).

L’École fera rapport sur l’article 34, au besoin.

Communication avec les employés pour vérifier leurs données personnelles.

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