Annexe : Activités de la GRC : Stabilisation du processus « Des RH à la Paye » et du système Phénix

De Services publics et Approvisionnement Canada

Activités en cours pour stabiliser le système Phénix

  • Former une équipe « Des RH à la paye » au sein de la GRC
    • Un groupe responsable du temps a été mis sur pied pour traiter les interventions de paye visant des employés de la fonction publique (e.f.p.) dont le gestionnaire autorisé en vertu de l’article 34 n’est pas lui-même un e.f.p., mais un membre régulier ou civil. Ce genre de situation est propre à la GRC.
    • Un groupe de l’authentification a été créé à titre de source fiable chargée de valider toutes les signatures des personnes autorisées en vertu de l’article 34 et de transmettre les documents requis au Centre des services de paye en vue de leur traitement.
    • On a formé, au sein des Services nationaux de rémunération, une équipe qui se consacre exclusivement au règlement de problèmes de paye imputables au système Phénix qui touchent des e.f.p. et des réservistes de la GRC. Cette équipe compte actuellement 5 équivalents temps plein (ETP) à la Direction générale de la GRC, 1 ETP au Centre des services de paye de la fonction publique et 3 ETP au bureau satellite du Centre des services de paye à Gatineau. Elle gère également un compte courriel auquel les e.f.p. et les réservistes peuvent écrire pour signaler leurs problèmes de paye à un échelon supérieur si le Centre des services de paye ne leur a pas répondu en temps opportun.
    • On a désigné 2 ETP au sein des Programmes et Services en milieu de travail pour répondre aux courriels des conseillers en dotation et offrir un soutien à la résolution des problèmes de paye liés à la saisie de données.
    • La Gestion générale a engagé un entrepreneur pour soutenir la coordination en ce qui a trait au système Phénix. La mise en œuvre de ce système nécessite une coordination étroite entre les divers intervenants à l’intérieur de la GRC (Services nationaux de rémunération, Opérations nationales de la paye, RH (Dotation), Finances (article 33), Contrôle interne, Systèmes de gestion générale, Secteur du dirigeant principal de l’Information, etc.) et à l’extérieur de la GRC (Centre des services de paye de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), équipe Phénix de SPAC, centre Mes RHGC/8.9 de SPAC, Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), etc.).
    • La GRC participe activement aux travaux qui s’effectuent dans divers cadres interministériels établis de façon officielle pour examiner des problèmes liés au système Phénix, tels que le comité de coordination des directeurs généraux pour le processus « Des RH à la paye », l’équipe de soutien en service à l’intégration du Centre des services de paye (téléconférences avec l’équipe Phénix et le Centre des services de paye de SPAC), les téléconférences relatives à la coordination de la formation sur la stabilisation du processus « Des RH à la paye », les téléconférences avec l’agent de liaison ministériel de SPAC, le groupe de travail chargé d’analyser les causes profondes des problèmes liés au système Phénix et le groupe de travail sur la mise en œuvre du processus « Des RH à la paye ».
    • La GRC participe activement aux discussions informelles de groupes de travail interministériels créés de façon ponctuelle pour discuter de problèmes liés au système Phénix et chercher des solutions (ministères des Pêches et des Océans, de l’Agriculture et de la Défense nationale).
  • Faire rapport sur les progrès dans la stabilisation du processus « Des RH à la paye »
    • La GRC a répondu aux questions de l’Équipe d’intégration RH-à-Paye concernant les mesures qu’elle a prises pour stabiliser le système Phénix. Ces questions portaient notamment sur les ressources (ETP) affectées au règlement des problèmes liés au système Phénix, les dépenses engagées jusqu’à maintenant au cours de chaque exercice et les dépenses prévues pour les exercices à venir. La Gestion financière de la GRC a créé un ordre interne dans le système SAP afin d’attribuer les coûts liés à la stabilisation du système Phénix et d’en assurer le suivi.
    • La GRC est l’un des ministères que mentionne le Bureau du vérificateur général (BVG) dans son rapport de vérification sur le système Phénix, qui aborde notamment la stabilisation du système après sa mise en œuvre. La GRC a été en mesure de fournir des documents justificatifs en réponse aux questions du BVG.
  • Informer les gestionnaires et les employés des nouvelles concernant la stabilisation du processus « Des RH à la paye »
    • Les changements et les mises à jour touchant le système de paye Phénix sont régulièrement communiqués à tous les intéressés au sein de la GRC. Par exemple, on a créé le compte courriel générique « Phénix Comm » pour assurer la diffusion rapide d’informations sur les changements, les problèmes et les échéances concernant le système Phénix à l’échelle de l’organisation, et on a créé le compte courriel générique « Phénix EFP » pour communiquer avec les conseillers en dotation afin de leur signaler les erreurs courantes ou récurrentes et de leur transmettre des documents de référence qui peuvent les aider dans leurs fonctions.
    • Le personnel de la Rémunération répond aux questions sur les problèmes liés au processus « Des RH à la paye » qui sont soulevées lors d’assemblées générales tenues dans les divisions.
    • Les résultats des réunions de gouvernance sont communiqués à tous les intéressés au sein de la GRC.
  • Veiller à ce que les gestionnaires et les employés comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en ce qui touche le processus « Des RH à la paye »
    • Les gestionnaires et les employés de la GRC ont été encouragés à suivre les cours sur Phénix offerts par SPAC. À noter que SPAC et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) n’ont pas imposé ces cours à titre obligatoire.
    • Les pages pertinentes du site Web interne de la GRC (InfoWeb) ont été mises à jour afin de refléter les processus de rémunération du système Phénix et de fournir des instructions détaillées aux gestionnaires et aux employés.
    • Des modalités simplifiées ont été établies pour permettre aux e.f.p. de faire une demande d’avance de solde d’urgence (ASU) ou de paiement prioritaire (PP) en cas d’interruption de leur paye, y compris pour que l’autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques et le versement des paiements se fassent rapidement.
    • On a élaboré et présenté des séances de formation et d’information à l’intention des conseillers en dotation responsables d’effectuer des opérations touchant la paye dans le Système d’information sur la gestion des ressources humaines (SIGRH). Ces séances ont notamment mis l’accent sur des problèmes de saisie courants qui causent des problèmes avec Phénix, sur la mise à jour de l’UPK (User Productivity Kit – service d’aide et de formation en ligne) du SIGRH et sur la désignation de personnes-ressources à consulter pour les problèmes d’intégrité des données.
    • Des téléconférences de soutien quotidiennes et hebdomadaires ont été organisées entre le Centre d’information sur la gestion des ressources humaines (CIGRH) et les conseillers en dotation chargés d’entrer des données dans le SIGRH.
    • On a mis au point une trousse d’outils sur les messages d’erreur de Phénix et du SIGRH pour aider la Dotation à gérer les messages d’erreur liés à l’intégration. Cette trousse a plus tard été fournie à SPAC et adoptée à l’échelle du gouvernement.
  • Veiller à ce que les gestionnaires intègrent de solides pratiques visant le processus « Des RH à la paye » à leurs activités habituelles
    • On a dirigé un exercice transversal d’harmonisation et d’épuration des données au sein de l’organisation dans le but de vérifier que les données contenues dans le SIGRH de la GRC correspondaient aux données du système Phénix, question de réduire les erreurs lors du traitement des révisions salariales pour la mise en œuvre des conventions collectives.
    • On examine régulièrement les rapports de SPAC sur les dossiers en attente de règlement depuis plus de 30 jours pour essayer de traiter en priorité les plus vieux.
    • Dans le cadre de l’examen avant paiement effectué en vertu de l’article 33, la Comptabilité générale fait une analyse des informations fournies au niveau de la liste de paye pour les autorisations de traitement en cycle afin de déterminer si les chiffres présentent un écart important d’une période de paye à l’autre. Le cas échéant, elle examine la situation de plus près, et si elle constate une anomalie ayant une incidence sur la paye des employés, elle la signale au Centre des services de paye pour que le problème soit réglé.
    • Le Contrôle interne effectue pour chaque période de paye une analyse de haut niveau qui porte sur les paiements versés au titre du salaire de base et sur le nombre d’employés. Cette analyse se fait à partir du fichier IO50 produit par Phénix et permet de relever les écarts importants d’une période de paye à l’autre, ainsi que le paiement maximal versé à un employé pour chaque période de paye.
    • Un groupe de travail interne sur le système Phénix a été mis sur pied avant la fin de l’exercice afin d’assurer l’exactitude de la masse salariale des e.f.p. déclarée dans les états financiers de l’organisation. Ce groupe comptait des représentants des Rapports, de la Comptabilité générale, du Contrôle interne, du centre de décision responsable de l’Outil de prévisions salariales (OPS), des Systèmes de gestion générale et des Services nationaux de rémunération. Il a discuté de la façon de rendre compte des paiements en trop et en moins, des avances et des détachements.
  • Rappeler aux employés de s’assurer que leurs coordonnées sont à jour dans le système de RH
    • En prévision du passage des membres civils (m.c.) à la catégorie des e.f.p., des messages ont été diffusés par courriel et publiés dans InfoWeb pour avertir les m.c. de mettre à jour leurs renseignements personnels dans le SIGRH.

Activités prévues pour la stabilisation du système Phénix

  • Ajouter 8 ETP à l’effectif de l’équipe de soutien au système Phénix des Services nationaux de rémunération afin de continuer à travailler aux dossiers de paye des e.f.p. de la GRC et de réduire l’arriéré de dossiers ouverts au Centre des services de paye. Pour ce faire, on fera notamment appel à d’anciens conseillers en rémunération de la GRC qui ont été visés par le réaménagement des effectifs lorsque les services de paye ont été regroupés en 2012. 
  • Veiller à ce que les employés, les gestionnaires, les conseillers en dotation et les conseillers en rémunération suivent la formation actualisée sur le système Phénix qu’élaborent actuellement le BDPRH du SCT et SPAC.
  • Envoyer un courriel à tous les e.f.p. de la GRC et publier un message dans InfoWeb pour les informer de l’importance de tenir leurs renseignements personnels à jour dans le SIGRH, y compris leur adresse à domicile et leur code postal, afin que les relevés d’impôt et les retenues à la source soient traités correctement.
  • Reconfier l’administration de la paye des réservistes à la GRC pour alléger la charge de travail du Centre des services de paye, puisque les dossiers en question sont complexes et exigent beaucoup de temps et que la GRC possède les compétences spécialisées et les ressources requises pour s’en occuper.
  • Le Contrôle interne de la GRC effectuera des revues générales et mettra à jour la documentation relative aux modalités administratives applicables à la rémunération des e.f.p. afin de s’assurer que tous les contrôles relèvent de la responsabilité de la GRC. Il recommencera aussi à faire chaque trimestre la vérification après paiement des contrôles clés visant à assurer l’exactitude de la paye des e.f.p. Il évaluera toute nouvelle information, par exemple les modifications qui seront apportées prochainement au cadre d’administration de la paye du SCT et la nouvelle répartition des rôles et des responsabilités entre les ministères et le Centre des services de paye de la fonction publique, afin de relever tout nouveau contrôle ou toute déficience nécessitant un suivi.
  • On mettra sur pied un nouveau groupe de travail qui réunira des représentants de la Comptabilité générale, du Contrôle interne, des Services nationaux de comptabilité, des Systèmes de gestion générale et des Services nationaux de rémunération afin d’examiner la procédure de départ établie à l’égard des employés qui quittent la GRC ou la fonction publique pour comprendre l’incidence qu’elle peut avoir sur le recouvrement des paiements en trop. Ce groupe misera sur l’analyse de données pour repérer les éventuels paiements en trop faits à d’anciens employés et pour cerner la cause profonde de ces situations. Il travaillera en étroite collaboration avec SPAC et le Centre des services de paye s’il y a lieu.
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