RH à la paye : Contribution d’INFC

De Services publics et Approvisionnement Canada

Établir une équipe des RH à la paye au sein de votre ministère pour coordonner les efforts déployés à l’échelle du gouvernement

  • La stabilisation nécessite que les employés des RH ministérielles, de la Rémunération et des TI, le dirigeant principal des finances (DPF) ainsi que les responsables des communications, des rapports et des analyses travaillent en équipe.
  • Il faut s’assurer que les membres de l’équipe ont le niveau et le pouvoir nécessaires pour représenter vos intérêts et mandats au sein des comités et groupes de travail sur la stabilisation.

INFC a conclu un protocole d’entente avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour assurer la prestation de services de paye. Nos dossiers de paye n’ont pas été transférés à Miramichi. Une équipe chargée de la rémunération, formée de cinq employés à temps plein de SPAC et des Services de rémunération, s’occupe de fournir des services de paye personnalisés exclusivement à INFC, notamment d’établir des mesures de contrôle rigoureuses.

INFC a également réaffecté des ressources à une équipe interne des RH à la paye composée d’employés des RH et des Finances, et d’employés des Communications et des TI selon les besoins. L’équipe comprend notamment un PE-04 à temps partiel, un AS-03 à temps plein, un AS-02 à temps plein, un AS-02 à temps partiel, un étudiant à temps partiel, un FI-03 à temps plein, un FI-03 à temps partiel, trois FI-02 à temps partiel et un FI-01 à temps partiel.

L’équipe interne des RH à la paye et l’équipe de la rémunération de SPAC se réunissent deux fois par mois et communiquent régulièrement pour gérer rapidement les problèmes de paye et de congés, nouveaux et en cours, à mesure qu’ils surviennent.

Le DPF reçoit régulièrement des rapports de SPAC et convoque des réunions au besoin en fonction des états relatifs aux trop-payés et aux moins-payés.

INFC compte des représentants de notre équipe des RH à la paye dans tous les comités et groupes de travail chargés des questions de paye.

À l’heure actuelle, 43 % des employés d’INFC ont des problèmes de paye non résolus, qui varient en complexité. Les employés et leurs gestionnaires sont tenus informés des progrès réalisés pour régler leurs problèmes de paye. Le temps nécessaire pour régler chaque cas varie puisque chaque cas est unique. Certains facteurs hors de notre contrôle ont également une incidence sur notre capacité à régler les problèmes de paye des employés (p. ex., la mise en œuvre de conventions collectives a retardé les mutations d’employés arrivant ou quittant le Ministère).

Rendre compte des progrès réalisés à l’égard des priorités de stabilisation des RH à la paye

  • Pour surveiller les progrès et cibler les activités de stabilisation, il y aura plus de rapports et demandes de données de la part de l’équipe intégrée des RH à la paye.
  • S’assurer d’avoir l’expertise ministérielle nécessaire pour gérer la charge de travail à l’interne et l’infrastructure nécessaire pour analyser les demandes de données et y répondre afin de surveiller le cadre à dresser par l’entremise de la structure de gouvernance.

Les membres de l’équipe des RH à la paye qui s’occupent des questions de RH et de finance doivent s’assurer que des données et des rapports sont régulièrement présentés aux Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), c’est-à-dire chaque semaine de paye, et sont disponibles sur demande (voir l’affectation des ressources ci-dessus). Ces données sont utilisées pour créer le tableau de bord d’INFC et sont communiquées au ministre à titre informatif. Les Services de rémunération de SPAC fournissent un rapport hebdomadaire au SCT et à INFC sur l’état de la mise en œuvre des conventions collectives.

L’équipe des finances présente également des mises à jour trimestrielles sur les trop-payés et les moins-payés au Bureau du contrôleur général.

Veiller à ce que les gestionnaires et les employés soient informés des développements relatifs aux RH à la paye

  • Un défi croissant est le respect des besoins en matière d’information des employés et des gestionnaires, et le rétablissement de la situation des employés.
  • Régulièrement solliciter tous les employés pour recenser les cas de détresse et prendre immédiatement les mesures appropriées (p. ex. paiements prioritaires, avances de salaire d’urgence).
  • S’assurer qu’un bon soutien ministériel en matière de communication est en place pour un partage d’information empathique, opportun, ciblé et accessible.

Les situations/cas des employés font l’objet d’un suivi attentif en collaboration avec SPAC. Dès qu’un problème est détecté, l’équipe des RH à la paye examine le dossier de paye de l’employé afin de déterminer la cause du problème et de prendre des mesures immédiates pour le régler. Si un employé a besoin d’une avance de salaire ou d’un paiement d’urgence, on le tient informé de la situation de manière proactive. Des communications ciblées sont également en cours avec les employés touchés.

Les renseignements relatifs à la paye et aux congés sont communiqués aux gestionnaires et aux employés de façon continue. Un conseiller principal en RH de l’équipe des RH à la paye collabore étroitement avec les Services de communication pour préparer les documents de communication nécessaires et déterminer les supports de communication appropriés (p. ex., l’INFRAnet, la page Web de la Rémunération, les Nouvelles et Notes (renseignements destinés à la haute direction), les courriels à l’échelle du Ministère, les séances de formation et d’information et les réunions spéciales).

S’assurer que les gestionnaires et les employés comprennent leurs rôles et responsabilités ayant trait à la stabilisation des RH à la paye

  • Le BDPRH offre de la formation pour tenir compte de ce changement culturel important pour les employés, les gestionnaires ainsi que les professionnels des RH et de la rémunération. Les coordonnateurs de la formation participent à ce déploiement.
  • Dresser des plans de déploiement ministériels qui tiennent compte de la culture et des stratégies d’apprentissage en milieu de travail à l’aide d’outils et de la formation du BDPRH.

L’équipe des RH à la paye comprend un coordonnateur de la formation qui se consacre à l’initiative de formation du BDPRH. Cette personne est chargée de coordonner les réunions sur cette initiative et de saisir les données sur la participation des employés aux cours de formation. Les renseignements relatifs aux outils et à la formation disponibles seront communiqués à tous les employés d’INFC à l’aide de nos divers médias internes.

Le processus à suivre pour recevoir un paiement d’urgence (avances de salaire d’urgence et paiements prioritaires) a été clairement et activement communiqué aux employés. Des rappels périodiques sont prévus dans le futur.

Les gestionnaires sont informés des cas graves pour assurer un soutien et un dialogue continus avec les employés.

Faire en sorte que les gestionnaires et les employés ajoutent de solides pratiques en matière de RH à la paye à leurs activités courantes

  • En date d’octobre 2017, il y avait 600 000 transactions effectuées en vertu de l’article 34 qui n’étaient pas réglées, ce qui entraîne des moins-payés et des trop-payés pour les employés, ainsi que des problèmes fiscaux et des problèmes d’avantages sociaux.
  • Les gestionnaires doivent prendre l’habitude de vérifier chaque jour les transactions en attente d’être approuvées.

Les gestionnaires d’INFC sont au courant de l’obligation de vérifier régulièrement les transactions en attente d’être approuvées. Les responsables des finances assurent le suivi de ces cas pour veiller à ce que les approbations soient accordées à temps. Des messages sont régulièrement envoyés aux gestionnaires pour leur demander d’approuver les transactions en attente.

Les gestionnaires n’ayant pas encore fait l’objet d’un transfert à INFC ne sont pas désignés comme des gestionnaires détenant le pouvoir délégué en vertu de l’article 34. Cependant, des mesures ont été mises en place afin que tous les employés d’INFC puissent avoir accès à un gestionnaire détenant le pouvoir délégué d’accorder une approbation en vertu de l’article 34 en attendant que leur gestionnaire respectif soit transféré à INFC.

Notre objectif consiste à traiter la totalité des transactions en attente en vertu de l’article 34 (approbation/refus) dans 15 jours ouvrables. Une surveillance étroite est assurée chaque jour pour éviter des retards et des interruptions.

Tenir les coordonnées des participants à jour

  • Les gestionnaires doivent rappeler aux employés de vérifier si leur adresse domiciliaire et leur adresse postale sont à jour. Ces renseignements sont utilisés pour produire des feuillets d’impôt et déterminer la province de résidence pour le calcul des retenues d’impôt.
  • Mettre sur pied une campagne de sensibilisation le plus rapidement possible, y compris des examens et des vérifications, afin de s’assurer que les employés comprennent l’importance d’avoir des coordonnées personnelles à jour dans le système des RH.

Les employés ont reçu des rappels pour valider leur adresse domiciliaire et leur adresse postale dans le système des RH.

D’autres rappels seront envoyés régulièrement en collaboration avec les employés des Communications.

Autres mesures internes

  • S’assurer que les cas sont traités de manière opportune et transparente à mesure qu’ils sont signalés.

Les Services de rémunération de SPAC collaborent avec l’équipe des RH à la paye d’INFC.

Voici les mesures que nous prenons, sans cependant nous y limiter :

  • Surveiller étroitement les cas de trop-payés pour s’assurer que le recouvrement des paiements en trop soit fait correctement et rapidement, tout en offrant des solutions flexibles aux employés;
  • Traiter les nominations intérimaires : la priorité a été donnée à la mise en œuvre des conventions collectives. Lorsque celles-ci auront été négociées, on traitera les nominations intérimaires afin de réduire les erreurs et les problèmes de paye;
  • Mettre en œuvre le « système de paye négative » pour les étudiants et les employés occasionnels, ce qui s’est traduit par une diminution des problèmes de paye et du besoin de verser des avances de salaire;
  • Traiter le dossier de chaque employé d’INFC comme un tout et non pas en fonction du numéro attribué à un problème donné afin de résoudre les problèmes de paye des employés.

Les Services de rémunération s’emploient actuellement à mettre en œuvre les nouvelles conventions collectives, et sont sur la bonne voie de mener à bien cette mise en œuvre à temps, y compris le versement des paiements rétroactifs. Cela répondra au besoin continu de transférer des employés à l’intérieur et à l’extérieur d’INFC, un processus qui est actuellement en attente jusqu’à ce que la mise en œuvre des conventions collectives soit achevée.

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