Annexe A : Plan d’action intégré des RH à la paye du MDN

De Services publics et Approvisionnement Canada

Remarque : Les activités en caractères gras indiquent les liens vers les indicateurs des contributions et des rapports sur le renforcement des RH à la paye, qui ont été soumis au Comité des sous-ministres à la fin du mois d’octobre.

Piliers Objectifs Activités
Personnes Renforcement des capacités
  • Accroître la capacité de l’équipe de la rémunération pour qu’elle passe de 65 employés (17 conseillers en rémunération) à 100 employés (y compris 35 conseillers en rémunération).
  • Participer à des négociations avec SPAC pour l’intégration du personnel du MDN dans les bureaux satellites et pour l’accès à Phénix.
Soutien à la gouvernance
  • Mettre sur pied un secrétariat sur la gouvernance.
  • Composition des comités de gouvernance (sous-ministre, sous-ministre adjoint et directeur général) et des groupes de travail des RH à la paye.
  • Participer au sous-comité des communications du CCSP et au groupe de travail sur les données, les rapports et les analyses.
  • Collaborer avec d’autres ministères ou regroupements de ministères pour cibler des solutions communes.
  • Mettre sur pied une équipe interne des RH à la paye composée d’intervenants issus du domaine des RH, de la rémunération, des TI, des finances, des communications et des analyses.
  • Consulter les principaux intervenants, y compris les cadres supérieurs militaires et civils et les commandants de bases et d’escadres, et collaborer avec eux.
  • Consulter les agents négociateurs et collaborer avec eux.
  • Fournir des rapports et des données sur les progrès cycliques aux forums de gouvernance pour les décisions opérationnelles.
Gestion du changement et changement de culture
  • Transformer la culture en passant d’un traitement tardif à un traitement ponctuel.
  • Créer de la formation et des communications sur les RH à la paye afin de favoriser la sensibilisation, les connaissances, le changement de comportement et la planification du travail.
Outiller les professionnels des RH
  • Former le personnel des RH afin d’améliorer la qualité des données et la saisie des données en temps opportun dans le SGRH.
Outiller les employés et les gestionnaires
  • Offrir la nouvelle formation sur la rémunération aux employés et aux gestionnaires, et surveiller les taux d’achèvement.
  • Prendre part à des assemblées générales pour soutenir les gestionnaires et les employés.
  • Créer des aides et des vidéos de formation pour soutenir les employés et les gestionnaires dans l’administration de la paye.
  • Assurer une communication continue à propos des nouvelles de l’Équipe de la Défense, y compris les messages contextuels cycliques.
  • Lancer une campagne de sensibilisation auprès des employés pour le maintien de coordonnées exactes dans le système des RH.
Améliorer les services de rémunération offerts à la clientèle
  • Continuer de communiquer et de gérer les demandes de paiement d’urgence (avance de salaire en cas d’urgence et paiement prioritaire).
  • Évaluer la capacité du centre d’appels 1-800.
Processus Collaborer avec le BDPRH et SPAC afin d’améliorer la paye
  • Déterminer et négocier la répartition de transactions supplémentaires avec SPAC en fonction de critères choisis (p. ex. volume élevé, processus simple, répercussions les plus importantes).
  • Fournir des commentaires sur les changements proposés au processus de SPAC.
  • Collaborer avec SPAC au sujet des changements au modèle de prestation de services (regroupements d’employés).
Traiter les arriérés du MDN
  • Réduire les taux de refus des demandes d’intervention de paye.
  • Réduire les cas en suspens visés à l’article 34 grâce à la communication et au suivi.
  • En collaboration avec SPAC, rapatrier les processus sélectionnés et former le personnel :
    • Congés compensatoires
    • Demandes de mutation d’entrée ou de sortie
    • Congés non payés
  • Évaluer le processus de gestion des portefeuilles afin de traiter l’arriéré de dossiers complexes par communauté (c’est-à-dire FR, UT et SR).
Examiner et améliorer les processus opérationnels des RH liés à la paye du MDN
  • Effectuer une analyse des causes profondes pour étayer la rationalisation et l’amélioration des processus de RH (classification, dotation électronique et dotation en personnel) qui ont une incidence directe sur la rémunération.
  • Se pencher sur l’intégrité des données et l’intégration de l’information en temps opportun.
  • Évaluer et réviser les processus opérationnels communs des ressources humaines afin d’éliminer les étapes qui entravent la paye.
  • Surveiller et mesurer la qualité et l’opportunité de notre apport à Phénix.
  • Efforts concentrés déployés sur les refus des demandes d’intervention de paye pour réduire davantage les taux de 11 % – voici deux domaines clés qui sont visés : 1. changements de processus et 2. exhaustivité et exactitude des données.
Technologie et outils Accès aux outils de SPAC
  • Prôner un meilleur accès au système Phénix pour le personnel en rémunération.
  • Prôner un accès à des fins de consultation pour le personnel de classification et de dotation afin de confirmer l’activité des RH.
  • Accès à l’outil de gestion de cas pour cibler les secteurs prioritaires.
  • Diagnostiquer les lacunes du système.
  • Proposer des changements nécessaires au système.
Accès aux données du BDPRH
  • Participer au groupe de travail sur les données, les rapports et l’analyse.
  • Collaborer avec le BDPRH pour l’accessibilité aux données et aux rapports.
Développer la capacité d’analyse du MDN
  • Créer des tableaux de bord internes pour évaluer les causes principales des RH.
  • Établir des rapports et effectuer des analyses pour la haute direction à des fins de prise de décisions.
Créer des solutions de TI au MDN
  • Améliorer et enrichir le contenu du site Web propre au MDN.
  • Améliorer la présence sur l’intranet et Internet pour les employés et les gestionnaires en milieu de travail et à la maison aux fins d’accès aux services et à l’information.
  • Résoudre les problèmes de coupe-feu afin d’améliorer l’accessibilité pour les employés au travail et à la maison.
  • Élaborer un outil de gestion des cas pour gérer et suivre les cas acheminés aux échelons supérieurs.
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