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De : Services publics et Approvisionnement Canada
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Former une équipe « Des RH à la paye » au sein du ministère afin de poursuivre les efforts pangouvernementaux
- L’équipe interne Des RH à la paye est bien établie et comprend des représentants du personnel de dotation, de la rémunération, des spécialistes des systèmes Mes RHGC et Phénix, de même que la dirigeante principale des finances (DPF). Les membres de l’équipe communiquent ensemble régulièrement et travaillent comme une seule et même équipe dans le but d’assurer que les opérations de paye sont effectuées correctement et en temps opportun.
- Les ressources en dotation et les spécialistes des systèmes Mes RHGC et Phénix se réunissent chaque semaine afin de veiller à l’établissement des priorités et à la saisie exacte des données.
- Les spécialistes des RH et les représentants de la DPF communiquent ensemble chaque jour afin de valider les opérations et les paiements.
Produire des rapports sur les progrès réalisés relativement aux priorités de stabilisation des RH à la paye
- Les rapports sont fournis à l’équipe Des RH à la paye dans les délais fixés et selon la portée établie.
Informer les gestionnaires et les employés des derniers faits touchant les RH à la paye
- Des séances d’information ont été offertes aux employés par l’équipe interne Des RH à la paye.
- Une communication active est assurée auprès de tous les membres du personnel pour les informer des situations actuelles, y compris au moyen d’une page intranet dédiée au sujet.
- Avant le jour de la paye ou le jour même, les employés sont avisés qu’ils peuvent obtenir une avance de salaire en cas d’urgence (ASU), s’il s’avère nécessaire de suppléer à un problème de paye (montant réduit ou paye manquante). Le moment du recouvrement des avances de salaire est calculé en fonction des payes manquantes afin d’éviter des problèmes de taxation ou de non-paiement.
- Le processus d’accès aux paiements d’urgence (ASU et paiements prioritiaires) a été communiqué clairement et activement aux employés.
- Des réunions de groupe ont été tenues par les groupes responsables des conventions collectives afin d’expliquer la paye rétroactive et de répondre aux questions. Nous continuerons de tenir ces réunions jusqu’à ce que la vérification des révisions soit achevée. La production et la distribution aux employés des feuilles de calcul/révision se poursuivront dans le cadre de ces réunions.
- Des réunions de groupe ont eu lieu et se poursuivront périodiquement pour les employés mutés dans le but de leur expliquer les processus et les délais liés à l’ajustement de leur paye.
- Nous effectuons des vérifications bimensuelles de toutes les opérations de paye traitées afin d’assurer l’exactitude des paiements/ajustements.
- Une ressource temporaire supplémentaire a été embauchée à temps partiel pour nous permettre de faire face à la charge de travail liée aux révisions salariales.
- Nous effectuons le téléchargement manuel des feuilles de temps des employés occasionnels et des étudiants de manière à garantir que les paiements sont effectués correctement et en temps opportun jusqu’à ce que l’intégration des horaires fonctionne bien.
- Nos divers spécialistes ont participé activement aux réunions tenues par l’équipe intégrée de représentants Des RH à la paye, de Phénix, et de Mes RHGC.
- Le groupe des finances surveille activement toutes les opérations de paye afin de garantir l’exactitude des données salariales, de réconcilier les chiffres prévus avec les chiffres réels, et de transmettre les résultats aux spécialistes des RH.
Veiller à ce que les gestionnaires et les employés comprennent bien leurs responsabilités et leur rôle en ce qui concerne les RH à la paye
- Nous avons fait la promotion de la formation offerte par l’École de la fonction publique du Canada et tenu des séances d’information pour répondre à toute question éventuelle avant et après le lancement du système.
- La formation relative au système Phénix a été incorporée au cadre de formation obligatoire de tous les employés et gestionnaires.
Faire en sorte que les gestionnaires intègrent de solides pratiques Des RH à la paye dans leur routine
- Un solide appui a été fourni aux gestionnaires (article 34) afin de clarifier leurs opérations et d’assurer le respect de l’article 33.
- Des messages ont été diffusés aux employés et aux gestionnaires durant la période des congés/fêtes afin de garantir que les gestionnaires intérimaires disposent des pouvoirs délégués requis.
Assurer la mise à jour des coordonnées des employés
- Une vaste mise à jour des coordonnées des employés a été effectuée avant le lancement de Phénix.
- Des messages ont été transmis à tous les employés avant la saison des T4 pour leur rappeler l’importance d’assurer la mise à jour de leurs coordonnées.
Mesures envisagées
Établir une équipe « Des RH à la paye » au sein du ministère afin de poursuivre les efforts pangouvernementaux
- Un employé de durée indéterminée supplémentaire sera embauché afin de remédier à la hausse de la charge de travail liée au système Phénix.
- Un message sera affiché mensuellement afin de rappeler aux employés et aux gestionnaires l’importance de mettre à jour leur gestionnaire désigné (article 34).
Informer les gestionnaires et les employés des derniers faits touchant les RH à la paye
- Nous continuerons de diffuser de l’information par l’intermédiaire de notre site intranet, de séances d’information et de formation.
Veiller à ce que les gestionnaires et les employés comprennent bien leurs responsabilités et leur rôle en ce qui concerne les RH à la paye
- Promouvoir la nouvelle formation relative aux RH à la paye dispensée par le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) et établir un plan ministériel de mise en œuvre qui soit conforme à notre culture et à nos stratégies en matière de formation en milieu de travail à l’aide des outils et de la formation de la BDPRH.
Faire en sorte que les gestionnaires intègrent de solides pratiques Des RH à la paye dans leur routine
- Dès la réception du rapport de l’équipe intégrée Des RH à la paye faisant état des employés sans gestionnaire (article 34), nous évaluerons les cas et établirons une stratégie de communication connexe.
Former une équipe « Des RH à la paye » au sein du ministère afin de poursuivre les efforts pangouvernementaux
- Élaborer une campagne de sensibilisation dans le but de rappeler aux employés de valider de façon continue l’adresse de leur domicile et leur adresse postale à la fois dans Mes RHGC et Phénix.