Archivée : Mise à jour du gouvernement du Canada concernant le système de paye Phénix 5 avril 2017

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Bonjour à tous. Je vous remercie de vous joindre à nous.

Je suis à nouveau en compagnie de mes collègues Randy Hewlett, de l’Agence du revenu du Canada, et Alfred Tsang, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Aujourd’hui, je ferai le point sur la préparation des déclarations de revenus et les progrès que nous avons faits en vue de stabiliser la situation.

Répercussions fiscales

Tous les employés devraient maintenant avoir reçu leurs feuillets d’impôt et être en mesure de produire leur déclaration de revenus. Les employés qui n’ont pas encore reçu leurs feuillets, particulièrement les anciens employés dont les feuillets ont été envoyés par la poste, devraient demander notre aide.

Nous continuons d’émettre des feuillets d’impôt modifiés aux employés aussitôt qu’une correction est apportée, notamment à ceux qui ont reçu des paiements en trop en 2016. Je tiens à rappeler aux employés qu’il arrive couramment que des feuillets d’impôt soient modifiés. L’an dernier, l’Agence du revenu du Canada a traité plus d’un million de feuillets modifiés à l’échelle du pays.

Je sais que cette situation est difficile et frustrante, et nous mettons tout en œuvre pour appuyer les employés. Les agents de notre centre d’appels sont là pour répondre aux questions des employés. À l’heure actuelle, nous recevons environ 200 appels par jour au sujet des impôts. Les employés qui ont des questions détaillées sur leurs gains sont mis en contact avec un groupe de soutien spécialisé. Celui-ci traite les appels immédiatement ou communique avec ces employés.

J’encourage fortement les employés à vérifier leurs feuillets d’impôt dès que possible et à communiquer avec nous s’ils ont besoin d’aide. Les employés qui attendent à la dernière minute pourraient ne pas obtenir l’aide dont ils ont besoin en temps voulu. En ce moment, nous pouvons, au besoin, rappeler les employés dans un délai de sept jours.

Rapidité du traitement

Outre les impôts, nous demeurons résolus à traiter rapidement les mouvements et à réduire les temps d’attente. Nous avons stabilisé la file d’attente de mouvements au Centre des services de paye et nous commençons à voir une diminution puisque nous traitons plus de mouvements que nous en recevons. C’est une bonne nouvelle, mais ce n’est pas suffisant. C’est pourquoi nous cherchons continuellement des façons d’accélérer le progrès. Par exemple, nous collaborons avec les ministères afin de déterminer les moyens à prendre pour qu’ils puissent nous aider à traiter des mouvements.

Notre capacité de traiter des mouvements sera accrue après la période des impôts. À l’heure actuelle, un important nombre de conseillers en rémunération aident à répondre aux questions des employés au sujet des impôts et traitent les cas de trop-payés. Une fois ce travail accompli, certains conseillers pourront recommencer à traiter les mouvements de paye, ce qui réduira les temps d’attente.

Les améliorations techniques mises en œuvre nous aident aussi à accélérer le traitement. En effet, l’une des améliorations techniques récemment mise en œuvre nous a permis d’automatiser les calculs manuels pour les nominations intérimaires saisies tardivement dans Phénix. Ces mouvements demandent beaucoup de temps et constituent une partie appréciable de notre charge de travail actuelle.

Depuis la mise en œuvre de cette automatisation le 22 mars dernier, nous avons traité 20 000 nominations intérimaires et versé une rémunération d’intérim aux employés concernés. Nous continuerons de traiter ces mouvements jusqu’en juin.

Un autre exemple d’amélioration technique touche l’automatisation du traitement des heures supplémentaires. Une fois soumis et approuvés, les mouvements liés aux heures supplémentaires sont traités immédiatement, sans aucune intervention du Centre des services de paye, et figurent ainsi sur la prochaine paye des employés. Depuis la mise en œuvre de Phénix, cette automatisation du système a permis de verser plus de 300 millions de dollars à quelque 88 000 employés.

Récemment, j’ai entendu dire que certains employés s’abstenaient de saisir les heures supplémentaires travaillées parce qu’ils craignaient éprouver des problèmes de paye s’ils le faisaient. En fait, c’est bien le contraire qui se produit. Comme je l’ai mentionné, dans des circonstances normales, les heures supplémentaires sont traitées automatiquement et plus rapidement, puisqu’elles ne passent pas par le Centre des services de paye. En revanche, si les heures supplémentaires sont soumises avec un retard de plus de six mois, de longs calculs manuels s’imposent. Ces calculs peuvent causer un retard dans le paiement et du travail inutile pour le Centre des services de paye, ce qui empêche les conseillers en rémunération de traiter d’autres mouvements. J’encourage donc fortement les employés à soumettre leurs heures supplémentaires aussi rapidement que possible afin d’éviter de longs calculs manuels et des retards de paiement.

Ces améliorations techniques réduisent notre charge de travail et nous permettent de verser plus rapidement la paye aux employés. Nous continuerons à consulter nos collègues dans l’ensemble du gouvernement, nos employés et nos partenaires syndicaux pour trouver d’autres façons de simplifier le traitement de la paye.

Ceci dit, il ne faut pas oublier que le Centre des services de paye n’est qu’une composante du système de paye du gouvernement fédéral. Dans nos efforts visant à accélérer le traitement au Centre des services de paye, nous collaborons avec nos collègues du Secrétariat du Conseil du Trésor et des autres ministères pour déterminer les autres améliorations à apporter afin d’optimiser le système de paye de bout en bout.

Tableau de bord

Permettez-moi maintenant de parler de notre tableau de bord. Nous constatons des améliorations des normes de service pour la plupart des catégories.

Je suis heureuse de vous dire que nous avons atteint un état de stabilité pour les demandes de congé parental et de maternité. Cela signifie que 95 % des demandes de congé des employés qui sont envoyées au Centre des services de paye sont traitées dans un délai de 20 jours ouvrables. De plus, à l’exception de 20 employés, tous les employés pour lesquels nous ne respections pas notre norme de service précédemment pour les congés de maternité et les congés parentaux ont maintenant commencé à recevoir leurs paiements complémentaires et nous sommes en contact avec ces employés.

Je demanderais aux employés de communiquer avec nous s’ils n’ont pas reçu leur premier paiement complémentaire dans les 20 jours suivant leur demande de congé parental ou de maternité.

En ce qui concerne les demandes de congé d’invalidité, nous avons respecté notre norme de service dans une proportion de 37 % en mars. Comme vous pouvez le constater, ce pourcentage est légèrement inférieur à celui du mois dernier parce que nous avons traité les cas les plus anciens qui ne respectaient pas notre norme de service. Ceci dit, nous sommes toujours sur la bonne voie pour atteindre un état de stabilité pour cette catégorie d’ici la fin avril.

Prochaine priorité

Lorsque nous aurons atteint l’état de stabilité pour les cas d’invalidité, nous tournerons notre attention vers les prochains mouvements prioritaires. Nous déterminerons ces nouvelles priorités en collaboration avec les ministères clients et les représentants syndicaux.

Je tiens à souligner que la manière dont nous organisons notre travail aujourd’hui n’est pas représentative de l’approche que nous adopterons à long terme.

En ce moment, nous mettons l’accent sur certains types de mouvements en ce qui touche l’efficacité. J’ai entendu de nombreux employés demander pourquoi nous ne traitions pas tous leurs mouvements au même moment. Je veux qu’ils sachent que c’est ce vers quoi nous nous dirigeons. Au fur et à mesure que nous nous approchons de l’état de stabilité, nous adopterons un modèle axé sur l’employé. Nous mettrons ainsi l’accent sur les employés individuellement et traiterons leurs demandes de paye de façon collective plutôt que de traiter uniquement certains mouvements. Nous croyons que ce modèle permettra d’améliorer le service et le soutien offerts aux employés.

Conclusion

Nous réalisons des progrès constants et continuons d’apporter des améliorations au système afin d’en faire un système de paye plus fiable et plus performant. Nous sommes aussi très conscients qu’il reste encore beaucoup de travail à faire, mais nous sommes résolus à régler tous les problèmes de paye et à stabiliser la situation le plus rapidement possible.

Je rappelle aux employés qui éprouvent des difficultés financières en raison des problèmes de paye que des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires sont accessibles. Veuillez vous adresser à votre gestionnaire aussitôt que possible pour obtenir un soutien financier. Il n’y a aucune raison pour que quiconque se retrouve sans paye.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada

 

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