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Copie du dossier de paye (anciennement « Examen du dossier de paye »)

Dernière mise à jour : Le 11 janvier 2023

La présente section décrit les rôles et les responsabilités des diverses parties qui demandent une copie du dossier de paye d'un employé aux fins d'examen. Veuillez noter que cette procédure ne concerne pas les demandes d'examen de bout en bout du dossier de paye d'un employé ou des cas en son nom par un agent de la rémunération. La procédure pour ce type d'examen sera publiée ultérieurement.

Description du processus

Sur demande écrite, un employé peut, comme prévu par certaines conventions collectives, demander une copie de son dossier de paye une fois par année civile. Bien que certaines conventions collectives stipulent qu'un représentant autorisé de l'employeur doit être présent pendant l'examen du dossier de paye et que toutes les copies doivent ensuite être détruites, le Centre des services de paye a cessé d'appliquer ces exigences.

Actuellement, seule une copie papier du dossier de paye est transmise par le Centre des services de paye pour des raisons de respect de la vie privée et de protection de l'information.

REMARQUE : Le dossier de paye est distinct du dossier personnel, qui est géré par l'équipe des ressources humaines des différents ministères clients. Le dossier de paye ne contient pas les relevés des gains, les feuillets T4 et Relevé 1, les examens du rendement, les lettres de mesures disciplinaires ou de suspension et les autres documents en lien avec des enjeux qui touchent le personnel. Comme les lettres d'offre et les formulaires d'autorisation d'affectation intérimaire ne sont pas nécessaires pour certaines interventions de paye, il est possible que ces documents ne figurent pas dans le dossier de paye.

Responsabilités des employés

Les employés qui souhaitent demander une copie de leur dossier de paye doivent communiquer avec leur gestionnaire ou superviseur immédiat, ou avec le représentant des ressources humaines de leur ministère. La demande sera ensuite soumise au Centre des services de paye aux fins de traitement.

Pour faciliter le processus, l'employé devrait préciser qu'il cherche à obtenir un document précis ou de l'information sur une période en particulier lorsqu'il n'a pas besoin du dossier complet.

L'employé peut conserver la copie de son dossier de paye à titre de référence : il n'est pas nécessaire de la détruire ou de la renvoyer au Centre des services de paye ou au gestionnaire ou superviseur.

Nous rappelons aux employés que les documents dans le dossier de paye peuvent contenir des renseignements Protégé B, et que les procédures appropriées de manipulation et de protection doivent être respectées pour garantir la sécurité et le respect de la vie privée.

Responsabilités du gestionnaire

La demande de copie d'un dossier de paye peut maintenant être soumise par le responsable ou le superviseur immédiat de l'employé. Il n'est plus nécessaire de passer par une source de confiance, un représentant des relations de travail ou un représentant des ressources humaines.

Lorsqu'ils reçoivent une demande d'examen du dossier de paye, les gestionnaires sont chargés de la valider et de la soumettre par courriel chiffré, par télécopieur ou par la poste au centre de réception du Centre des services de paye, accompagnée du formulaire de demande d'intervention de paye 446-5F. Dans ce formulaire, ils doivent sélectionner « Copie de dossier de paye » aux champs Type de travail et Sous-type.

Les gestionnaires doivent aussi fournir l'adresse postale et le numéro de téléphone de la personne qui recevra la copie du dossier de paye du client.

Lorsque le Centre des services de paye aura traité la demande, la copie du dossier de paye sera envoyée au gestionnaire ou au superviseur immédiat du client, qui sera chargé de la transmettre à l'employé. Dans des cas exceptionnels (lorsque l'employé travaille à l'étranger, à distance ou dans une région autre que celle de son gestionnaire ou superviseur immédiat), le dossier peut être transmis directement à l'employé, sur demande écrite du gestionnaire.

L'employé peut conserver la copie de son dossier de paye à titre de référence : il n'est pas nécessaire de la détruire ou de la renvoyer au Centre des services de paye ou au gestionnaire ou superviseur.

Responsabilités du Centre des services de paye

Lorsqu'elles reçoivent la demande de copie du dossier de paye soumise par le gestionnaire du client, les équipes responsables du triage des demandes de soutien opérationnel et de la gestion des dossiers du Centre des services de paye travaillent ensemble pour que le cas soit traité en temps opportun. Elles veillent à ce que toutes les versions papier et électroniques (sauf celles qui sont archivées) soient copiées et envoyées à l'adresse postale fournie.

Le Centre des services de paye s'assure ensuite qu'aucune information concernant d'autres clients n'a été incluse par inadvertance dans le dossier de paye du client, et que les noms des autres clients sont caviardés avant l'envoi.

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