Modification d’une embauche

Cette section décrit les responsabilités de chaque partie impliquée dans le traitement de la modification d’une embauche d’un employé.

Description du processus

La modification d’une embauche pourrait comprendre les événements de paye suivants :

• Nomination intérimaire (sous revue)
• Modification des heures de travail
• Modification de la situation
• Modification de la durée d’emploi
• Conversion
• Rétrogradation
• Mutation
• Prolongation de la durée d’emploi
• Reclassification d’un poste
• Changement de poste
• Promotion
• Retour à la rémunération de base

Responsabilités de l’employés

Les employés sont responsables de ce qui suit :

• signer le document requis (par exemple, lettre d’offre);
• fournir les renseignements demandés ainsi que tous les documents relatifs à leur modification d’embauche remplis aux professionnels en ressources humaines (au besoin);
• prêter serment (s’il y a lieu);
• enregistrer les entrées du module Gestion temps dans le bon dossier de l’employé (s’il y a lieu).

Si un employé devient membre du Régime de retraite, il doit accuser réception du formulaire des renseignements sur l’adhésion et confirmation de la participation au régime par l’intermédiaire de l’application Web de la rémunération.

Responsabilités du gestionnaire

Les gestionnaires (article 34) et les pouvoirs de délégation en matière de dotation sont responsables de ce qui suit :

• signer le document requis (par exemple, une lettre d’offre; une nomination intérimaire);
• faire prêter le serment (s’il y a lieu) et veiller à ce que le document connexe soit signé et transmis aux ressources humaines;
• accomplir toutes les tâches pertinentes à exécuter dans les fonctions de libre-service de Phénix, comme l’examen (y compris la vérification de l’état du module Gestion temps) ou la création et l’attribution de l’horaire de travail de l’employé dans la fonction de libre-service pour les gestionnaires dans Phénix.

En cas de prolongation de la durée d’emploi (par exemple, employés occasionnels, étudiants et employés nommés pour une période déterminée), il incombe au gestionnaire (article 34) et à la délégation des pouvoirs en matière de dotation de remplir la documentation requise avant la date de fin d’emploi afin d’éviter les répercussions sur la paye des employés et assurer un service continu. Une prolongation de la durée d’emploi survient quand :

• il n’y a aucune interruption de service;
• les conditions d’emploi ont changé;
• un employé signe la lettre d’offre.

Responsabilités des ressources humaines

Les ressources humaines sont responsables de préparer le document faisant autorité et de :

• vérifier les pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et les pouvoirs de délégation en matière de dotation dans le document faisant autorité;
• s’assurer que tous les documents, y compris le document faisant autorité et, au besoin, le serment, sont reçus par le gestionnaire responsable de l’embauche;
• saisir en temps opportun les données exactes dans les rangées sur les données relatives à l’emploi et les données personnelles dans le Système de gestion des ressources humaines;
• s’assurer que l’information a bien été acheminée dans Phénix.

Exceptions au changement d’emploi

Une lettre d’offre est requise pour :

• la rétrogradation;
• la reclassification d’emploi;
• la protection salariale.

En cas d’exception, le service des ressources humaines est responsable de :

• s’assurer de recueillir la lettre d’offre et d’acceptation signée ou tout autre document faisant autorité;
• envoyer la lettre d’offre et toute documentation par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au service du courrier du Centre des services de paye;
• s’assurer que ces documents sont accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye dûment rempli.

Responsabilités des Finances

Les Finances sont responsables d’autoriser la transaction dans Phénix en vertu de l’article 33.

Responsabilités de la source fiable

Il incombe à la source fiable de s’assurer que les signatures figurant sur les demandes papier transmises par un ministère au Centre des services de paye sont authentifiées lors de la réception de la lettre d’offre et d’acceptation, ou de tout autre document faisant autorité. Par exemple :

• la signature en vertu de l’article 34 est authentifiée pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou sur le budget du gestionnaire, avant son envoi au Centre des services de paye;
• la signature déléguée par le service des ressources humaines est authentifiée pour toutes les demandes soumises par les ministères.

Responsabilités du Centre des services de paye

Le Centre des services de paye est responsable de vérifier la liste des sources fiables.

À la réception de l’avis de données saisies dans le Système de gestion des ressources humaines, le Centre des services de paye est responsable de ce qui suit :

• identifier l’admissibilité des employés à toutes les prestations et les y inscrire;
• valider ou mettre à jour la fonction de déclaration du temps (si nécessaire).

À la réception de la demande d’intervention de paye et de tout document supplémentaire, le Centre des services de paye est responsable de ce qui suit :

• valider le salaire et ajuster, si nécessaire;
• établir les crédits de congés payés, si nécessaire;
• fournir à l’employé la lettre sur la rémunération et les avantages sociaux, indiquant en détail les répercussions de la réduction ou de l’augmentation de ses heures ou salaire sur sa paye, ses congés, ses assurances et ses autres avantages sociaux (au besoin).

Modification de la durée d’emploi

En cas de modification de la durée d’emploi, le Centre des services de paye est responsable de :

• déterminer l’admissibilité aux divers régimes d’avantages sociaux;
• fournir à l’employé la lettre sur la rémunération et les avantages sociaux, indiquant en détail les répercussions de la réduction ou de l’augmentation de ses heures ou salaire sur sa paye, ses congés, ses assurances et ses autres avantages sociaux (au besoin).

Responsabilités du Centre des pensions

S’il y a lieu, le Centre des pensions est responsable de l’envoi du formulaire d’avis d’adhésion au régime.