Retenues
Dernière mise à jour : 23 mai 2019
Cette section décrit les rôles et responsabilités des diverses parties impliquées dans le processus relatif aux retenues.
Sur cette page
Description du processus
Le processus des retenues incluent commencer, arrêter ou modifier les retenues. Il est déclenché par l’avis d’un nouvel employé ou d’une nouvelle nomination ou par la décision que prend un employé d’apporter des changements à ses retenues facultatives.
Phénix ou le conseiller en rémunération calcule automatiquement les retenues obligatoires.
Retenues d’impôt
Les retenues liées à l’impôt sont les retenues d’impôt normalement prélevées sur la paye de l’employé et peuvent comprendre ce qui suit :
- Impôt fédéral;
- Impôt provincial.
De plus, un employé peut demander une retenue supplémentaire d’impôt.
Retenues générales
Les retenues générales comprennent les retenues obligatoires :
- cotisations syndicales;
- saisies-arrêt;
et des retenues les retenues facultatives :
- Dons de charité : Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada;
- Stationnement.
Responsabilités de l’employé
Retenues d’impôt : impôt supplémentaire
Si l’employé souhaite augmenter le montant de la retenue d’impôt prélevée sur sa paye, il doit présenter les formulaires d’impôt pertinents :
- aux ressources humaines de son ministère (au moment de l’embauche);
- au service du courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste; ces documents doivent être accompagnés d’un Formulaire de demande d’intervention de paye dûment rempli.
Retenues générales : autre (excluant les cotisations syndicales)
Les employés peuvent utiliser la fonction de libre-service de Phénix pour commencer, modifier ou arrêter certaines retenues facultatives, notamment une retenue de coopérative de crédit ou pour le Fonds de solidarité. Cette mesure peut être exécutée le jour même ou à une date future. Se reporter aux fonctions de libre-service de Phénix pour connaître la liste des options.
Retenues générales : cotisations syndicales
Si l’employé désire s’opposer à la retenue automatique de cotisations syndicales pour motifs religieux, il doit envoyer le formulaire Déclaration assermentée : Opposition à la retenue de cotisations syndicales pour motifs religieux à l’agent des ressources humaines du ministère.
Autres retenues volontaires
L’employé devrait remplir et soumettre les formulaires pertinents au service du courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste, accompagnés d’un Formulaire de demande d’intervention de paye dûment rempli.
Remarque
Certains ministères pourraient utiliser des processus différents; l’employé devrait communiquer avec les ressources humaines de son ministère avant de remplir le formulaire.
Responsabilités des ressources humaines
Les ressources humaines sont responsables :
- d’envoyer le formulaire Déclaration assermentée : Opposition à la retenue de cotisations syndicales pour motifs religieux au Secrétariat du Conseil du Trésor aux fins d’approbation;
- une fois l’approbation reçue, de mettre à jour les données dans le champ sur la situation syndicale dans le système de gestion des ressources humaines;
- de transmettre l’information au moyen d’une source fiable par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au service du courrier du Centre des services de paye par le truchement d’une source fiable; ces documents doivent être accompagnés d’un Formulaire de demande d’intervention de paye dûment rempli.
Responsabilités des finances
Les finances ont certaines responsabilités liées au traitement des retenues.
Retenues générales : cotisations syndicales
À la demande du Centre des services de paye de la fonction publique, les finances produisent les chèques aux syndicats pour les cotisations payables dans les 30 jours.
Remarque
Les montants sont recouvrés auprès des employés jusqu’à ce qu’ils soient payés en entier. Se reporter à la Directive sur la rémunération 2012-006 pour en savoir plus à cet égard.
Autres retenues facultatives : stationnement subventionné
Les finances sont responsables de transmettre l’information (reçu de stationnement) par le truchement d’une source fiable au service du courrier Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste; ces documents doivent être accompagnés d’un Formulaire de demande d’intervention de paye dûment rempli.
Remarque
Certains ministères pourraient utiliser des processus différents; les employés devraient communiquer avec les ressources humaines de leur ministère avant de remplir le formulaire.
Responsabilités de la source fiable
La source fiable est responsable d’authentifier les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :
- authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou le budget du gestionnaire avant que celles-ci soient envoyées au Centre des services de paye;
- authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).
Remarque
Les demandes en format papier sans exigences en matière de signature ministérielle transmises directement au Centre des services de paye par les employés n’ont pas à être authentifiées par une source fiable.
Responsabilités du Centre des services de paye
Le Centre des services de paye est responsable de vérifier la liste des sources fiables chaque fois qu’un formulaire de retenues sur la paye est présenté par les ressources humaines.
Retenues d’impôt
À la réception des documents requis, le Centre des services de paye est responsable :
- de demander le prélèvement de retenues d’impôt supplémentaire;
- de rajuster les retenues liées à l’impôt de l’employé.
Retenues générales : autres (excluant les cotisations syndicales)
Le Centre des services de paye est responsable de commencer, modifier ou arrêter les retenues auxquelles l’employé ne peut accéder au moyen des fonctions de libre-service de Phénix.
Retenues générales : cotisations syndicales
Le Centre des services de paye est responsable :
- de veiller à ce que les employés payent les cotisations appropriées aux syndicats appropriés au moyen :
- des demandes de paiements par les finances ministérielles aux syndicats;
- du recouvrement des cotisations payées au nom de l’employé par son ministère (si nécessaire).
- d’envoyer le formulaire Demande de paiement (en dollars canadiens) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) aux finances, par courriel crypté ou par télécopieur, pour aviser ces dernières qu’un paiement doit être fait à l’unité de négociation dans les 30 jours (pour les arriérés de paiement seulement);
- de recouvrer les montants dus auprès de l’employé :
- se reporter à la Directive sur la rémunération 2012-006 pour en savoir plus à cet égard.
L’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) n’utilise pas le processus du formulaire GC 80/code 5F3. Le Centre des services de paye recouvre l’arriéré de l’AFPC au moyen du code 848 avec les mêmes restrictions que le code 5F3 (le montant mensuel de la retenue qui est recouvré ne doit pas excéder le montant de la retenue mensuelle courante de l’employé).
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