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Options flexibles de recouvrement de trop-payés, d’avances de salaire d’urgence et de paiements prioritaires

De : Services publics et Approvisionnement Canada

Afin de réduire le stress et les difficultés d’ordre financier des employés qui ont reçu des trop-payés dans Phénix, le gouvernement a apporté des changements à la Directive sur les conditions d’emploi. Ces changements aideront les employés en offrant considérablement plus de flexibilités en ce qui concerne le recouvrement des trop-payés, des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires.

Les employés ayant des trop-payés supérieurs à 10 % de leur paye brute à la quinzaine, admissibles aux options flexibles, recevront une lettre les informant du montant dû, de la cause du trop-payé et des options de remboursement flexibles qui s’offrent à eux. Une fois que l’employé renvoie l’accusé de réception avant la date butoir indiquée dans la lettre du trop-payé et choisit les options de remboursement flexibles, les recouvrements de ces montants amorceront quand :

Si l’accusé de réception n’est pas renvoyé avant la date butoir indiquée dans la lettre du trop-payé, les options flexibles ne s’appliqueront pas et le recouvrement au taux par défaut amorcera immédiatement.

Les questions et réponses ci-dessous fournissent d’autres renseignements et clarifications concernant cette initiative.

Questions et réponses

Champ d’application

Question 1 : À quels types de trop-payés ces flexibilités s’appliquent-elles?

Ces flexibilités s’appliquent aux trop-payés, aux avances de salaire d’urgence et aux paiements prioritaires reçus par les employés en raison de problèmes dont le système Phénix est directement à l’origine.

Ces flexibilités ne s’appliquent pas aux recouvrements des montants à payer découlant des mouvements de paye courants, ce qui comprend, entre autres :

  • les trop-payés dont le montant est inférieur à 10 % de la rémunération brute bimensuelle d’un employé;
  • les périodes de congé non payé d’une durée de 5 jours ou moins;
  • les congés pris en trop (congés de vacance et de maladie) au moment de la cessation d’emploi (pour des raisons autres que l’invalidité, la maladie ou la mise à pied);
  • l’annulation d’un accord de congé avec étalement du revenu par l’employé, lorsque le congé a été pris;
  • les paiements anticipés au nom des employés pour régler des cotisations syndicales;
  • les indemnités de maternité/parentales, lorsque l’employé n’a pas respecté ses obligations énoncées dans sa convention collective ou dans ses conditions d’emploi;
  • les montants à payer au titre des régimes d’assurance-maladie, de la pension, de la prestation supplémentaire de décès, de l’assurance‑invalidité et de l’assurance‑invalidité de longue durée en raison de congés non payés.
Question 2 : Ces flexibilités s’appliquent-elles aux employés qui quittent la fonction publique?

Les nouvelles flexibilités ne modifient pas la gestion des recouvrements liés à la cessation d’un emploi, ou à la fin d’un contrat d’emploi d’une durée déterminée ou d’emploi occasionnel, sans prolongation ou renouvellement.

Question 3 : Je quitte bientôt la fonction publique et on m’a informé que je dois un montant; comment puis-je le rembourser?

Tout montant exigible auprès des employés dont l’emploi se termine sera recouvré intégralement sur les premières sommes disponibles, conformément aux Conditions d'emploi des employés de la fonction publique.

Une lettre sera envoyée à l’ancien employé lui demandant de payer le solde du montant dû, lui fournissant les détails sur la façon de soumettre un paiement et lui indiquant les conséquences de ne pas le régler dans les délais impartis.

Si le ministère dont relevait l’ancien employé n’est pas desservi par le communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle de la fonction publique, l’employé devra suivre les procédures ministérielles.

Question 4 : Les étudiants peuvent-ils se prévaloir de ces mêmes flexibilités?

Non. Cependant, il a été demandé aux conseillers des ressources humaines et aux conseillers en rémunération des ministères de collaborer avec les étudiants afin de concevoir un plan de remboursement qui est raisonnable.

Début du recouvrement

Question 5 : À quel moment les trop-payés seront-ils déduits de ma paye?

Si vous renvoyez l’accusé de réception avant la date butoir indiquée dans votre lettre et que vous optez pour les options de remboursement flexibles, les recouvrements de ces montants amorceront quand :

  • tous vos mouvements en attente auront été traités;
  • vous aurez reçu 3 payes consécutives exactes;
  • une entente de recouvrement aura été conclue.
Question 6 : Pourquoi attendre 3 périodes de paye avant de commencer un recouvrement?

Le fait de reporter les recouvrements jusqu’à ce que les employés aient reçu des paiements pour 3 périodes de paye consécutives permet de s’assurer que leur paye ait été stabilisée avant de procéder au recouvrement.

Question 7 : Pourquoi les avances de salaire d’urgence et les paiements prioritaires ne font-ils plus l’objet d’un recouvrement sur les premières sommes disponibles?

À la suite des modifications du gouvernement à la Directive sur les conditions d’emploi, les avances de salaire d’urgence et les paiements prioritaires ne sont plus considérés comme des avances en vertu du Règlement sur les avances comptables. Il s’agit plutôt de paiements pour des services rendus pour lesquels les employés n’ont pas encore été rémunérés. Afin de s’assurer que l’ensemble des recouvrements soit géré de façon uniforme, le recouvrement de ces paiements sera traité de façon semblable à celui des trop-payés salariaux.

Question 8 : Si je suis en congé prolongé non payé (c’est-à-dire 6 jours ou plus), de combien de temps la période du recouvrement des montants dus sera-t-elle reportée?

Si vous êtes en congé prolongé non payé et que vous optez pour les options flexibles, le remboursement de tout montant dû sera reporté jusqu’à ce que :

  • vous soyez de retour au travail;
  • tous vos mouvements en attente aient été traités;
  • vous ayez reçu trois payes consécutives exactes;
  • une entente de recouvrement soit conclue.

Veuillez prendre note qu’afin de tirer profit de ces options flexibles, les employés doivent renvoyer l’accusé de réception avant la date butoir énoncée. Cependant, selon la durée de la période de congé non payé, le recouvrement du trop-payé peut amorcer plus rapidement, conformément à la section A.3.15 de l’appendice A de la Directive sur les conditions d’emploi.

Gestion des recouvrements

Question 9 : Qui est responsable d’informer les employés concernant leurs trop-payés? Comment en seront-ils informés? Qu’en est-il si des questions se posent concernant la légitimité du trop-payé?

Les services de rémunération des ministères ou le Centre des services de paye de la fonction publique vous enverront une lettre vous informant d’un montant dû dans votre compte (par exemple, un trop-payé, une avance de salaire d’urgence ou un paiement prioritaire). Cette lettre donnera de plus amples informations sur la cause du trop-payé et de l’information sur le processus d’accusé de réception. Si vous renvoyez l’accusé de réception signé avant la date butoir indiquée, les services en rémunération ou le Centre des services de paye se concentreront alors sur le rapprochement complet de votre compte avant que toute mesure de recouvrement ne soit entamée.

Une fois que tous les mouvements dans votre compte auront été traités et que vous aurez reçu 3 payes consécutives exactes, vous recevrez un autre avis détaillant le montant final du trop-payé et qui vous informera du moment où ces recouvrements devraient amorcer.

Pour toute question concernant la légitimité d’un trop-payé, veuillez communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle ou remplir un formulaire de rétroaction sur Phénix.

En ce qui concerne les ministères qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique, les recouvrements seront coordonnés par l’entremise des services de rémunération du ministère.

Question 10 : Quelles mesures un employé doit-il prendre si sa paye fait l’objet du recouvrement d’un trop payé, d’un paiement prioritaire ou d’une avance de salaire d’urgence sans qu’il en ait été informé?

Si vous remarquez qu’un recouvrement de trop-payé n’est pas effectué conformément aux flexibilités pour le paiement et que vous avez déjà renvoyé l’accusé de réception avant la date butoir indiquée, vous devez communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle ou remplir un formulaire de rétroaction sur Phénix.

Remarque : Utilisez l’application MaPayeGC (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) afin de visualiser l’état des cas liés à la paye, auprès du Centre des services de paye de la fonction publique.

Si votre organisme n’est pas desservi par le Centre des services de paye de la fonction publique, vous devez suivre les procédures de votre organisme à cet égard.

Question 11 : Combien de flexibilités m’offrira-t-on afin de déterminer mon calendrier de remboursement?

Toutes les flexibilités raisonnables vous seront offertes en ce qui concerne le calendrier de remboursement et le taux qui doit être payé. Le taux par défaut du recouvrement des montants dus équivaut au nombre de périodes de paye durant lesquelles le trop-payé a eu lieu. En cas de difficultés d’ordre financier, le taux par défaut s’établit à 10 % de la paye à la quinzaine de l’employé.

En général, un remboursement devrait être achevé dans un délai de 3 ans suivant l’établissement d’un plan, ou avant, dans le cas des employés qui quittent le gouvernement.

Question 12 : Si je dispose d’un plan de recouvrement déjà en vigueur, puis-je obtenir une modification de mon plan en fonction de ces nouvelles flexibilités?

Si vous croyez éprouver des difficultés financières, mais que vous avez déjà conclu un plan de recouvrement avant la mise en place des mesures courantes, vous pouvez demander une modification de votre plan de recouvrement afin de profiter de ces nouvelles mesures.

Pour modifier votre plan de recouvrement, vous devez communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle ou remplir un formulaire de rétroaction sur Phénix.

Remarque : Utilisez MaPayeGC (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) afin de visualiser l’état des cas liés à la paye, auprès du Centre des services de paye de la fonction publique.

Si votre organisme n’est pas desservi par le Centre des services de paye de la fonction publique, vous devez suivre les procédures de votre organisme à cet égard.

Question 13 : À quoi ressemble un exemple de plan de recouvrement d’un employé?

Dans le cadre du scénario présenté ci-dessous, il s’agit d’un employé occupant un poste de niveau AS-03, dont la rémunération brute bimensuelle s’établit à 2 371,00 $. Le montant du trop-payé résultant des problèmes du système de paye est de l’ordre de 5 000,00 $ et l’employé a accepté un plan de recouvrement dont le taux de remboursement est équivalent à 10 % de sa rémunération brute. Il faudra 22 payes pour recouvrer le trop-payé.

Remarque : En cas de modification de la rémunération brute, le montant recouvré ne sera pas modifié, à moins que l’employé en fasse la demande.

Nombre de paiements Paiement brut aux 2 semaines Recouvrement de trop-payé (10 % du salaire brut) Solde de trop-payé
- - - 5 000,00 $
1 2 371,86 $ 237 ,19 $ 4 762,81 $
2 2 371,86 $ 237 ,19 $ 4 525,63 $
3 2 371,86 $ 237 ,19 $ 4 288,44 $
4 2 371,86 $ 237 ,19 $ 4 051,26 $
5 2 371,86 $ 237 ,19 $ 3 814,07 $
6 2 371,86 $ 237 ,19 $ 3 576,88 $
7 2 371,86 $ 237 ,19 $ 3 339,70 $
8 2 371,86 $ 237 ,19 $ 3 102,51 $
9 2 371,86 $ 237 ,19 $ 2 865,33 $
10 2 371,86 $ 237 ,19 $ 2 628,14 $
11 2 371,86 $ 237 ,19 $ 2 390,95 $
12 2 371,86 $ 237 ,19 $ 2 153,77 $
13 2 371,86 $ 237 ,19 $ 1 916,58 $
14 2 371,86 $ 237 ,19 $ 1 679,40 $
15 2 371,86 $ 237 ,19 $ 1 442,21 $
16 2 371,86 $ 237 ,19 $ 1 205,02 $
17 2 371,86 $ 237 ,19 $ 967 ,84 $
18 2 371,86 $ 237 ,19 $ 730 ,65 $
19 2 371,86 $ 237 ,19 $ 493 ,47 $
20 2 371,86 $ 237 ,19 $ 256 ,28 $
21 2 371,86 $ 237 ,19 $ 19 ,09 $
22 2 371,86 $ 19 ,09 $ -

Autre

Question 14 : Qui est la personne autorisée à approuver la modification d’un plan de recouvrement?

Dans le cas des ministères desservis par le communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle de la fonction publique, les conseillers en rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique seront autorisés à approuver les plans de recouvrement. En ce qui concerne les ministères qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye de la fonction publique, les conseillers en rémunération du ministère ou une autre personne désignée par le ministère y seront autorisés.

Question 15 : Les montants que je dois feront-ils l’objet de recouvrements sur des montants qui me sont dus autres que le salaire normal (par exemple des montants exigibles à la suite de la révision d’une convention collective)?

Employés en service :

Non. Ces montants seront recouvrés de votre salaire normal, à moins que vous demandiez qu’on les recouvre sur d’autres montants forfaitaires qui pourraient vous être dus.

Si vous souhaitez que des montants soient recouvrés à même des montants en suspens qui vous sont dus, ou si vous souhaitez rembourser tout montant exigible par d’autres moyens, vous devez communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle ou remplir un formulaire de rétroaction sur Phénix.

Remarque : Utilisez MaPayeGC (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) afin de visualiser l’état des cas liés à la paye, auprès du Centre des services de paye de la fonction publique.

Si votre organisme n’est pas desservi par le Centre des services de paye de la fonction publique, vous devez suivre les procédures de votre organisme à cet égard.

Employés ayant cessé leurs fonctions :

Oui. Les montants dus des employés qui ont cessé leurs fonctions seront recouvrés en entier sur les premiers fonds disponibles, conformément aux Conditions d'emploi des employés de la fonction publique.

Question 16 : De quelle manière mon trop-payé concernant une année précédente sera-t-il traité s’il fait l’objet d’un recouvrement au cours d’une autre année?

En vertu de la législation fiscale mise en œuvre le 15 janvier 2019 par le ministère des Finances du Canada, votre employeur peut rajuster certaines retenues d’impôts à la source afin de diminuer le montant du trop-payé dû par un employé si le trop-payé est consigné dans Phénix dans les trois années civiles suivant l’année durant laquelle le paiement a été versé.

Si le trop-payé est consigné dans Phénix dans les trois années civiles suivant l’année durant laquelle le montant payé en trop a été versé, le trop-payé sera créé comme un trop-payé net. C’est-à-dire, un trop-payé brut moins les retenues applicables. Les revenus et les retenues applicables seront rajustés sur les feuillets de renseignements fiscaux.

Si le trop-payé est consigné dans Phénix ultérieurement aux trois années civiles après l’année durant laquelle le paiement a été versé, le trop-payé sera créé comme trop-payé brut.

Question 17 : Avec qui devrais-je communiquer une fois que j’ai fixé la date à laquelle je prends ma retraite, afin de m’assurer que le versement de ma paye cesse à temps (en vue d’éviter une situation de trop-payé)?

Votre premier point de contact, soit votre superviseur immédiat, entamera le processus et remplira les documents nécessaires à cette fin. Vous serez tenu de soumettre une lettre officielle indiquant votre intention de prendre la retraite. Si vous êtes au service d’un ministère ou d’un organisme qui n’est pas desservi par le Centre des services de paye de la fonction publique, les documents nécessaires dûment remplis seront envoyés à l’équipe des ressources humaines du ministère dont vous relevez, afin que des mesures soient prises à cet égard. Si vous êtes au service d’un ministère ou d’un organisme desservi par le communiquez avec le Centre de contact avec la clientèle de la fonction publique, les documents nécessaires dûment remplis seront envoyés (y compris un formulaire de demande d’intervention de paye) au Centre des services de paye de la fonction publique.

Retraités

Question 18 : Que devrais-je faire si j’ai reçu un trop-payé qui n’a pas fait l’objet d’un recouvrement alors que je travaillais, mais que depuis j’ai pris ma retraite de la fonction publique?

Si vous avez fait l’objet d’un trop-payé avant votre départ et que vous n’avez pas déjà conclu une entente de remboursement, vous recevrez une lettre de reconnaissance du trop-payé vous informant du trop-payé et vous indiquant les directives et les options aux fins de recouvrement. Cette lettre proviendra soit de l’équipe des ressources humaines de votre ministère (si vous étiez anciennement au service d’un ministère ou d’un organisme non desservi par le Centre des services de paye de la fonction publique), soit du Centre de contact avec la clientèle (si vous étiez anciennement à l’emploi d’un ministère ou d’un organisme desservi par le Centre des services de paye de la fonction publique).

Il vous incombe de renvoyer la lettre de reconnaissance du trop-payé signée. Si la lettre n'est pas renvoyée dans le délai prévu, le trop-payé sera recouvré immédiatement à raison de 10 % du montant de votre prestation de retraite mensuelle brute.

Les anciens employés devraient communiquer avec le Centre de contact avec la clientèle afin d’obtenir davantage d’information.

Question 19 : Avec qui dois-je communiquer si j’ai pris ma retraite de la fonction publique, mais j’ai continué à recevoir ma paye régulière? Comment le trop-payé sera-t-il recouvré?

Si vous avez pris votre retraite de la fonction publique, mais que vous continuez à recevoir une paye, vous devriez communiquer immédiatement soit avec votre ancien superviseur ou avec l’équipe des ressources humaines du ministère dont vous releviez.

Une fois que votre dossier de paye a fait l’objet d’un rapprochement, vous recevrez une lettre du Centre des pensions de la fonction publique mentionnant que vous avez reçu un trop-payé et indiquant les directives et les options aux fins du recouvrement. En général, dans le cas d’employés qui prennent leur retraite de la fonction publique, les trop-payés font l’objet d’un recouvrement à même leur droit de pension. Le taux de remboursement par défaut du plan de recouvrement du Centre des pensions de la fonction publique s’établit à 10 % du montant brut des prestations mensuelles de retraite. Si vous connaissez des contraintes excessives, vous devrez en informer le Centre des pensions de la fonction publique et déterminer un plan de recouvrement plus souple.

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