Projet de poste frontalier terrestre – Architecte-conseiller

Rapport final du surveillant de l'équité, 29 mars 2016

Addenda au rapport final, 10 août 2016

Soumis au Directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par Hallux Consulting Inc.

Sur cette page

1. Introduction

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l’équité (SE) le 28 août 2015 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant le Projet de poste frontalier terrestre – Architecte-conseiller, publié par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), au nom de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), résultant du numéro d’appel d’offres 47419-166834/A. Hallux Consulting Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité. 

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, à commencer le 10 septembre 2015 lorsque la demande de proposition (DP) était en voie d’élaboration et ce jusqu’à la réunion d’établissement de consensus des évaluateurs tenue le 18 mars 2016.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour un Architecte-conseiller du Projet de poste frontalier terrestre : Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Howard DuBois, CIA
Représentant de l’entrepreneur SE

Original signé par
Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Chef d'équipe SE

Original signé par
Marthe Girouard, CPA, CA
Spécialiste SE
Date : Le 29 mars 2016

3. Exigences du projet

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) se prépare à remplacer ou à mettre à niveau environ 71 postes frontaliers terrestres vieillissants ainsi que certains logements connexes. Dans le cadre du projet, les travaux devraient être exécutés par l’intermédiaire d’un modèle de partenariat public-privé (PPP). Ce partenariat entreprendra les rénovations et, une fois la construction achevée, il transférera les services et l’entretien des installations au consortium choisi pour une période maximale de 30 ans.

Les services d’un architecte-conseiller (AC) sont requis afin d’offrir divers services d’architecture et de génie à l’appui du modèle de PPP dans le cadre du Projet de poste frontalier terrestre. L’AC soutiendra la Phase I en obtenant et en regroupant des renseignements essentiels, dont la collecte de données sur le site, l’élaboration de la conception schématique et l’établissement des coûts afin d’appuyer l’analyse de rentabilité pour le projet de PPP. Selon les renseignements reçus au cours de la Phase I et l’approbation du financement, si l’État décide d’aller de l’avant avec le projet, les services de la Phase II et de la Phase III appuieront l’approvisionnement préalable, l’approvisionnement et la construction du projet de PPP. Si les trois (3) phases sont réalisées, le contrat de l’AC sera d’une durée approximative de cinq (5) ans.

4. Mandat en matière du surveillant de l'équité et observations

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant le Projet de poste frontalier terrestre – Architecte-conseiller et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités reliés à la DP, identifiant des points relatifs à l’équité aux parties appropriées (par ex., les autorités contractantes et techniques) et vérifié que les réponses et les mesures de suivi étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Phase de la demande de propositions

Lors de cette phase de l’approvisionnement, les principales activités comprenaient :

La procédure de passation de marchés était ouverte à tous les fournisseurs intéressés. Un processus de sélection en une seule phase avec l’évaluation de deux enveloppes a été utilisé pour cet approvisionnement. L’avis de projet de marché (APM) a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 13 janvier 2016. La date initiale de clôture de la DP était le 23 février 2016 et elle a été prolongée une première fois le 1er mars 2016 et par la suite au 8 mars 2016. Quarante-quatre questions ont été reçues des soumissionnaires éventuels et les réponses aux questions ont été transmises par l’entremise de huit modifications à la DP. Quatre soumissions ont été reçues en réponse à la DP.

Toutes les observations sur les questions éventuelles d’équité ont été traitées de manière adéquate lors de la phase de la DP.

4.2 Phase d’évaluation

Pendant la période d’évaluation, les principales activités comprenaient l’observation :

Le spécialiste SE a observé que les procédures d’évaluation et les directives publiées dans la version finale de la DP, les modifications de la DP et le plan et les directives d’évaluation ont été suivies lors de la phase d’évaluation. Le spécialiste SE a exprimé des commentaires au besoin tout au long du processus d’évaluation à l’attention de l’équipe technique et de l’autorité contractante. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriée par les responsables du projet.

Aucun problème d’équité n’a été relevé lors de la phase d’évaluation.

5. Documents de référence

Les documents liés à la demande de propositions (numéro d’appel d’offres 47419-166834/A) sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca et(ou) par l’entremise du bureau de projet.

Documents d'approvisionnement par date de publication
No. Documents Date
1 Demande de propositions Documents de la demande de propositions (DP) publiés sur achatsetventes.gc.ca le 13 janvier 2016.
2 Modification no. 001         Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 janvier 2016.
3 Modification no. 002         Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 janvier 2016.
4 Modification no. 003         Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 3 février 2016.
5 Modification no. 004 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 9 février 2016
6 Modification no. 005 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 février 2016.
7 Modification no. 006 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 22 février 2016.
8 Modification no. 007 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 24 février 2016.
9 Modification no. 008 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 2 mars 2016.

6. Addenda au rapport final, 10 août 2016

Addenda au rapport final en date du 29 mars 2016 concernant l’approvisionnement du projet de poste frontalier terrestre – Architecte-conseiller

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et du compte rendu.

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné et le contrat lui a été adjugé le 21 juin 2016. Les autres soumissionnaires ont été informés des résultats par une lettre envoyée par courriel le 21 juin 2016. De la rétroaction additionnelle a été donnée à deux des trois soumissionnaires non retenus par rencontre individuelle.  Le surveillant de l’équité (SE) a révisé la correspondance envoyée aux soumissionnaires retenus et non retenus et a participé aux rencontres de rétroaction qui ont eu lieu le 30 juin et le 13 juillet 2016.

Attestation d’assurance du surveillant de l'équité

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement du Projet de poste frontalier terrestre – Architecte-conseiller :  Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Howard DuBois, CIA
Représentant de l’entrepreneur SE

Original signé par
Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Chef d'équipe SE

Original signé par
Marthe Girouard, CPA, CA
Spécialiste SE
Date : Le 29 mars 2016

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