Modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du Parlement

Rapport final du surveillant de l'équité, 5 janvier 2016

Addenda au rapport final, 27 janvier 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par Samson et Associés

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1. Introduction

Samson & Associés a été engagé à titre de surveillant de l'équité (SE) le 28 août 2015 afin d'observer le processus de sélection concurrentiel concernant la modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du Parlement entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l'appel d'offres EP754-161586/A. Samson & Associés est un tiers indépendant par rapport à cette activité.

Nous avons révisé l'ensemble des informations fournies et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE, à commencer par la publication de l'appel d'offres (AO) dans le cadre de l'initiative d'approvisionnement jusqu'à l'étape d'évaluation.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de la mission, les méthodes employées ainsi que les observations faites au cours des activités menées.

2. Des installations de courant d'urgence sur la Colline du parlement

Les travaux de modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du Parlement ont été développés pour accroitre la capacité d'alimentation en électricité en cas d'urgence, entre 2017 et 2028. En effet, le projet de réhabilitation de l'édifice de l'Ouest et la phase 1 du Centre d'accueil des visiteurs devraient être terminés en 2017. Par conséquent, les exigences de base relatives à l'immeuble et à l'alimentation en électricité en cas d'urgence pour les clients de la Colline du Parlement augmenteront. Comme les génératrices actuelles de l'édifice du Centre ne pourront plus répondre aux exigences en alimentation en électricité en cas d'urgence de la Colline du Parlement entre 2017 et 2028, elles seront donc remplacées par deux nouvelles génératrices plus puissantes.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) désire aller de l'avant avec la modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du Parlement. Le projet consistera principalement à enlever les deux génératrices existantes situées dans l'unité des Services souterrains de l'édifice du Centre et à les remplacer par deux nouvelles génératrices plus puissantes. Le réservoir de stockage de carburant qui fournit le carburant aux génératrices sera également remplacé par un plus grand réservoir de stockage de carburant.

Afin de répondre aux exigences de courant d'urgence sur la Colline du Parlement, y compris l'édifice de l'Ouest et le nouveau Centre d'accueil des visiteurs, le projet de modernisation du système d'alimentation en électricité d'urgence devra être mis en place avant l'automne 2016.

3. Attestation d'assurance

Par la présente, le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus de sélection concurrentiel pour la modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du Parlement, à commencer par la publication de l'AO jusqu'à l'étape d'évaluation.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Chef d'équipe de la SE
Associé, Audit et services-conseil
Samson et Associés

Original signé par
Robert Frappier, CPA, CA
Spécialiste en SE

4. Méthode

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant la modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du Parlement et pour fournir une attestation quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

En conformité avec les conditions de notre mission, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités concernant l'appel d'offres (c.-à-d, l'AO, les deux visites des lieux, les questions et réponses), soumis les points relatifs à l'équité à l'attention des autorités contractantes et techniques, puis vérifié si les réponses et les mesures étaient appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité : étape de l'appel d'offres

Un AO a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 6 novembre 2015 afin d'inviter les fournisseurs de l'industrie à soumettre des offres pour la modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du Parlement. Le SE a révisé les documents de l'AO avant leur publication. 

Une visite des lieux obligatoire s'est tenue le 12 novembre 2015 et une visite des lieux optionnelle s'est tenue le 25 novembre 2015. Le SE était présent aux deux visites.

Soixante-dix questions ont été soumises et répondues durant le processus d'AO par le biais de dix modifications, la dernière ayant été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 décembre 2015. L'AO a pris fin le 8 décembre 2015. Le SE a révisé toutes les questions et réponses, ainsi que les modifications qui ont été émises.

Observation : Le document d'AO a été rédigé de manière claire et compréhensible. Les réponses étaient claires et compréhensibles, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs par le biais de modifications.

Sommaire des résultats du SE : Selon le SE, l'étape de l'AO du processus de sélection concurrentiel a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité : étape d'évaluation de l'appel d'offres

Cinq offres ont été reçues en réponse à l'AO.

Les offres ont été évaluées individuellement par les évaluateurs, qui se sont réunis le 11 décembre 2015, afin de déterminer si les soumissionnaires avaient répondu aux exigences obligatoires. Le SE, l'autorité technique et l'autorité contractante étaient également présents.

Des cinq offres reçues, deux soumissionnaires se sont qualifiés suite à l'évaluation. L'évaluation financière a permis d'identifier le soumissionnaire gagnant le 15 décembre 2015.

Aucun problème d'équité n'a été décelé à partir des observations notées.

Observation : Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de l'AO, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans l'AO. L'évaluation a été exécutée telle que la décrivait l'AO et l'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du SE : Selon le SE, l'étape de l'évaluation de l'AO du processus de sélection concurrentiel a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent rapport. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No. Document Date
1 Appel d'offres (EP754-161586/A) Publié sur achatsetventes.gc.ca le 6 novembre 2015
2 Plans et devis Publié sur achatsetventes.gc.ca le 6 novembre 2015
3 Modification no. 001 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 12 novembre 2015
4 Modification no. 002 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 13 novembre 2015
5 Modification no. 003 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 19 novembre 2015
6 Modification no. 004 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2015
7 Modification no. 005 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2015
8 Modification no. 006 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 30 novembre 2015
9 Modification no. 007 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 1 décembre 2015
10 Modification no. 008 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 3 décembre 2015
11 Modification no. 009 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 3 décembre 2015
12 Modification no. 010 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 7 décembre 2015

6. Addenda au rapport final
27 janvier 2016

Addenda au rapport final de surveillance de l'équité en date du 5 janvier 2016 concernant le processus de sélection concurrentiel concernant la modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du parlement.

Le présent addenda au rapport final de SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d'évaluation. 

Activités du surveillant de l'équité relatives à l'adjudication du contrat et aux comptes rendus

Cinq soumissions ont été reçues en réponse à l'appel d'offres. Deux soumissionnaires se sont qualifiés suite à l'évaluation et le soumissionnaire gagnant a été annoncé le 16 décembre 2015.

Deux comptes rendus ont été demandés, un des comptes rendus a eu lieu le 13 janvier 2016 et le SE était présent. La demande pour le deuxième compte rendu a été retirée le 20 janvier 2016. 

Attestation d'assurance du Surveillant de l'équité

Le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve à l'égard du processus de sélection concurrentiel concernant la modernisation des installations de courant d'urgence sur la Colline du parlement.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Chef d'équipe de la SE
Associé, Audit et services-conseil
Samson et Associés

Original signé par
Robert Frappier, CPA, CA
Spécialiste en SE

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