Garde côtière canadienne projet de renouvellement des hélicoptères simulateur complet de vol

Rapport final du surveillant de l'équité, 7 janvier 2016

Addenda au rapport final, 8 mars 2016

Soumis au Directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par PPI Consulting Limited (disponible en anglais seulement)

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Garde côtière canadienne projet de renouvellement des hélicoptères simulateur complet de vol – Version PDF (669Ko)
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1. Introduction

Le 22 août 2012, PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement lié à l’acquisition d’hélicoptères légers, moyens et polaires, et d’un simulateur complet de vol par la Garde côtière canadienne (GCC). Le présent rapport porte sur le processus d’approvisionnement d’un simulateur complet de vol. La demande de propositions (DP) a été publiée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), qui s’appelle maintenant Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), au nom de la Garde côtière canadienne à la suite de la demande de soumissions F7013-120014/I. PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente notre rapport final portant sur les activités du surveillant d'équité concernant le processus de lettre d’intérêt/demande d’information de la demande de soumissions F7013-120014/G publiée le 16 octobre 2014, ainsi que le processus de demande de propositions de la demande de soumissions F7013-120014/I publiée le 29 juin 2015, et l’évaluation ultérieure.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat et les observations pertinentes tirées des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Selon notre avis de professionnels, le processus de demande de propositions de la Garde côtière canadienne en vue de l’acquisition d’un simulateur complet de vol que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis
PDG
PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan
PGCA
Chef d'équipe de la SE

Original signé par
Mairi Curran
Spécialiste en SE

3. Exigence du projet

La Garde côtière canadienne offre des services destinés à assurer la sécurité, la rentabilité et l’efficacité du déplacement des navires dans les eaux canadiennes par la fourniture de systèmes et de services d’aide à la navigation, de services de communication maritime et de gestion du trafic maritime, de services de brise-glace et de surveillance des glaces, et de services d’entretien des chenaux. La GCC est également responsable du volet maritime du programme fédéral de recherche et de sauvetage et de l’intervention environnementale en milieu marin.

La GCC a élaboré un plan de renouvellement de la flotte, soit une stratégie d’investissement à long terme afin de moderniser sa flotte de navires et d’hélicoptères vieillissants. Le plan de renouvellement de la flotte incluait l’acquisition d’hélicoptères légers, moyens et polaires, et d’un simulateur complet de vol. Deux processus d’acquisition précédents ont permis la sélection de l’hélicoptère léger Bell 429 et de l’hélicoptère moyen Bell 412 EPI. Le simulateur offrira une plateforme pour la formation sur l’hélicoptère léger de la GCC Configuration A Bell 429 et l’hélicoptère moyen de la GCC configuration A Bell 412 EPI pour le cycle de vie prévu de 30 ans de la nouvelle flotte.

Le simulateur complet de vol doit être suffisamment capable et configurable pour offrir la formation initiale et continue d’hélicoptère et vérifier les compétences, ainsi qu’offrir une formation pertinente de mise en situation dans un environnement synthétique réaliste compatible avec les opérations par hélicoptère de la GCC.

4. Mandat et observations du surveillant de l’équité

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l’équité afin d’observer le processus de demande d’information et le processus de demande de propositions de la Garde côtière canadienne en vue de l’acquisition proposée d’un simulateur complet de vol, et d’attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents provisoires pertinents, nous avons observé les activités jusqu’à la fin de l’étape de demande de propositions, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante et à l’autorité technique de la GCC et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Voici un résumé des activités du surveillant de l’équité pendant son mandat, ainsi que ses observations connexes.

4.1 Processus de demande d’information

4.1.1 Activité surveillée

Pendant le processus de demande d’information, le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux réunions suivantes :

  • trois cycles de réunions commercialement confidentielles comme suit :
    • cycle 1 – tenue les 12, 13 et 14 novembre 2014 avec cinq (5) fabricants de simulateurs complets de vol intéressés
    • cycle 2 – tenue les 28, 29 et 30 janvier et le 2 février 2015 avec quatre (4) fabricants de simulateurs complets de vol intéressés
    • cycle 3 – tenue le 29 avril et le 5 mai 2015 avec deux (2) fabricants de simulateurs complets de vol intéressés. Un troisième fabricant a annulé sa réunion prévue
  • visites de trois fabricants de simulateurs complets de vol, tenues les 19, 20 et 24 février 2015
  • réunions/discussions de l’équipe de projet pour examiner le statut, évaluer l’approche, résoudre les questions, évaluer les critères et les spécifications

Pendant le processus de demande d’information, le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

  • la demande de lettre d’intérêt
  • l’ébauche de la demande de propositions (DP) affichée le 31 mars 2015. Le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu de nombreuses rééditions des documents provisoires aux fins d’examen. L’autorité contractante a élucidé de manière satisfaisante toutes les questions soulevées par le surveillant de l’équité par rapport aux spécifications techniques/au processus
  • la correspondance avec l’industrie, p. ex. la correspondance contenant des précisions aux questions soulevées pendant les réunions commercialement confidentielles
  • l’ébauche du plan d’évaluation
  • les procès-verbaux des réunions commercialement confidentielles

Les documents et les activités réalisées à cette étape respectaient les principes d’équité ci-dessous :

  • tous les promoteurs éventuels ont eu la même occasion et reçu les mêmes renseignements en même temps
  • les promoteurs éventuels ont eu la même occasion de formuler des commentaires concernant les exigences et l’approche d'approvisionnement proposée
  • le client a tenu dûment compte des commentaires des promoteurs éventuels en fonction d’une évaluation des besoins opérationnels et fonctionnels du client
  • les demandes de précisions ou d’explications supplémentaires ont été acheminées à tous les participants

4.1.2 Observations du spécialiste en surveillance de l’équité – Processus de demande d’information

Le spécialiste en surveillance de l’équité a examiné l’ébauche des documents d’invitation à soumissionner et a participé à trois cycles de réunions commercialement confidentielles avec les fabricants de simulateurs complets de vol, ainsi qu’aux visites de trois fabricants intéressés.

Toutes les demandes de précisions des fabricants de simulateurs complets de vol pendant les réunions commercialement confidentielles ont été traitées par l’équipe de la GCC et l’autorité contractante, pendant ou après les réunions. Les mêmes renseignements ont été fournis à tous les participants.

Toutes les observations et les demandes de précisions formulées par le surveillant de l’équité ont été abordées par l’équipe de la GCC et l’autorité contractante.

L’équipe de la GCC et l’autorité contractante étaient toutes deux responsables de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le surveillant de l’équité.

4.2 Processus de demande de propositions

Pendant le processus de demande de propositions, le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

  • l’ébauche et le document définitif de la demande de propositions
  • l’ébauche et le document définitif du plan d’évaluation
  • l’examen des questions de précision et réponses fournies pendant la période ouverte de la soumission
  • la correspondance avec l’industrie

4.2.1 Période ouverte de la soumission

La demande de propositions concernant le simulateur complet de vol a été publiée le 29 juin 2015 avec une date de clôture initiale du 31 août 2015, et portait le numéro de demande de soumissions F7013-120014/I. Pendant la période ouverte de la soumission, six modifications ont été affichées sur le système d’invitations ouvertes à soumissionner en réponse à 37 questions de l’industrie. Dans la modification 006 en date du 25 septembre 2015, la date de clôture a été reportée au 7 octobre 2015.

Deux propositions ont été reçues avant l'heure de clôture.

4.2.2 Évaluation de la proposition technique

Le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux réunions suivantes :

  • réunions d’évaluation avec trois équipes séparées d’évaluateurs tenues les 15, 21 et 23 octobre, ainsi que les 9 et 12 novembre 2015
  • réunion tenue le 27 novembre 2015 avec l’autorité contractante de SPAC pour examiner et vérifier les propositions concernant le prix

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer les propositions :

  • chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et sa propre notation de la proposition dans son cahier de travail
  • après la réalisation d’examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions pour s’entendre sur l’évaluation obtenue par consensus des exigences obligatoires et évaluées
    • Les exigences techniques obligatoires ont été examinées afin de vérifier la conformité aux renseignements fournis dans la matrice de conformité et les renseignements à l’appui dans la proposition. Un dossier de conformité ou de non-conformité a été enregistré dans le registre principal, ainsi que la justification
    • Les notes des exigences évaluées et la justification des notes ont été consignées dans le registre principal. Les évaluateurs ont utilisé le principe de la majorité pour déterminer une note, lorsqu’il y avait un écart au niveau des notes des évaluateurs. L’évaluateur qui n’était pas d’accord a consigné sa note dans son cahier de travail, ainsi qu’un commentaire indiquant qu’il a accepté la note majoritaire. La note majoritaire était la note consignée dans le registre principal
  • les évaluateurs ont consigné et parafé tout changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels
  • le surveillant de l’équité a confirmé que chaque membre de l’équipe d’évaluation était d’accord quant aux notes consensuelles définitives et à la justification des exigences techniques non conformes
  • tous les évaluateurs ont confirmé leur accord quant aux notes consignées et ont indiqué qu’ils croyaient que les deux promoteurs ont été traités de manière équitable et juste
  • l’équipe d’évaluation a signé le registre consensuel

L’examen des documents et la surveillance des activités par le surveillant de l’équité à cette étape tenaient compte des principes de l’équité, de l’ouverture et de la transparence, notamment :

  • Le plan d’évaluation se conforme aux documents d’approvisionnement publiés
  • Les membres de l’équipe d’évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception des réponses
  • Tous les évaluateurs et observateurs devraient recevoir une formation sur l’évaluation, pendant laquelle ils devraient être informés des éléments suivants, au minimum :
    • identité des répondants et déclaration des conflits d’intérêts par les évaluateurs
    • protocoles de confidentialité
    • contrôle des documents
    • processus de précision
    • aperçu des cahiers de travail contenant la notation et de la méthode d’évaluation individuelle
    • explication des critères cachés
    • explication de l’équité et du besoin d’un traitement objectif, uniforme et équitable de toutes les propositions
    • orientation en ce qui concerne l’évaluation de l’information dans la proposition uniquement – non pas les renseignements des contacts précédents, connaissances personnelles, etc.
  • Les critères et les outils d’évaluation devraient être établis avant la réception des propositions et devraient correspondre à la DP, c.-à-d. ne contenir aucun critère d’évaluation caché
  • Les soumissions devraient être enregistrées et consignées au moment de leur réception, en indiquant clairement qu’elles ont été soumises à temps
  • Le prix devrait être inclus dans une enveloppe séparée (s’il y a lieu)
  • Les propositions respectaient les exigences de soumission obligatoires
  • Le processus d’établissement d’une note par une équipe d’évaluateurs devrait être établi avant la réception des propositions (consensus, majorité, moyenne, etc.)
  • La même équipe d’évaluateurs devrait évaluer toutes les réponses (ou des parties des réponses)
  • L’évaluation devrait être réalisée par l’équipe d’évaluation d’une manière uniforme et équitable sans preuve de partialité
  • Un lieu sûr pour l’évaluation doit être trouvé pour la période d’évaluation
  • Les documents des propositions devraient être protégés physiquement dans un lieu sûr

À la fin de l’évaluation technique, une des deux propositions reçues a été jugée non conforme à de nombreuses exigences techniques obligatoires. La deuxième proposition a été jugée conforme.

4.2.3 Soumissions financières

L’analyste des coûts de SPAC a examiné la conformité de la capacité financière du soumissionnaire et l’a confirmé, conformément au processus établi dans la DP.

La proposition respectait également les exigences de contenu canadien.

Le surveillant de l’équité a rencontré l’autorité contractante de SPAC afin d’examiner la soumission financière de la proposition conforme. La soumission financière était complète et respectait les exigences de la DP.

Le surveillant de l’équité n’avait aucune préoccupation en matière d’équité liée l’évaluation financière.

4.2.4 Observations du spécialiste en surveillance de l’équité – Processus de demande de propositions

Le surveillant de l’équité a assisté aux séances d’évaluation des soumissions techniques. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la DP.

Le surveillant de l’équité a examiné la proposition financière. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la DP.

Toutes les demandes de précision des fabricants de simulateurs complets de vol pendant le processus de clarification des soumissions ont été abordées par l’équipe de la GCC et l’autorité contractante et publiées en tant que modifications. Les mêmes renseignements ont été fournis à tous les participants.

Toutes les observations ou les demandes de précision du spécialiste en surveillance de l’équité ont été abordées par l’équipe de la GCC et l’autorité contractante.

L’équipe de la GCC et l’autorité contractante étaient responsables de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le surveillant de l’équité.

Les équipes d’évaluation étaient compétentes et assidues dans le cadre de leur évaluation des propositions. Les deux propositions ont été évaluées de façon uniforme et équitable.

À la fin du processus d’évaluation, la proposition conforme a été retenue.

5. Documents de référence

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No. Document Date/heure du document
1 Projet pour les hélicoptères (MPO) Lettre d’intérêt/demande d’information F7013-120014/A Le 20 août 2012
2 Projet pour les hélicoptères (MPO) Avis de projet de marchés F7013-120014/B Le 13 décembre 2012
3 Projet pour les hélicoptères (MPO) Avis de projet de marchés F7013-120014/C Le 3 avril 2013
4 Projet pour les hélicoptères (MPO) Lettre d’intérêt/demande d’information F7013-120014/D Le 22 avril 2013
5 Projet pour les hélicoptères (MPO) Avis de projet de marchés F7013-120014/E Le 6 juin 2013
6 Projet pour les hélicoptères (MPO) Avis de projet de marchés F7013-120014/F Le 24 février 2014
7 Projet pour les hélicoptères (MPO) Lettre d’intérêt F7013-120014/G
Lettre d’intérêt
Le 16 octobre 2014
8 Projet pour les hélicoptères (MPO) Lettre d’intérêt F7013-120014/G
Lettre d’intérêt
Modification 001
Le 14 novembre 2014
9 Avis de projet de marchés (F7013-120014/H) Le 31 mars 2015
10 Avis de projet de marchés (F7013-120014/H)
Modification 001
Le 10 avril 2015
11 Demande de propositions, demande de soumissions F7013-120014/I, date de clôture du 31 août 2015
ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU000
Le 29 juin 2015
12 Modification 001
ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU001
Le 13 juillet 2015
13 Modification 002
ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU001
Le 14 août 2015
14 Modification 003
ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU001
Le 21 août 2015
15 Modification 004
ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU001
Le 4 septembre 2015
16 Modification 005
ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU001
Le 11 septembre 2015
17 Modification 006
ABES.PROD.PW_CAG.B003.E25220.EBSU001
Le 28 septembre 2015

6. Addenda au rapport final
8 mars 2016

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité en date du 7 janvier 2016 relativement au simulateur complet de vol du projet de renouvellement des hélicoptères de la garde côtière canadienne.

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.

Attribution du contrat, communications et comptes rendus

Le contrat a été attribué le 2 février 2016. Une lettre a été envoyée au soumissionnaire non retenu le 4 février 2016. Les deux soumissionnaires ont demandé un compte rendu. Un compte rendu a été fourni au soumissionnaire retenu le 18 février 2016 et au soumissionnaire non retenu le 4 mars 2016.

Le surveillant de l’équité a reçu des copies de la correspondance et des documents des comptes rendus, et a assisté aux comptes rendus. Le processus utilisé respectait les exigences de la demande de propositions. Les deux soumissionnaires ont été traités de la même manière et de façon juste.

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l’attribution du contrat, les communications et les comptes rendus de chaque promoteur.

Selon notre avis de professionnels, le processus d’approvisionnement pour choisir un simulateur complet de vol et les services s’y rattachant que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis
PDG
PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan
PGCA
Chef d'équipe de la SE

Original signé par
Mairi Curran
Spécialiste en SE

Date de modification :