Projet d'équipement intégré du soldat – Demande de propositions 2

Rapport final du surveillant de l'équité, 9 janvier 2014

Addenda au rapport final, 25 janvier 2016

Soumis au Directeur général, Secteur de l’intégrité opérationnelle

Soumis par Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise

Projet d'équipement intégré du soldat – Demande de propositions 2 – Version PDF (241Ko)
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Contexte et introduction

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise a été engagé à titre de Surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d’approvisionnement dans le cadre du projet d’équipement intégré du soldat (PEIS) demande de propositions 2 (DP 2) pour le ministère de la Défense nationale (MDN), entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) par la voie de la sollicitation numéro W8476-112965/B.

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Une sollicitation antérieure, sollicitation numéro W8476-112965/A a été annulée parce qu’aucune soumission conforme n’a été reçue.

Nous soumettons le présent rapport final qui couvre les activités du Surveillant de l’équité, commençant par l’examen d’une ébauche d’une lettre d’intérêt (LI) suivi des ébauches de DP 2, jusqu’aux étapes de la demande de propositions (DP) et de l’évaluation des soumissions.

Le présent rapport inclut notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les activités spécifiques et les constatations pertinentes.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour sélectionner une entreprise pour fournir au ministère de la Défense nationale, en soutien à l’Armée, un équipement intégré du soldat (EIS) qui permettra d’améliorer la capacité du soldat par une connaissance approfondie de la situation, de la navigation et de la gestion de combat.

Attestation d’assurance

Le SE fourni l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour sélectionner une entreprise pour fournir au ministère de la Défense nationale, en appui à l’Armée, un équipement intégré du soldat (EIS) qui permettra d’améliorer la capacité du soldat par une connaissance approfondie de la situation, de la navigation et de la gestion de combat.

Selon notre opinion professionnelle, le processus concurrentiel que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Remarque : Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l’équité fournis aux responsables du projet, nous confirmons que le cas échéant, les responsables du projet ont fourni au SE les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d’équité n’a été notée.

Original signé par
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l’entrepreneur en SE

Original signé par
Peter Woods
Chef d’équipe de la SE

Original signé par
Bruce Maynard Ing.
Spécialiste SE

Objectifs du mandat du surveillant de l’équité et méthodologie

L’objectif global était le suivant : fournir à SPAC une observation indépendante des activités d’approvisionnement; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre à l’avance les préoccupations qui pourraient influer sur l’équité; porter à l’attention du Secteur de l’intégrité opérationnelle toute préoccupation potentielle relative à l’équité s’il n’y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet et attester de l’équité du processus d’approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l’objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

  • devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet
  • examiné l’ébauche de la DP
  • examiné la DP
  • examiné toutes les modifications à la DP incluant les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies
  • examiné les procédures à être utilisées pour l’évaluation des réponses et l’orientation fournie à l’équipe d’évaluation
  • observé l’évaluation des réponses à la DP dans le but d’assurer que les procédures d’évaluation et de sélection de l’entrepreneur telles que spécifiées et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d’évaluation et de sélection
  • observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l’objet d’un addenda au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis.)

Activités et constatations spécifiques du surveillant de l’équité

Activités et constatations du surveillant de l’équité durant la phase de l’élaboration de la Demande de propositions

Durant la période du 4 février 2013 au 27 mars 2013, nous avons examiné l’approche d’approvisionnement proposée et à être suivie pour la DP 2. Cette activité incluait l’examen d’une ébauche d’une lettre d’intérêt et une ébauche d’une DP qui avait été transmise sur MERXNote de bas de page 1 le 14 février 2013, une journée de l’industrie qui a eu lieu le 5 mars 2013 et des ébauches additionnelles de la DP. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

La DP a été transmise sur MERXNote de bas de page 1 le 28 mars 2013.

Activités et constatations du surveillant de l’équité durant la phase de la Demande de propositions

Durant la période du 29 mars 2013 au 18 juillet 2013, le Spécialiste SE a examiné la DP telle que transmise sur MERXNote de bas de page 1 (Document 1), les questions et réponses (Qs et Rs) concernant la DP, les modifications 1 à 25 à la DP (Documents 2 à 26) et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet et au besoin ont été traités par la voie du processus des Qs et Rs et les modifications à la DP.

Nous avons observé la conférence des soumissionnaires qui a eu lieu le 1er mai 2013. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. La date de clôture de la DP était le 1er août 2013.

Activités et constatations du surveillant de l’équité durant la phase d’évaluation

Durant la période du 10 septembre 2013 au 8 novembre 2013, nous avons observé les réunions d’évaluation par voie de consensus des exigences techniques et de gestion et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 9 décembre 2013, nous avons examiné les résultats de l’évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Le 10 décembre 2013, nous avons été informés que tous les calculs concernant la sélection du soumissionnaire recommandé avaient été examinés par un deuxième responsable de SPAC et avec lesquels il était d’accord. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet PEIS.

No. Document Additional information
1 DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 28 mars 2013
2 Modification 1 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 12 avril 2012
3 Modification 2 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 22 avril 2012
4 Modification 3 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 24 avril 2013
5 Modification 4 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 25 avril 2013
6 Modification 5 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 29 avril 2013
7 Modification 6 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 3 mai 2013
8 Modification 7 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 10 mai 2013
9 Modification 8 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 22 mai 2013
10 Modification 9 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 28 mai 2013
11 Modification 10 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 4 juin 2013
12 Modification 11 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 7 juin 2013
13 Modification 12 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 7 juin 2013
14 Modification 13 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 10 juin 2013
15 Modification 14 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 12 juin 2013
16 Modification 15 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 13 juin 2013
17 Modification 16 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 14 juin 2013
18 Modification 17 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 19 juin 2013
19 Modification 18 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 20 juin 2013
20 Modification 19 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 26 juin 2013
21 Modification 20 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 2 juillet 2013
22 Modification 21 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 4 juillet 2013
23 Modification 22 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 11 juillet 2013
24 Modification 23 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 16 juillet 2013
25 Modification 24 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 16 juillet 2013
26 Modification 25 à la DP Transmise à MERXNote de bas de page 1 le 18 juillet 2013

Addenda au rapport final Demande de propositions 2
25 janvier 2016

Addenda au rapport final Demande de propositions 2 du surveillant de l’équité daté le 9 janvier 2015 concernant le projet d’équipement intégré du soldat

Cet addenda au rapport final du Surveillant de l’équité couvre la période subséquente à la conclusion de la phase de l’évaluation incluant l’octroi du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Le contrat a été octroyé le 23 juin 2015. Le 3 juillet 2015, nous avons examiné les lettres de regret proposées devant être envoyées à chacun des quatre soumissionnaires non retenus qui étaient tous non conformes. Chaque lettre identifiait les exigences obligatoires qui n’avaient pas été satisfaites par le soumissionnaire particulier. Les lettres ont été envoyées le 27 juillet 2015 aux quatre soumissionnaires non retenus. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Après avoir reçu les lettres de regret, trois des quatre soumissionnaires non retenus ont demandé de l’information additionnelle concernant l’évaluation des soumissions et une rencontre individuelle.

Le 14 septembre 2015, le Canada a fourni de l’information additionnelle par écrit à deux soumissionnaires sur les résultats de l’évaluation de leurs soumissions incluant de l’information sur les résultats de l’élément de l’évaluation relatif à l’acceptation de la performance par les utilisateurs (EAPU). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le Canada avait l’intention de fournir de l’information additionnelle au troisième soumissionnaire sur l’évaluation de sa soumission. Cependant avant que cela se produise, nous avons été informés le 16 septembre 2015 que puisque le soumissionnaire avait initié des mesures litigieuses concernant l’évaluation de sa soumission, aucune autre activité relative au compte rendu aura lieu jusqu’à ce que les questions litigieuses aient été traitées.

Des rencontres individuelles ont été tenues le 24 septembre 2015 avec deux soumissionnaires et une rencontre individuelle a été tenue le 23 octobre 2015 avec le soumissionnaire qui n’avait pas initialement demandé une rencontre individuelle. Dans chaque cas, avant la rencontre, nous avons examiné l’information à être fournie à chacune des rencontres individuelles et nous avons observé la rencontre elle-même. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 19 janvier 2016, nous avons été informés que la plainte au Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) par le soumissionnaire qui avait précédemment initié des mesures litigieuses, avait été rejetée par le TCCE.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Selon notre opinion professionnelle les activités subséquentes à l’évaluation, incluant la fourniture de comptes rendus écrits (« rétroaction »), ont été menées de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l’entrepreneur en SE

Original signé par
Peter Woods
Chef d’équipe de la SE

Original signé par
Bruce Maynard Ing.
Spécialiste SE

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