Services de soutien du Système d’information de santé des Forces canadiennes

Rapport final du surveillant de l'équité, 15 mars 2016

Addenda au rapport final, 27 juillet 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l’équité

Soumis par Samson & Associés

Services de soutien du Système d’information de santé des Forces canadiennes – Version PDF (493Ko)
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1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l’équité (SE) le 24 avril 2013 pour observer le processus d’acquisition à la suite d’un appel d’offres concurrentiel pour les services de soutien du Système d’information de santé des Forces canadiennes (SISFC), entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), dans le cadre de l’appel d’offres no W8474-03BH01/D. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants de SPAC et du ministère de la Défense nationale (MDN).

Par la présente, nous soumettons le rapport final des activités menées par le SE, à commencer par l’étape de la lettre d’intérêt (LI) jusqu’à l’étape de l’évaluation de la Demande de proposition (DDP).

Le présent rapport comprend un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

2. Exigences du projet

Le Système d’information sur la santé des Forces canadiennes (SISFC) est un système de gestion de l’information moderne sur la santé et conçu pour garantir que les dossiers de santé de tous les membres des Forces armées canadiennes (FAC) sont gérés de façon efficace et sécuritaire. Le SISFC est un système essentiel au MDN. Il doit cependant évoluer pour se conformer aux changements des soins de santé pour mieux répondre aux besoins de la communauté qu’il dessert.

Le SISFC consiste en une gamme d’applications logicielles qui prennent en charge diverses fonctions, notamment l’enregistrement et la planification des patients, la gestion des documents médicaux, l’imagerie diagnostique, les activités de laboratoire et les soins dentaires. Ces applications sont entièrement intégrées pour créer une base de données de santé électronique complète pour tous les membres des FAC.

L’acquisition du SISFC qui est proposée vise à fournir des services de soutien et de maintenance, ainsi que des services de développement du système. Les services offerts sous contrat faciliteront la préservation et la modernisation du SISFC, dans le but de répondre aux objectifs commerciaux des clients de l’intervenant, soit le groupe des Services de santé des FAC du MDN.

Le projet du SISFC vise une amélioration drastique de la capacité des Forces canadiennes de planifier, de coordonner et de commander ses effectifs durant l’entraînement et en théâtre opérationnel.

Pour répondre à cette exigence, il est essentiel de mettre en place un modèle de soutien à l’amélioration continue qui vise à améliorer l’efficacité du système de manière progressive en trouvant de meilleures façons d’entretenir le système et de mettre en œuvre les changements. Dans ce contexte, le contrat du MDN vise à obtenir des services de soutien requis pour maintenir, mettre à jour et étendre le SISFC, ainsi qu’à répondre au besoin ponctuel relatif à l’intégration d’autres systèmes d’information qui opèrent dans son domaine des services de santé.

Le SISFC correspond à la tendance émergente à l’échelle du Canada, qui est axée sur les dossiers de santé électroniques, et fournit aux FAC des capacités en cours de développement chez tous nos alliés. Le MDN possède d’autres systèmes d’information qui sont exploités dans le secteur d’activité des services de santé qui pourraient s’intégrer adéquatement au SISFC. À l’heure actuelle, le SISFC compte 4 259 utilisateurs inscrits et répartis dans 47 sites au Canada et dans le monde. Ce nombre devrait continuer d’augmenter par suite de l’intégration d’autres groupes d’utilisateurs potentiels. En outre, une copie en lecture seule des dossiers de santé électroniques est utilisée dans les environnements opérationnels en déploiement, où la connectivité du Réseau étendu de la Défense est inexistante ou intermittente.

Le contrat proposé sera d’une durée de trois ans et pourra être prolongé pour un maximum de quatre périodes d’un an chacune.

3. Attestation d’assurance

Le SE émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour le SISFC dans le cadre de l’approvisionnement en services de soutien du SISFC, à commencer par l’étape de la LI jusqu’à la clôture de l’étape d’évaluation de la DDP.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé au cours des activités ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Chef d'équipe de la SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Ted Pender
Spécialiste en SE

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concernant le soutien en service du SISFC et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents et observé les activités d’appel d’offres (tel que la LI, la journée de consultation de l’industrie et le compte-rendu de toutes les rencontres individuelles, la Demande de renseignements (DR) et la DDP et les questions qui en relèvent). Nous avons identifié les questions relatives à l’équité aux autorités contractantes et techniques, et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de la lettre d’intérêt

La LI a été publiée par SPAC pour informer l’industrie au sujet du plan en approvisionnement et pour consulter les fournisseurs dès le début du processus. La collaboration avec l’industrie avait pour objectif général de recueillir des commentaires utiles qui allaient contribuer à façonner les exigences en matière de soutien du SISFC, à examiner d’autres solutions de prestation envisageables et à définir une stratégie d’approvisionnement qui permettra l’établissement d’un modèle de prestation répondant aux besoins du Canada.

Les soumissionnaires ont été invités à une journée de consultation de l’industrie après laquelle ils pouvaient participer à des rencontres individuelles avec l’autorité technique du MDN et l’autorité contractante de SPAC dans le but de recueillir leurs commentaires et suggestions à considérer dans le processus d’approvisionnement.

La LI pour les services de soutien du SISFC a été publiée sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca, le 7 mai 2013 et demandait aux soumissionnaires de s’inscrire à la journée de consultation de l’industrie avant la fermeture des bureaux, le 21 mai 2013. Aucune modification n’a été publiée.

La journée de consultation de l’industrie a eu lieu le 3 juin 2013. Treize entreprises ont participé et seulement quatre questions ont été soumises durant le processus.

Dix soumissionnaires ont participé aux rencontres individuelles servant à offrir des commentaires et suggestions à considérer dans l’éventuel processus d’approvisionnement.

Observation : La LI a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs inscrits à la journée de consultation de l’industrie. Le SE a participé à la journée de consultation de l’industrie ainsi qu’aux rencontres individuelles et il a examiné le résumé du document de la consultation de l’industrie, fourni à tous les participants présents à la journée de consultation de l’industrie et publié sur achatsetventes.gc.ca.

Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

4.2 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de la demande de renseignements

Dans le cadre du processus de consultation de l’industrie, une ébauche de DDP était incluse dans la DR, demandant des rétroactions additionnelles sur les exigences et sur l’ébauche en question, avant de rédiger le document final de la DDP.

La DR a été publiée sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca, le 20 décembre 2013 et la date de clôture était le 27 janvier 2014. Une modification a été publiée le 24 janvier 2014 pour répondre à la seule question soumise durant le processus.

Environ 175 suggestions de changements à apporter à l’ébauche de DDP ont été soumises durant le processus. L’autorité technique et l’autorité contractante ont considéré toutes ces suggestions en révisant le document final de la DDP. Le SE a examiné tous les commentaires ainsi que les questions et réponses soumises au cours de la période de la DR.

Observation : La DR a été rédigée de manière claire et compréhensible. Toutes les suggestions ont été prises en considération dans le processus de disposition du développement de la DDP finale. La seule question soulevée a été traitée et répondue de manière claire et compréhensible.

Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

4.3 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de la demande de propositions

La DDP a été publiée sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca, le 16 novembre 2015. La date de clôture initiale du 5 janvier 2016 a été reportée au 12 janvier 2016. Toute demande de renseignements devait être soumise par écrit à l’autorité contractante au moins dix jours civils avant la date de clôture de la soumission. Dix modifications ont été publiées au total et répondaient aux dix questions posées durant le processus. Le SE a examiné la DDP et toutes les questions et réponses fournies au cours de la période de soumission pour s’assurer que les aspects relatifs à l’équité soient abordés de manière satisfaisante.

Observation : La DDP a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les questions soumises ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible.

Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

4.4 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de l’évaluation de la demande de propositions

Deux soumissions ont étés reçues en réponse à la DDP.

Trois évaluateurs ont évalué individuellement les soumissions puis se sont rencontrés à plusieurs reprises afin de déterminer si les soumissionnaires avaient répondu aux exigences obligatoires établies. Le SE et l’autorité contractante ont assisté aux rencontres.

À la suite de la dernière rencontre consensuelle d’évaluation du 19 février 2016, deux soumissionnaires répondaient aux critères et aux exigences obligatoires énoncés dans la DDP. L’évaluation financière basée sur les critères et la méthode énoncés dans la DDP a déterminé le classement final des soumissionnaires. Suite à cette évaluation, un soumissionnaire a été sélectionné le 1er mars 2016.

Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Observation : Les consignes et outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP et étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d’équité et furent exécutés de façon équitable. Les critères d’évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la demande de propositions. L’évaluation a été exécutée telle que décrite dans la DDP. L’attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité : Selon le SE, l’étape de l’évaluation des besoins du SISFC a été menée d’une manière équitable. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent rapport par ordre numérique. À moins d’indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

Étape de la Lettre d’intérêt
No. Document Date
1 Lettre d’intérêt no W8474-03BH01/C Publié sur achatsetventes.gc.ca le 7 mai 2013
2 Présentation de la journée de la consultation de l’industrie 3 juin 2013
3 Résumé de la consultation de l’industrie pour SISFC Publié sur achatsetventes.gc.ca le 14 juin 2013
Étape de la Demande de renseignements
No. Document Date
4 Demande de renseignements
No W8474-03BH01/D
Publié sur achatsetventes.gc.ca le 20 décembre 2013
5 Modification no. 001 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 24 janvier 2014
Étape de la Demande de propositions
No. Document Date
6 Demande de propositions
No W8474-03BH01/E
Publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 novembre 2015
7 Modification no. 001 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 2 décembre 2015
8 Modification no. 002 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 8 décembre 2015
9 Modification no. 003 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 10 décembre 2015
10 Modification no. 004 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 18 décembre 2015
11 Modification no. 005 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 23 décembre 2015
12 Modification no. 006 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 7 janvier 2016

6. Addenda au rapport final de surveillance de l’équité, 15 mars 2016 concernant le processus d’approvisionnement pour les services de soutien du Système d’information de santé des Forces canadiennes.

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l’équité (SE) porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation.

Activités du surveillant de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Deux soumissions ont été reçues en réponse à l’appel d'offres. Les deux firmes se sont qualifiées et le soumissionnaire gagnant a été communiqué le 15 juin 2016.

Une demande d’information été reçue du soumissionnaire qui n’a pas obtenu le contrat afin d’obtenir des détails sur leur pointage dans le but d’améliorer ses soumissions futures.

Le soumissionnaire a été rencontré le 11 juillet 2016 par l’autorité contractante, un des évaluateurs, le gestionnaire de projet ainsi que le SE afin de répondre à ses questions concernant l’évaluation de leur soumission.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

SE le fournit l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus d’approvisionnement pour les services de soutien du Système d’information de santé des Forces canadiennes, en commençant par la demande d’information jusqu'à l’adjudication du contrat.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Chef d'équipe de la SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Ted Pender
Spécialiste en SE

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