Réhabilitation de l’édifice du centre – Services de support à la gestion de projet pour la planification

Rapport final du surveillant de l'équité, 21 janvier 2016

Addenda au rapport final, 9 mars 2016

Soumis au directeur, Direction de la surveillance de l’équité

Soumis par Samson & Associés

Sur cette page

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) le 6 mars 2015 pour observer le processus de sélection concurrentiel du service de support à la gestion de projet (SSGP) concernant le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre entrepris par Services publics et approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l'appel d'offres EP748-161451/A publiée le 24 novembre 2015. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons révisé l'ensemble des informations fournies, observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants.

Vous trouverez ci-joint le rapport final concernant les activités du SE, allant de la publication de la demande de proposition (DDP) jusqu'à l'étape de l’évaluation de la DDP.

Le présent rapport comprend un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

2. Attestation d’assurance

Le SE émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour le SSGP à l’égard du projet de réhabilitation de l'édifice du Centre, à commencer par la publication de la DDP jusqu'à la clôture de l’étape d’évaluation de la DDP.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
Spécialiste SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Jocelyne Lafrenière, CPA, CA
Spécialiste SE

3. Exigences du services de soutien en gestion de projet

Le but de la DDP est de sélectionner un fournisseur pour établir un contrat avec SPAC pour fournir les ressources nécessaires pour desservir les SSGP.

Comme il est stipulé dans l’énoncé des travaux, SPAC souhaite retenir les services de :

La DDP a été publiée suivant l’arrangement en matière d’approvisionnement en services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (DAMA SPTS) –  volet des Services en gestion de projet de biens immobiliers, SPAC no. E60ZN-15TSPS où les conditions de la DAMA SPTS s’appliquent et seront ajoutés au contrat qui en résulte.

La demande s’ouvrait seulement à deux titulaires qualifiés d’un DAMA SPTS (sans compter les entreprises autochtones).

4. Méthodologie

Les services de Samson et Associés ont été retenus comme surveillant de l'équité pour observer le processus de sélection concurrentiel pour SSGP concernant le projet de réhabilitation de l'Édifice du Centre, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.

En conformité avec les exigences de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à l’appel d’offres (c’est-à-dire, la DDP, les questions et réponses, les modifications publiées et les évaluations des soumissions), nous avons soumis les points relatifs à l'équité à l'attention des autorités contractantes et techniques, puis vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l'équité à l’étape de la publication de la demande de proposition

Selon les modalités de DAMA SPTS, la DDP pour SSGP concernant le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre a été envoyée par courriel aux deux entreprises admissibles (sans compter les entreprises autochtones) et un Avis de projet de marchés (APM) a été publié sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement achatsetventes.gc.ca le 24 novembre 2015. Les questions des soumissionnaires devaient être soumises au moins dix jours civils avant la date de clôture de la soumission. La date limite de la DDP était le 14 décembre 2015.

Le SE a examiné la DDP et toutes les communications relatives aux questions soumises et aux réponses fournies par l’autorité contractante. Les soumissionnaires ont soumis trois questions et les réponses ont été fournies par l’entremise de modifications envoyées par courriel aux fournisseurs. La dernière modification a été envoyée le 9 décembre 2015.

Observation : La DDP a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun, par la publication de modifications. Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Sommaire des résultats du SE : Selon le surveillant de l'équité, l’étape de la DDP a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.2 Activités et observations du surveillant de l'équité à l’étape de l’évaluation de la publication de la demande de proposition

Le SE a examiné les formulaires détaillés d’évaluation destinés aux évaluateurs afin de déterminer si les critères d’évaluation répondaient à toutes les exigences obligatoires et techniques, telles qu’établies préalablement dans la DDP.

À la fermeture de l’appel d’offres, une seule entreprise avait fait une proposition selon les critères du contrat. La proposition a été évaluée par deux évaluateurs techniques. Les deux évaluateurs techniques de même que le directeur des achats pour l'édifice du Centre et le chef d'équipe d'approvisionnement ont participé à la rencontre consensuelle qui a eu lieu le 22 décembre 2015. Le SE était présent à cette rencontre.

Les évaluateurs ont comparé les résultats qui étaient compilés dans un formulaire de consensus et l’entreprise a été jugée conforme à toutes les exigences de la DDP. La proposition financière a été ouverte à la fin de la rencontre consensuelle.

L’étape de l’évaluation a pris fin le 19 janvier 2016, une fois les vérifications obligatoires complétées (vérification d’intégrité et du statut de fonctionnaire).

Observation : Le formulaire d’évaluation soumis aux évaluateurs était complet, respectait les modalités de la DDP et était conforme aux principes et aux pratiques en matière d’équité. Le soumissionnaire a rencontré tous les critères et le pointage déterminé pour les critères techniques. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés.

L’évaluation respectait intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. Les discussions consensuelles étaient ouvertes, tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du surveillant de l'équité : Selon le surveillant de l'équité, l’étape de l’évaluation de la DDP a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

5. Documents de références

Les documents suivants ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

No. Documents Date
1 Demande de proposition Envoyé par courriel aux soumissionnaires et publié sur achatsetventes.gc.ca
le 24 novembre 2015
2 Modification no. 001
– Anglais et français
Envoyé par courriel aux soumissionnaires le 1er décembre 2015
3 Modification no. 002
– Anglais et français
Envoyé par courriel aux soumissionnaires le 9 décembre 2015
4 Modification no. 003
– Anglais et français
Envoyé par courriel aux soumissionnaires le 9 décembre 2015

6. Addenda au rapport final, 9 mars 2016

Addenda au rapport final de surveillance de l’équité en date du 21 janvier 2016 pour le service de soutien à la gestion de projet concernant le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l’équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation. 

Activités du surveillant de l'équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Une soumission a été reçue en réponse à la demande de proposition, et elle a été jugée conforme durant la rencontre consensuelle.

Le contrat a été signé le 1 mars 2013 suite à l’achèvement des vérifications requises et l’obtention par les consultants des côtes de sécurité requises.

Aucun compte rendu n’a été demandé.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Le surveillant de l’équité donne une assurance de qualité sans réserve à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel pour le service de soutien à la gestion de projet concernant le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
Spécialiste SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Jocelyne Lafrenière, CPA, CA
Spécialiste SE

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